A projektindítás első lépései
Mikor és miért érdemes projektirodát létrehozni?
Mire kell figyelnünk egy projekt elindításánál? Mik az első lépések? Hogyan illik a képbe a projektiroda, egyáltalán kik ők és mi a feladatuk? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ egy tapasztalt projektvezető segítségével.
Több mint 15 éves projektmenedzseri és több mint 10 éves oktatói tapasztalattal a háta mögött Acsay Csaba, a Laba Projektvezető-Projektindítás és PMO kurzusának előadójától kaptunk néhány érdekes tippet.
Az indulásnál szerzett késést nem lehet behozni
A projektindítás egy olyan szakasz, amit általában pár hétre, pár hónapra terveznek ugyan, de ilyenkor a legkönnyebb megcsúszni, mivel a legtöbb esetben a projektmenedzser ekkor még egyedül néz szembe számos feladattal.
A projektindítás első lépése az előkészítés, a tervezés időszaka, amikor is:
- meg kell fogalmazni a célokat,
- meg kell határozni a feladatokat,
- ütemtervet kell készíteni,
- fel kell mérni a kockázatokat,
- ki kell választani a csapattagokat,
- ki kell kalkulálni a büdzsét,
- és számos egyéb apró lépés van még, melyeket mind végig vesznek majd a kurzus résztvevői.
Sok forrás a kickoff értekezlettől számítja a projektek kezdetét, holott ahhoz, hogy ide eljussunk, már kellenek tervek. Ezeken az értekezleteken véglegesednek a munkavégzés körülményei, a pontos költségterv, az ütemterv, a csapat összetétele. Már ismernünk kell a projekt lefolyását ahhoz, hogy sikeresen fel tudjuk vázolni a terveket.
A legtöbb esetben ehhez nincsenek kész receptek, még akkor sem, ha egy nagyobb program részeként indulunk, általában mindent testre kell szabni. Ami tovább nehezíti a dolgot, hogy mindent egyszerre kell csinálni. Ha itt valamivel elakadunk, azt a késést már nem, vagy csak nagyon nehezen tudjuk behozni. Ezért már a projekt indításánál érdemes projektiroda, PMO (Project Management Office) bevonásával tervezni.
Mi az projektiroda, mikor és milyen feladatokban lehet a projektmenedzser segítségére?
A projektirodák (PMO-k) esetében alapvetően kétféle típusról beszélhetünk. Alkothatják junior és senior menedzserek, ennek megfelelően más és más feladattípusokat delegálhatunk hozzájuk. Méretét tekintve egyaránt lehet egy- vagy többszemélyes, ez a feladatok mennyiségétől függ. A senior szakemberekből álló PMO-k általában a projektektől függetlenül működnek, több projektet összefogva dolgoznak, akár vezetői döntési jogokkal.
Az inkább junior emberekből álló irodák a projektmenedzserek jobbkezeként funkcionálnak. A PMO előnye a projektmenedzser számára mindenképpen az, hogy delegálni tud különböző adminisztratív feladatokat. Egy projektmenedzsernek alapvetően kétféle feladata van:
- maga a menedzsment, ami gyakran operatív feladatokat is magában foglal, illetve
- a projekt vezetése.
Akkor tud kellő időt fordítani a vezetői feladatokra, ha az operatív, adminisztratív feladatok egy részét át tudja adni a projekt irodának. A projektek indítása egy nagyon intenzív időszak a projektmenedzser számra, ekkor még tulajdonképpen egyedül van minden feladatra, ebben az időszakban különösen hasznos lehet a PMO segítsége. Ezért javasolt már a projektindítás szakaszában létrehozni. Csak néhány példát említve:
- segíteni tudnak a projektindító megbeszélés helyszínének kiválasztásában, a szervezésben,
- kiküldhetik a meghívókat,
- elkészíthetik a belépőkártyákat,
- megrendelik a cateringet, vagy asztalt foglalnak
- ha utazni kell, intézik a jegy- és szállásfoglalásokat,
- segítenek a prezentációk előkészítésében.
Számos olyan feladat lehet, amiben nagy segítséget jelenthetnek a projektmenedzser számára.
A másik típusú projekt irodáról akkor beszélhetünk, ha a PMO-nak jelentős feladatai és felelősségi köre van a hozzá rendelt projektek felett. Ez általában olyan szervezeteknél szükséges, ahol több nagy projekt fut egy időben. Az adminisztratív, támogató feladatkör ekkor átalakul, a PMO elsődleges dolga, hogy:
- koordinációs szerepet tölt be a projektek között,
- adott esetben megtervezi és elosztja az erőforrásokat,
- tanácsadóként támogatja a menedzsereket,
- összegyűjti és adaptálja a jó gyakorlatokat,
- figyelemmel kíséri a projektek előrehaladását.
Ez a típusú PMO tehát elősegíti, hogy adott idő alatt a rendelkezésre álló erőforrásokkal a lehető legtöbb projekt valósuljon meg, a lehető legnagyobb eredményt/profitot elérve. A végső cél az, hogy a szervezet minél eredményesebben tudjon működni.