Online kurzusok
50% kedvezménnyel
-50%
-50%
Érdekel
LABA Tartalomgyár

A projektindítás első lépései

Mikor és miért érdemes projektirodát létrehozni?

cover-csaba-60d5a074a465c386403058.jpg

Mire kell figyelnünk egy projekt elindításánál? Mik az első lépések? Hogyan illik a képbe a projektiroda, egyáltalán kik ők és mi a feladatuk? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ egy tapasztalt projektvezető segítségével.

Több mint 15 éves projektmenedzseri és több mint 10 éves oktatói tapasztalattal a háta mögött Acsay Csaba, a Laba Projektvezető-Projektindítás és PMO kurzusának előadójától kaptunk néhány érdekes tippet.

Az indulásnál szerzett késést nem lehet behozni

A projektindítás egy olyan szakasz, amit általában pár hétre, pár hónapra terveznek ugyan, de ilyenkor a legkönnyebb megcsúszni, mivel a legtöbb esetben a projektmenedzser ekkor még egyedül néz szembe számos feladattal. 

A projektindítás első lépése az előkészítés, a tervezés időszaka, amikor is:

Sok forrás a kickoff értekezlettől számítja a projektek kezdetét, holott ahhoz, hogy ide eljussunk, már kellenek tervek. Ezeken az értekezleteken véglegesednek a munkavégzés körülményei, a pontos költségterv, az ütemterv, a csapat összetétele. Már ismernünk kell a projekt lefolyását ahhoz, hogy sikeresen fel tudjuk vázolni a terveket.

A legtöbb esetben ehhez nincsenek kész receptek, még akkor sem, ha egy nagyobb program részeként indulunk, általában mindent testre kell szabni. Ami tovább nehezíti a dolgot, hogy mindent egyszerre kell csinálni. Ha itt valamivel elakadunk, azt a késést már nem, vagy csak nagyon nehezen tudjuk behozni. Ezért már a projekt indításánál érdemes projektiroda, PMO (Project Management Office) bevonásával tervezni.

Mi az projektiroda, mikor és milyen feladatokban lehet a projektmenedzser segítségére? 

A projektirodák (PMO-k) esetében alapvetően kétféle típusról beszélhetünk. Alkothatják junior és senior menedzserek, ennek megfelelően más és más feladattípusokat delegálhatunk hozzájuk. Méretét tekintve egyaránt lehet egy- vagy többszemélyes, ez a feladatok mennyiségétől függ. A senior szakemberekből álló PMO-k általában a projektektől függetlenül működnek, több projektet összefogva dolgoznak, akár vezetői döntési jogokkal.

Az inkább junior emberekből álló irodák a projektmenedzserek jobbkezeként funkcionálnak.  A PMO előnye a projektmenedzser számára mindenképpen az, hogy delegálni tud különböző adminisztratív feladatokat. Egy projektmenedzsernek alapvetően kétféle feladata van:

Akkor tud kellő időt fordítani a vezetői feladatokra, ha az operatív, adminisztratív feladatok egy részét át tudja adni a projekt irodának. A projektek indítása egy nagyon intenzív időszak a projektmenedzser számra, ekkor még tulajdonképpen egyedül van minden feladatra, ebben az időszakban különösen hasznos lehet a PMO segítsége. Ezért javasolt már a projektindítás szakaszában létrehozni. Csak néhány példát említve:

Számos olyan feladat lehet, amiben nagy segítséget jelenthetnek a projektmenedzser számára. 

A másik típusú projekt irodáról akkor beszélhetünk, ha a PMO-nak jelentős feladatai és felelősségi köre van a hozzá rendelt projektek felett. Ez általában olyan szervezeteknél szükséges, ahol több nagy projekt fut egy időben. Az adminisztratív, támogató feladatkör ekkor átalakul, a PMO elsődleges dolga, hogy:

Ez a típusú PMO tehát elősegíti, hogy adott idő alatt a rendelkezésre álló erőforrásokkal a lehető legtöbb projekt valósuljon meg, a lehető legnagyobb eredményt/profitot elérve. A végső cél az, hogy a szervezet minél eredményesebben tudjon működni.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.