Gyakori, hogy rég digitalizálható feladatokat még akár papíralapon, akár mechanikusan végigkattintgatva végeznek el hazai kkv-k, mondja HR-technológia: az AI-tól az adatelemzésig képzésünk előadója, Tallér Botond, aki People Operations Team Lead a BioTechUSA-nál. A multiknál valószínűleg jó pár folyamatot már digitalizáltak, de ott sem mindent, amit lehetne. A kkv-k nagy részénél pedig szerinte a leírtak még analóg módon történnek. A legfontosabb kérdés azonban nem is az, konkrétan milyen szoftvert vezetünk be a cégnél, hanem hogy amögött mi az elgondolás. „A HR-digitalizáció nem egy szoftver, hanem az egy folyamat áttekintése, és egy másik szempontból való felülvizsgálata” – húzza alá. Lássuk is a listát!
1. Beléptetés (onboarding)
A szerződéskészítéstől az eszközigénylésen és a belső checklistákon át a beléptetési e-mailekig minden digitalizálható lenne. Előadónk szerint ezeket automatizálva egy gyorsabb, egységesebb és kevesebb hibával járó folyamat alakítható ki. Csak nincs rá igény, feleli arra a kérdésünkre, akkor miért nem vezetik be. „Amíg ott ül egy kolléga, aki Wordben átpötyögi az adatokat, addig valójában miért foglalkoznánk ezzel?” – érzékelteti. „Remélhetőleg van egy munkaszerződés-sablon, de azt valaki mindig kézzel tölti ki .”
Pedig, teszi hozzá, ha a munkavállalók SharePoint-adatbázisára ráeresztenek egy Power Automate (korábbi nevén Microsoft Flow) folyamatot úgy három kattintással, az beilleszti a Wordbe az adatokat, és a végeredményt e-mailben el is küldeni. „Ez pikk-pakk automatizálható. Le kell tesztelni a többihez hasonlóan ezt is, nem kérdés, és minden szervezetnél más lehet, de nagyobb energiabefektetés és külső szolgáltató bevonása nélkül, pici IT-s segítséggel és folyamatszemlélettel ezt nagyon gyorsan meg lehetne valósítani.”
Ezzel ugyanis sok időt meg lehet takarítani, és ki lehet küszöbölni például az olyan adminisztratív hibákat, hogy a kollégánk egyszerűen elgépeli az illető számlaszámát. Kérdésünkre, hogy a kis, új embert ritkán felvevő cégek nem érzik-e feleslegesnek a befektetett energiát, azt feleli, most úgy tűnhet, ágyúval lőnek verébre, de minden cég igyekszik növekedni. Egy ilyen digitalizálás mindig befektetés – hangsúlyozza.
„Sokszor nehéz is ROI-t számolni, hiszen hogy matekozom ki, hogy aki manuálisan átpötyögi a szerződést, annak mi a megtérülése.”
Ugyanakkor ez nem azt jelenti, hogy a beléptetés személyes részét érdemes lenne kihagyni. „Ha az az onboarding, hogy valaki leül egy gép elé és megnézi az összes oktatóvideót, a Digitális Állampolgárság Program (DÁP) appjával aláírja a szerződését, és bármilyen HR-es interakció nélkül elkezd dolgozni, az nagyon futurisztikusan hangzik – ezt azért nem biztos, hogy el kéne érni” – fogalmaz. „A HR emberhez való közelségét nem szabad elengedni, mégis csak humán erőforrással foglalkoznak. Az adminisztratív terhek csökkentése a cél, nem az, hogy kivegyük a képletből a személyes kapcsolattartást.”
2. A dolgozók adatváltozásainak kezelése
A lakcím, a bankszámlaszám megváltozása, vagy egy gyermek megszületése és hasonló új információk lejelentése elég gyakran szükséges művelet a cégeknél. Sok helyen ezt e-mailben kell elküldeni, pedig egy szabványosított űrlap és egy jól kitalált jóváhagyási munkafolyamat nemcsak átláthatóbb, de biztonságosabb is. Tallér Botond szerint az lenne a leghatékonyabb, ha minden munkáltató egy rendszerből automatikusan frissíteni tudná az adatokat, de ettől messze vagyunk, és vannak, akik ódzkodnak is az ilyesmitől.
„De ma egy kismamának kéthetente be kell mennie az orvoshoz táppénzes papírért, és be kell küldeni a munkáltatónak. Miért?” – teszi fel a kérdést.
