Tudtad, hogy azoknál a cégeknél, ahol nem fordítanak figyelmet a megfelelő projektmenedzsmentre, a projekteknek csak a fele zárul sikeresen? És azt tudtad, hogy a projektmenedzserek mit néznek meg legelőször, amikor szoftvert választanak?
Kezdjük egy kis számolással. Jelenleg hány projekten dolgozol? Mennyi volt ez a szám mondjuk 3-5 évvel ezelőtt? És szerinted mennyi lesz a jövőben?
A nemzetközi Project Management Institute felmérése szerint a projektek száma olyan iramban nő, hogy 2027-re a vállalatoknak 88 millió emberre lesz szükségük projektmenedzsmenttel kapcsolatos munkakörökben. Vagyis a projektekkel kapcsolatos tudás, a projektmenedzsment módszerek és szoftverek ismerete, valamint a projektmenedzser-képzések egyaránt felértékelődnek.
A projektmenedzsment nem olcsó – a teljes projektköltségvetés akár 20%-át is igénybe veheti. Megbízható irányítás nélkül, vagy nem megfelelő vezetéssel azonban ennél többet is veszthetünk. A projektmenedzsment és a jó projektmenedzser fontos szerepet játszik a cégek életében: biztosítja, hogy a feladatok hatékonyan, határidőre és eredményesen valósuljanak meg. Ez nem hangzik túl bonyolultnak, ennek ellenére nemzetközi felmérések alapján a projektek csaknem fele nem a várt eredménnyel zárul.
Miben segít a hatékony projektmenedzsment?
#1. Racionális tervezés
A megfelelő tervezéssel a projektvezetők jobban átláthatják a célokat, a szükséges erőforrásokat és a menetrendet. Ezáltal elkerülhetők a csúszások és büdzségondok, emellett pedig a váratlan helyzetekre is könnyebben lehet reagálni.
#2. Költséghatékony működés
Megfelelő projektmenedzsmenttel a projektvezetők jobban tudják kontrollálni a költségeket, és hatékonyan használhatják fel a rendelkezésre álló erőforrásokat. Ha pontosan tudjuk, hogy mit és hogyan szeretnénk elérni, és ehhez mire lesz szükség, akkor pontosan meg tudjuk tervezni a költségeket is. Egy nemzetközi projektnél a büdzsét olykor olyan tételek is befolyásolhatják, mint az árfolyamváltozás, infláció, satöbbi. Kellő előrelátással elkerülhető, hogy kifussunk a költségvetésből.
#3. Időgazdálkodás
A projekteknél az idő kritikus tényező. Egy kis csúszás itt, egy kicsi ott a végén behozhatatlan hátrányt jelent. A projektnek nem csak végdátuma van: minden egyes kisebb vagy nagyobb részfeladatnak pontos ütemezés szerint kell zajlania.
#4. Kommunikáció és csapatmunka
Mivel sosem csak egy ember dolgozik egy projekten, a megfelelő kommunikáció és csapatmunka elengedhetetlen. A hatékony kommunikáció lehetővé teszi, hogy mindenki értse a feladatokat és a felelősségi területeket, az együttműködés, a közös gondolkodás pedig sokszor segít abban, hogy különböző nézőpontokból vizsgáljunk meg egy problémát, és közösen találjunk kreatív és hatékony megoldásokat.
Projektmenedzsment-képzés
Van, aki projektmenedzsernek születik, mindenki más beletanul a szakmába. Még a megfelelő készségek birtokában is érdemes azonban időről időre frissíteni a tudásunkat. A piacon elérhető projektmenedzsment-képzések segítenek elmélyíteni a szakmai ismereteket, segítségükkel megismerhetjük a valódi piaci jógyakorlatokat és az iparágban használt legújabb eszközöket. Nem utolsó sorban a projektmenedzsment-képzések lehetőséget adnak, hogy találkozzunk és kapcsolatot építsünk más projektmenedzserekkel és szakemberekkel, akikkel megoszthatjuk tapasztalatainkat, akiktől inspirálódhatunk.
Mi romolhat el?
A projektmenedzsment nemzetközi szakértői a projektek sikertelenségét általában három fő okra vezetik vissza: nem megfelelő vezető, szervezeti problémák és rossz projektmenedzsment.
#1. Ki vezesse a projektet?
Alapvető probléma, ha a projektek vezetésére olyan felső vezetőket kérnek fel, akik egyáltalán nem biztos, hogy teljesen alkalmasak a feladatra, vagy egyáltalán van elég idejük a megfelelő vezetésre. Egy informatikai projektnél például – mondjuk egy alkalmazás fejlesztésénél – a felső vezetőnek nem feltétlenül van meg a szükséges technikai tudása. Nem ismeri a szoftvert, nincs tisztában a projektmenedzsment-módszerekkel. Ilyen alapok nélkül nem fogja tudni pontosan megítélni a csapat kapacitását és erőforrásait. Enélkül pedig nehéz lesz úgy irányítani a projektet, hogy az a határidőn és a költségvetésen belül maradjon.
