Kezdő projektmenedzserként nem mindig könnyű követni, kinek mi a pontos szerepe, felelőssége egy projektben, kinél vannak a hasznos információk és kit kell még tájékoztatni. Hogy ezt egyszerűbbé, átláthatóbbá tegyük, érdemes bevetni a RACI-mátrixot. Cikkünkben körbejárjuk a RACI-mátrix előnyeit és hátrányait, alkalmazhatóságát, és megmutatjuk, hogyan érdemes azt elkészíteni.
Mit rövidít az, hogy RACI?
A RACI-mátrix a projektmenedzsment egyik olyan eszköze, amely szerepeket és felelősségeket rendel a projekt egyes feladataihoz. A fő funkciója ezeknek az előzetes megtervezése, illetve a tájékoztatás. Ha jól használjuk, mindenki tudni fogja, hogy ki miért felelős, és melyik feladatba kit kell bevonni. Ez a mátrix több néven is ismert, a hivatalos magyar neve a PMBOK (Project Management Body of Knowledge, azaz Projektmenedzsment útmutató – a szerk.) magyar fordítása szerint felelősség-hozzárendelési mátrix, de a szakmában a RACI-mátrix kifejezés terjedt el.
A RACI angol egy betűszó, amelynek feloldása a következő:
- R (responsible): felelős. Ez a személy felelős a munka elvégzéséért, ő a fő döntéshozó. Rendszerint egyetlen embert érdemes R-rel jelölni, hacsak nem túl komplex a feladat. Utóbbi esetben a RASCI-mátrix jön szóba, ahol az S a támogatói (supporter) szerepkört jelöli.
- A (accountable): elszámoltatható. Ez a személy felelős a feladat elvégeztetéséért (tehát nem ő hajtja végre a munkát, hanem az elkészültét felügyeli, ilyen lehet például egy csoportvezető). Ideális esetben egy felelős személynek kell lennie, nem pedig egy csoportnak, hogy elkerülhető legyen a zűrzavar annak kapcsán, valójában kié a feladat.
- C (consulted): tanácskozunk vele. Ezek a személyek olyan tudás birtokában vannak, amelyek fontosak a projekt teljesítése szempontjából (általában valamilyen szakértők). Az információáramlásnak itt kétoldalúnak kell lennie.
- I (informed): tájékoztatandó. Ezeket a személyeket folyamatosan tájékoztatni kell a projekt előrehaladásáról vagy a csapat által tapasztalt akadályokról. Az információáramlás itt általában egyoldalú.
A mátrix soraiban a projekthez kapcsolódó tevékenységeket kell feltünteni, míg oszlopaiban szerepek (vagy személyek) jelennek meg. A mátrix egyes cellában a fent említett betűk (RACI) egyike szerepel attól függően, hogy az adott szerepkör milyen felelősséget visel az egyes tevékenységekben. (Ha egy szerepkör nem vesz részt semmilyen formában egy feladatban, akkor a mátrix adott cellája értelemszerűen üresen marad.)
Mikor érdemes RACI-mátrixot használni?
Természetesen a RACI-mátrix sem egy mindenható megoldás, nem minden esetben érdemes alkalmazni. Az ökölszabály az, hogy ha csak bonyolítja a napi munkamenetet, akkor a RACI-mátrix kerülendő. Nagyobb, sokszereplős projekteknél, komplex csapatoknál azonban kifejezetten hasznos, hiszen nem feltétlenül egyértelmű menetközben minden egyes lépésnél, hogy kinél lehet még olyan információ, ami szükséges lehet, vagy éppen kit kell feltétlenül tájékoztatni. Ezekhez ad egy biztos és gyorsan használható alapot a RACI-mátrix.
Akkor is hasznos ez a megoldás, amikor még csak tervezel egy projektet, hiszen a táblázat kitöltéséhez fel kell tenned azokat a kérdéseket, hogy ki felelős és miért, ki a szakértő, és ki az informálandó – méghozzá minden egyes munkafázisban. Ekkor előkerülnek a bizonytalanságok, amelyeket még a projekt indulása előtt tisztázni lehet így. Sokszor a megvalósítás közepette kerül sor a mátrix összeállítására, amikor anomáliák jelentkeznek a duplikált felelősségek vagy összecsúszó szerepkörök miatt. Ilyenkor sem késő megcsinálni, hiszen segíteni fog a helyzet tisztázásában és a további problémák elkerülésében.
Ugyanakkor érdemes figyelembe venni, hogy bizonyos projektméret fölött a RACI-mátrix használata kontraproduktív lehet.
Projektfüggő, hogy mi az az észszerű méret, ami még nem akadályozza az áttekinthetőséget; de feltétlenül érdemes egy korlátot állítani a tevékenységek és szerepkörök számában.