Bizonyos dolgokat törvényi kötelezettség miatt sem feltétlenül lehet digitalizálni, de a dolgozói adatváltozások nem mind ilyenek. Márpedig gyakori, hogy a dolgozók elfelejtik leadni, ha már máshol laknak, miközben lehetséges, hogy több utazási költségtérítés járna nekik. A családi adókedvezményhez viszont gyakran papíron kell jelezni egy gyerek megszületését a HR-nek. Pedig, mondja, a Microsoftnak például egyszerűen, egy űrlappal működtethető eszközei vannak erre, és mondjuk a Power Automate automatikus tájékoztatást küld, akinek kell. De bizonyos bérszámfejtési szolgáltatók portálján is lenne erre lehetőség, teszi hozzá.
3. Teljesítményértékelés
Ha a Wordben vagy Excelben kitöltött értékelőlapokat digitális, strukturált értékelőrendszerekre cseréljük, az megnöveli az átláthatóságot, a visszakövethetőséget és a HR stratégiai rálátását az anyagokra. A mesterséges intelligencia (MI/AI) használatával pedig rengetegféle kimutatás készíthető valakinek a teljesítményéről, ám – amellett, hogy itt etikai szempontokat is figyelembe kell venni – a személyes értékelést nem lehet kihagyni. Előadónk hangsúlyozza, hogy az MI döntéselőkészítő anyagokban tud segíteni, de a döntést az embernek kell meghoznia.
„Az embernek sok kis apró döntést kell meghoznia egy teljesítményértékelés kapcsán. Kezdésként, hogy mit tekint teljesítménynek” – húzza alá. „Kompetenciákat? Készségeket? Legyártott dobozokat? Összerakott raklapokat?” Emellett fontos kérdés, hogy az eldöntött teljesítményhez társítanak-e bónuszt, béremelést vagy kinevezést. „A kérdés, hogy összeáll-e ehhez egy olyan kompetenciamátrix, amely alapján azt tudom mondani, hogy ezek az elvárt kompetenciák, amelyeket értékelünk a fizikai teljesítménnyel, illetve a hard és soft KPI-okkal együtt. Ha ezt Excelekben, Wordben valósítjuk meg, az rengeteg manualitás. Közben erre ma már vannak jobb megoldások.”
Ám azt tapasztalja, addig jellemzően ezzel sem foglalkoznak, ameddig ez „nem fáj”. Vagyis amikor nem jönnek az eredmények, akkor teszik fel a kérdést, hogy mi a gond.
Egy jó teljesítményértékelés pedig sokat segít ennek megválaszolásában. Nem muszáj rögtön 360 fokossal kezdeni – amikor az ember felett, alatt és mellett lévők is értékelik a munkáját –, elég a célok meghatározása után egy 180 fokossal indulni, amikor a feletted, esetleg egy-két melletted lévő alkot véleményt a munkádról. Ennek digitalizálására is sok folyamat és eszköz vehető igénybe.
4. Belső dokumentumtár (munkaköri leírások, szabályzatok, tájékoztatók)
Sok szervezetnél még mindig e-mailek mellékleteiben vagy megosztott mappákban keringenek fontos dokumentumok. Pedig egy jól strukturált SharePoint-dokumentumtár verziókövetéssel, jogosultságkezeléssel és kereshető felülettel például jelentősen megkönnyítené a HR-es kollégák és a cégvezetők munkáját is. Természetesen az irodai szoftvercsomag Google-ös és Apple-ös alternatíváját használva is megvan ugyanerre a lehetőség. Illetve nem csak e három cég programjaiban érdemes gondolkodni: előadónk hozzáteszi, hogy Magyarországon is foglalkoznak cégek ilyen rendszerek működtetésével, amelyekbe az elektronikus aláírást is be lehet építeni.
Persze a legegyszerűbb a különböző dokumentumokat az azokkal dolgozó embereknek csak elmentenie például a OneDrive-ra, és kialakítani egy olyan mappastruktúrát, amelyet ő ért. Ám szofisztikáltabb egy dokumentumtárban nyomon követni a változásokat – magyarázza. Így látható, ki mit módosított, vett el vagy tett hozzá, miből hány verzió került fel.
