Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

A projektindítás első lépései

Mikor és miért érdemes projektirodát létrehozni?

cover-csaba-60d5a074a465c386403058.jpg

Mire kell figyelnünk egy projekt elindításánál? Mik az első lépések? Hogyan illik a képbe a projektiroda, egyáltalán kik ők és mi a feladatuk? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ egy tapasztalt projektvezető segítségével.

Több mint 15 éves projektmenedzseri és több mint 10 éves oktatói tapasztalattal a háta mögött Acsay Csaba, a Laba Projektvezető-Projektindítás és PMO kurzusának előadójától kaptunk néhány érdekes tippet.

Az indulásnál szerzett késést nem lehet behozni

A projektindítás egy olyan szakasz, amit általában pár hétre, pár hónapra terveznek ugyan, de ilyenkor a legkönnyebb megcsúszni, mivel a legtöbb esetben a projektmenedzser ekkor még egyedül néz szembe számos feladattal. 

A projektindítás első lépése az előkészítés, a tervezés időszaka, amikor is:

Sok forrás a kickoff értekezlettől számítja a projektek kezdetét, holott ahhoz, hogy ide eljussunk, már kellenek tervek. Ezeken az értekezleteken véglegesednek a munkavégzés körülményei, a pontos költségterv, az ütemterv, a csapat összetétele. Már ismernünk kell a projekt lefolyását ahhoz, hogy sikeresen fel tudjuk vázolni a terveket.

A legtöbb esetben ehhez nincsenek kész receptek, még akkor sem, ha egy nagyobb program részeként indulunk, általában mindent testre kell szabni. Ami tovább nehezíti a dolgot, hogy mindent egyszerre kell csinálni. Ha itt valamivel elakadunk, azt a késést már nem, vagy csak nagyon nehezen tudjuk behozni. Ezért már a projekt indításánál érdemes projektiroda, PMO (Project Management Office) bevonásával tervezni.

Mi az projektiroda, mikor és milyen feladatokban lehet a projektmenedzser segítségére? 

A projektirodák (PMO-k) esetében alapvetően kétféle típusról beszélhetünk. Alkothatják junior és senior menedzserek, ennek megfelelően más és más feladattípusokat delegálhatunk hozzájuk. Méretét tekintve egyaránt lehet egy- vagy többszemélyes, ez a feladatok mennyiségétől függ. A senior szakemberekből álló PMO-k általában a projektektől függetlenül működnek, több projektet összefogva dolgoznak, akár vezetői döntési jogokkal.

Az inkább junior emberekből álló irodák a projektmenedzserek jobbkezeként funkcionálnak.  A PMO előnye a projektmenedzser számára mindenképpen az, hogy delegálni tud különböző adminisztratív feladatokat. Egy projektmenedzsernek alapvetően kétféle feladata van:

Akkor tud kellő időt fordítani a vezetői feladatokra, ha az operatív, adminisztratív feladatok egy részét át tudja adni a projekt irodának. A projektek indítása egy nagyon intenzív időszak a projektmenedzser számra, ekkor még tulajdonképpen egyedül van minden feladatra, ebben az időszakban különösen hasznos lehet a PMO segítsége. Ezért javasolt már a projektindítás szakaszában létrehozni. Csak néhány példát említve:

Számos olyan feladat lehet, amiben nagy segítséget jelenthetnek a projektmenedzser számára. 

A másik típusú projekt irodáról akkor beszélhetünk, ha a PMO-nak jelentős feladatai és felelősségi köre van a hozzá rendelt projektek felett. Ez általában olyan szervezeteknél szükséges, ahol több nagy projekt fut egy időben. Az adminisztratív, támogató feladatkör ekkor átalakul, a PMO elsődleges dolga, hogy:

Ez a típusú PMO tehát elősegíti, hogy adott idő alatt a rendelkezésre álló erőforrásokkal a lehető legtöbb projekt valósuljon meg, a lehető legnagyobb eredményt/profitot elérve. A végső cél az, hogy a szervezet minél eredményesebben tudjon működni.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.