Egy brazil egyetemi kutatás során három éve 1060 üzleti tárgyalást vizsgáltak meg. A tárgyalások felében (530 esetben) nem volt strukturált felkészülés a tárgyalásra, míg a másik felében (szintén 530 esetben) erre lehetőség nyílt. Az eredmények azt mutatták, hogy a sikeres tárgyalás fontos tényezője az, hogy a partnerek felkészülnek-e a tárgyalásra: 26,67%-kal nagyobb mértékben értek el sikert azok a csoportok, ahol a résztvevők felkészülhettek.
De még ha nem is gondolkodunk számokban, akkor is könnyen belátható, hogy a mentális felkészülés hatalmas előnyt jelenthet egy tárgyalási szituáció során, és nemcsak jobb üzleti eredményeket hozhat, hanem az üzleti kapcsolatok is fejlődhetnek általa. Cikkünkben néhány olyan egyszerű stratégiát mutatunk, amelyeket már a következő üzleti megbeszélésed során bevethetsz!
Hallgasd a partnered figyelmesen!
Az „aktív hallgatás” egy gyakran elnéző mosollyal nyugtázott tárgyalási technika, pedig hiba legyinteni erre a dinamikus eszközre, hiszen teljesen átalakíthatja a tárgyalás menetét. Képzeld el, hogy egy potenciális ügyféllel tárgyalsz egy új projektről! Ahelyett, hogy csak bólogatnál és hümmögnél, igazán figyelj arra, amit mond a másik fél! Ha például aggályait fejezi ki a határidőkkel kapcsolatban, válaszolj így: „Megértem, hogy a szoros határidők betartása létfontosságú a csapata számára. Elmondaná, hogy milyen konkrét időkeretekre gondolt?”
Vagy: képzeld el, hogy egy kollégád felvázolja az aktuális kihívásait. Ahelyett, hogy azonnal bedobnád a saját megoldásod, szánj egy pillanatot arra, hogy jobban megértsd őt: „Hallom, hogy aggódsz a költségvetési vonzatok miatt. Tudnál segíteni abban, hogy jobban megértsem a pénzügyi korlátokat, amelyekkel szembesülsz?”
Gondolj az aktív hallgatásra úgy, mint egy táncra, ahol nemcsak követed a ritmust, hanem aktívan részt is veszel benne! Tekintsd egy kirakós játéknak, ahol minden szó, hangnem és szünet egy-egy darab, amely arra vár, hogy összerakd a teljes képet! Az aktív hallgatás segítségével a sorok között fogsz tudni olvasni, és olyan érveket tudsz majd felsorakoztatni, ami a másik fél valódi problémáira ad valódi válaszokat.
Készülj fel alaposan!
Ahogyan a fent idézett adatok is bizonyítják, a sikeres üzleti tárgyalás egyik alapköve a felkészülés. Gondolj a felkészülésre úgy, mintha egy küldetésre készülnél – nem lépnél be egy sárkány barlangjába sem anélkül, hogy tanulmányoznád a szokásait és a gyengeségeit, nem igaz?
Hasonlóképpen, az üzleti tárgyalásokon is alaposan nézz utána a partnerednek! Ha egy potenciális ügyféllel tárgyalsz, mélyedj el az iparágban, a közelmúlt kihívásaiban, akár a versenytársaiban is! Vizsgáld meg a rendelkezésre álló pénzügyi jelentéseket, az ügyfélértékeléseket és a legújabb iparági híreket! Fedezd fel a stratégiai céljaikra és a lehetséges akadályokra vonatkozó rejtett nyomokat!
A felkészülés ugyanakkor a saját erősségeid és korlátaid megértéséről is szól – ezáltal a felkészülés túlmutat az egyszerű információgyűjtésen, hiszen stratégiai előnyhöz juttat. Ha ezekkel az információkkal felvértezve lépsz be a tárgyalóterembe, nem érhetnek meglepetések, mi több: már-már kész válaszokkal érkezhetsz meg, ami pedig önbizalommal teli tárgyalási stílust eredményez.
Maradj nyugodt!
Az érzelmi intelligencia döntő szerepet játszik a tárgyalásokon. Maradj nyugodt és higgadt, még ha nagy nyomás alatt is állsz! A heves érzelmek elhomályosíthatják az ítélőképességet és akadályozhatják a hatékony kommunikációt, miközben a higgadt hozzáállás segíthet abban, hogy jobban átlásd a kihívásokat, kritikusan gondolkodhass, és megalapozott döntésekre juss.
Legközelebb, amikor egy fontos megbeszélésen veszel részt, és a feszültség a tetőfokára hág, próbáld ki a következőt! Ahelyett, hogy engednél a nyomásnak, vegyél egy mély lélegzetet! Képzeld el, hogy te vagy a nyugalmat sugárzó erő a teremben! Akár különöző vizualizációs technikákat is kipróbálhatsz, mint egy turbulenciában a repülőjét higgadtan kormányzó pilóta. Ez a nyugodt viselkedés bizalmat ébreszt a partneredben is.