Eköré fel lehet építeni egy jóváhagyási rendszert is, melynek során egy elkészült dokumentumot – mondjuk egy munkaköri leírást, szabályozást – egy vezető vagy éppen egy jogász kolléga átnéz, jóváhagy a közzététel előtt. Ilyenkor az általuk beleírt kommentek, változtatások is láthatók lesznek. „Amíg nincs hiba, sokan ezzel sem gondolják, hogy érdemes lenne foglalkozni, pedig ez is egy hosszú távon kifizetődő dolog” – húzza alá. Ezzel a HR ugyanis strukturáltságot mutat fel a kollégák felé.
5. Kiléptetés és az exit interjúk
A kilépési dokumentumok kezelése, az eszközleadás, és általában a kiléptetési folyamat adminisztrációja sokszor manuális. Pedig a többihez hasonlóan ezt is lehetne és érdemes lenne sablonizálni, időzíteni és automatizálni, a kilépési kérdőívekkel együtt, javasolja oktatónk. A személyes exit interjút ettől még a többi emberi interakcióhoz hasonlóan mindenképp érdemes megtartani, a felesleges manuális adminisztrációt viszont el lehet hagyni, hangsúlyozza.
„Ha a cégtől való távozáskor a beszélgetés után vagy közben kapok egy online kérdőívet, amely egy adatbázisba fut be, akkor arra már egyből rá lehet ereszteni egy – akár MI-alapú – adatelemző rendszert” – magyarázza. Ezzel a HR-en össze tudják hasonlítani a felmondási okokat, a cégnél töltött időt, vagy hogy melyik vezető emberei közt nagy a fluktuáció. Ha viszont ezt papíralapon töltögetjük vagy jegyezzük fel, akkor ezeket az infókat külön be kell vezetni egy rendszerbe, hogy át tudják azokat tekinteni, láthatóvá váljanak belőle a folyamatok, problémák.
Abban az esetben viszont, ha egy algoritmusba rögzítik, hogy egy kolléga elmegy, az elküldhet neki automatikus e-maileket például arról, hova kell mennie, és milyen dokumentumot kell magával vinnie, illetve aláíratnia. „Nem kell Teamsen vagy más chatappon írogatni, hogy jössz-e holnap kilépni, és leadtad-e már a papírjaidat” – érzékelteti.
A rossz céges kultúra megfúrhatja
A sok jó megoldás azonban mit sem ér, ha a céges kultúrában csak a papír és az Excel létezik. Ebben az esetben a HR-esek hiába akarnak egy „digitális mindsettel” sok mindent automatizálni, ez nem fog átmenni. Sőt: akár kettős adminisztráció is lehet a vége, amikor bár digitalizáltunk valamit, utólag valamilyen elavult szabály miatt mindazt időről időre még ki is kell nyomtatni. Ahogyan annak sincs értelme, hogy egy logikus mappastruktúra kialakítása után még simán lementegetem az összes doksit a saját Drive-omra, vagy a C meghajtómra – teszi hozzá.
„Nem hűbelebalázs módjára kell csinálni, hanem egy bevezetett változás legyen tartós, és szolgálja mindenki érdekeit. Ehhez meg kell győzni a vezetőket, a munkavállalókat, a szakszervezetet, az üzemi tanácsot és így tovább, stakeholderelemzést kell végezni, fel kell mérni, hogy a változásmenedzsment szempontjából mik a teendők, és kockázatot kell elemezni, még egy belső dokumentumtár kialakításánál is” – summáz. „Ez igaz mindenre. Meg kell nézni a GDPR és más jogi előírások szempontjából is.”
Az ilyen, átgondolt és tartósan működőképes digitalizáció bevezetését segíti Tallér Botond rövidesen induló Laba-képzése, a HR-technológia: az AI-tól az adatelemzésig is. „Erre a képzésre HR-eseket várok, és olyan vezetőket, akiket érdekel a digitalizáció és az automatizáció, illetve van olyan kérdésük, gondolatuk ennek kapcsán, amelyet szívesen megvitatnának a közösséggel. Valamennyi HR-es tapasztalat nem árt a képzéshez, emellett nyitott elméket várok” – fogalmaz előadónk. „Nem egy kész megoldást szeretnék átadni, hanem egy gondolatiságot: abban segítek, hogy mi legyen a fókuszunkban, ha egy ilyen projektbe kezdünk. Hogy megértsük: az, hogy veszünk csilliárd euróért egy szoftvert, az nem elég.”
Szeretnél egy összefoglalót kapni a cikkekről?