Előnyök, hátrányok, buktatók
Mint minden eszköz, a RACI-mátrix is magában hordozza az előnyök mellett a hátrányokat, buktatókat is. Az előnyök egyértelműek: világos szerepek, felelősségek, elvárások mellett a kommunikáció is egyértelművé válik – mindenki tudja, kinek mi a dolga, és kinek miről kell tudnia. Éppen ezért a mátrix használata sokkal gördülékenyebbé és időben hatékonyabbá teszi a megvalósítást, hiszen nem kell állandóan utánajárni, hogy kivel kell együttműködni, kit kell tájékoztatni. Óriási előny, hogy csökken az információ általi túlterhelés, hiszen csak az értesül, akinek tudnia kell egy-egy történésről.
Ugyanakkor fontos számításba venni, hogy könnyen bonyolulttá válhat a megvalósítás, ha nem szakszerűen van elkészítve és használva a mátrix; illetve félreértéseket szülhet, ha ha nincs kellően jól összeállítva és kommunikálva. Amellett, hogy a RACI-mátrix elkészítése is időigényes, rendszeresen időt és energiát kell fordítani a karbantartására is, különösen elhúzódó projektek esetén, mert a nem naprakész mátrix pedig csak fokozza a káoszt.
A legnagyobb buktatót az okozza, ha nem egyértelműek a szerephatárok. Ha például nem világos, hogy ki a felelős (R) és ki az elszámoltatható (A), vagy éppen minden felelősséget a projektmenedzserre akarunk tenni, holott ő a projekt egészéért felelős, nem minden egyes munkafázisért. A másik két szerep esetében pedig sértődések merülhetnek fel, hiszen a tanácskozó (C) szerep presztízse magasabbnak tűnhet, mint az informálandó (I) szerep. Mindezeket a problémákat kellő nyitottság és a mátrix elkészítésére szánt elegendő idő mellett meg lehet oldani.
Így készíts RACI-t okosan
A RACI-mátrixot érdemes idejekorán elkezdeni, már a projekt tervezésének fázisában, de mindenképp csak azután, amikor már látszanak a pontos célok. A mátrix első verziójának elkészítése nem nagy ördöngősség, inkább egy szisztematikus munka: be kell azonosítani a projektben résztvevő szerepköröket, valamint a megvalósításhoz szükséges lépéseket (feladatokat, leszállítandókat).
Fontos azonban, hogy a RACI-mátrix nem ír le mindent, célszerű a kritikus feladatokra és szerepekre korlátozni a kialakítását, hiszen itt is igaz, hogy minél egyszerűbb, annál hasznosabb lesz majd munka közben.
A következő lépés már sokkal nagyobb körültekintést, és esetenként sok egyeztetést igényel: minden egyes feladat esetében ki kell osztani a R-A-C-I betűket. Ahogy említettük, az A esetében szerencsés, ha csak egyetlen szerepkör viseli a felelősséget (sőt, egyetlen ember, sosem csoport!), a többi esetében lehet több szerepkör is. Az elkészült mátrixot érdemes ellenőrizni a szerint, hogy:
- nincsenek-e szerepütközések, szerephalmozások (minél több szerepkör van hozzárendelve egy feladathoz, annál nehézkesebb lesz minden)
- minden feladatra ki lett-e töltve a mátrix
- minden szerepkörnek van-e feladata (ha valamelyik szerepkör oszlopa üresen marad, el lehet távolítani a projektből)
Az elkészült mátrixot jóvá kell hagyatni a stakeholderekkel, és kommunikálni kell a projekttagok felé. Mindkét oldalról érkezhetnek hasznos meglátások, amelyeket érdemes beépíteni a mátrixba! Érdemes továbbá kommunikálni a csapat felé, hogy miként fogjátok használni a mátrixot – nem azért csináljátok, hogy legyen, hanem hogy segítsen! Ez azt is jelenti, hogy hasznos lehet egy rövid oktatás vagy tréning a projekttagok számára legalább első alkalommal.
A csapattagok hasznos meglátásokkal járulhatnak hozzá ahhoz is, hogy a továbbiakban is hasznos-e számotokra a RACI-mátrix, és ha igen, akkor milyen módosításokkal. Éppen ezért érdemes a projekt végén kikérni a véleményüket arról, hogy mennyire segítette a napi munkájukat, és milyen észrevételeik vannak.
A mátrixot olyan helyen kell tárolni, ahol minden résztvevő számára könnyen elérhető. Ma már egyre több projektmenedzsment szoftver ad lehetőséget a RACI-mátrix kialakítására és tárolására, érdemes ilyen szempontból is megvizsgálni az általatok használt eszközt, vagy éppen úgy választani, hogy tudja kezelni a RACI-t is.