Maradj rugalmas!
A merev hozzáállás egy üzleti tárgyaláson rendszerint zsákutcába vezet, miközben a rugalmasság, illetve az alternatív megoldások felé való nyitottság sikerre vihetik a tárgyalást.
A rugalmas hozzáállás nemcsak a közös alap megtalálása iránti elkötelezettséget mutatja, hanem növeli a kedvező megállapodás elérésének valószínűségét is.
A rugalmasság és az alkalmazkodóképesség azt is jelenti, hogy ügyes improvizátornak kell lenned a tárgyalás során. Képzeld el, hogy egy ügyféltalálkozón a megbeszélés váratlan fordulatot vesz! Ahelyett, hogy kibillennél az egyensúlyodból, reagálj kreatívan az új forgatókönyvre, alakítsd át az ajánlatod, és fordítsd a váratlan helyzetet lehetőséggé! Ne ijedj meg: az improvizációs készség remekül gyakorolható!
Természetesen a rugalmasság és az alkalmazkodóképesség nem jelentheti azt, hogy lemondasz a saját érdekeidről és terveidről. Képviseld hitelesen az érdekeidet az üzleti életben, maradj hű az értékeidhez és céljaidhoz.
Részesítsd előnyben az élő találkozót!
A pandémia óta kézenfekvő opció az online vagy telefonon történő egyeztetés, ami ugyan idő- és költségtakarékos módszer, de az üzleti tárgyalás sikerét illetően nem a legjobb választás. Amikor csak lehetőség van rá, válaszd a személyes találkozót, mivel a kommunikáció így lesz a leghatékonyabb! Ennek többek között az az oka, hogy így észreveheted partnered nonverbális jelzéseit is.
Ráadásul az élő személyes kapcsolat jó hatással van a hangulatra és a tárgyalási folyamatra is, könnyebben találjátok meg a közös hangot és a közös megoldást is. A személyes tárgyalás olyan, mint egy kézfogás, amely nemcsak az üzletet pecsételi meg, hanem egy hosszú távú kapcsolat alapját is lefekteti.
Emellett a személyes tárgyalás a történetmesélésről is szól. Amikor bemutatod az ajánlatod, a gesztusaid, arckifejezéseid, hanghordozásod árnyalatai fokozzák a hatást, így előadásod még meggyőzőbbé és emlékezetesebbé válik. A személyes tárgyalás tehát nem csupán formalitás, hanem egy valódi élmény, amely mélyebbé teszi az üzleti interakciót.
Hangoljátok össze a prioritásokat!
A különböző prioritások összehangolása az üzleti életben olyan, mint egy szimfónia megszólaltatása, ahol a különböző hangszerek harmonikus dallamot alkotnak. Képzeld el, hogy egy olyan tárgyaláson vagy, ahol különböző célok és prioritások vannak terítéken! Ahelyett, hogy ezeket a különbségeket diszharmonikus hangoknak tekintenéd, próbáld őket harmonizálni! Az eltérő érdekeket nem szabad konfliktusként kezelni, érdemes inkább egy kirakó darabkáiként tekinteni rájuk, és megtalálni azt a képet, amelybe mindenki képkockája beleillik.
Természetesen ez csak akkor fog működni, ha minden félben van rugalmasság és alkalmazkodóképesség. Érdemes még a tárgyalás előtt rangsorolnod magadban az elvárásaidat, hogy tisztában legyél azzal, hogy az álláspontok közelítésekor miről tudsz lemondani, és mi az, amihez mindenáron ragaszkodsz! Ha a másik fél is így áll hozzá a tárgyaláshoz, kölcsönösen nyert ügyetek van.
Kapcsolódó kurzusok:
Nyerjetek együtt!
Egy üzleti tárgyalás nemcsak arról szól, hogy elérd a céljaidat, hanem hosszú távú kapcsolatok építésére is lehetőséget nyújt, ha kollaboratív módon közelíted meg a helyzetet, win-win helyzetre törekszel, és nem akarod mindenáron legyőzni a partnered. Ehhez azonban meg kell értened a másik fél által képviselt értékeket és az elérendő célokat. A kölcsönös jó szándék és bizalom későbbi együttműködésekhez vezethet.
Kerüld a hiánygondolkodást, vagyis azt a mentalitást, hogy más személyek veszteségét, hátrányát saját nyereségként, előnyként könyveled el, azaz hogy másnak veszítenie kell ahhoz, hogy nyerhess! A viselkedéstudomány ezt zéró összegű játszmaként definiálja, és ez a sikeres üzleti tárgyalások egyik legnagyobb akadálya. Érdemes felismerned magadban ezt a gondolkodásmódot, hogy hosszú távú, jövedelmező üzleti kapcsolatokra tehess szert!