Egy másik probléma ezzel a felállással, hogy a felső vezetőknek általában számos egyéb dolguk is van, így előfordulhat, hogy havonta csak pár órájuk jut egy projektre. Ez az irányításhoz pedig nagyon kevés.
Mit tehetünk?
Felsővezetői támogatás mindenképp kell ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen. Projektmenedzsernek azonban olyan ember kell, aki
- kellően jártas a technológia, funkció, termék vagy szolgáltatás terén, amit a projekttel létre kívánunk hozni,
- van elég ideje a projekt megtervezésére és koordinálására,
- képes egy jól teljesítő csapatot összeállítani és motiválni.
Természetesen nem állítjuk, hogy egy felső vezetőből nem lehet jó projektmenedzser, azonban a legtöbb esetben az ő szerepük más: egy lépéssel távolabbról kell figyelemmel kísérniük a projektek előrehaladását és biztosítani azt a keretrendszert, amelyben az működni tud.
#2. Szervezeti problémák
A cégek folyamatosan fejlődnek, egyre inkább projektekben terveznek, azonban a napi feladatok még sok helyen a hagyományos modell szerint alakulnak. Ez nagyon hasznos lehet egy termeléssel foglalkozó cégnél, a projektalapú munkát azonban jelentősen lelassítja. Ha egy munkavállalónak a projektben keletkező munkáját a szokásos feladatai közé kell beszorítania, előfordulhat, hogy csak az ideje 10-20 százalékában tud magával a projekttel foglalkozni. A projektcsapat tagjainál ráadásul nem mindig ugyanakkor szabadul fel ez az idő, így gyakran a közös keresztmetszet hiánya miatt csúsznak a feladatok.
Mit tehetünk?
Határozzuk meg már a legelején, hogy mit várunk a projekttől. A legtöbb esetben a cél több mint egy egyszerű megtérülés (ROI). Legyen a felső vezetés is elkötelezett a célok mellett, csak így kaphatjuk meg a szükséges erőforrásokat. Legyünk biztosak benne, hogy a legjobb emberek dolgoznak a projekten, és ezeknek az embereknek teremtsük meg a megfelelő feltételeket. Előfordulhat, hogy külső szakember bevonására is szükség lehet, akár a hiányzó kompetenciák pótlására, akár azért, hogy a saját szakembereinket tehermentesítsük más területen, és legyen idejük elegendő időt szentelni a projektnek.
#3. Nem megfelelő projektmenedzsment
A legtöbb ma is alkalmazott projektmenedzsment módszert a 70-es, 80-as években dolgozták ki. Ekkor még a fő cél a hatékonyság és a termelékenység volt. Azaz, minél többet és minél hatékonyabban termelni. Ezért a projektmenedzsment során csak a bemenetekre és kimenetekre fókuszáltak, vagyis a tervezésre, a költségcsökkentésre és a kockázatok kezelésére.
Ezek természetesen még mindig fontosak, azonban ma már az eredmények mellett az értékre is kell figyelnünk, azaz a projekt céljára, hasznára és a hatására. Mutatunk néhány helyzetet, ahol a régi módszertanok már nem működnek.
Nem lehet mindig, mindent, ugyanúgy
Előfordul, hogy minden projektre egy szabványos rendszert alkalmaznak, például az agilis módszertant. Egy meglévő termék új funkciójának megépítése azonban más projektmenedzsment-eszközöket és -készségeket igényel. A projekt típusától és összetettségétől függően az a jó, ha a különböző eszközöket vagy azok kombinációját használjuk. Az agilis megközelítés nagyszerű, de nem mindig megfelelő. A projektmenedzsmentben számos módszertant és eszközt kell alkalmazni, mint a lean, a design thinking, a változásmenedzsment, és így tovább.
Ne csak lineárisan gondolkodjunk
A hagyományos projektmenedzsment során szakaszokban gondolkodunk, az ötlettől a tervezésen és a megvalósításon át a lezárásig lépésről lépésre haladunk egymás után. A projektek azonban nem mindig ilyen lineárisak, és legtöbbször nincs egy kitaposott út, amit követhetünk. Kísérletek, kudarcok és újrakezdések is tarkítják, így az egyirányú út helyett gyakran cikk-cikkban haladunk előre.
Értelmezzük újra, mit tekintünk sikernek
Hagyományos értelemben akkor tekintünk egy projektet sikeresnek, ha azt határidőre, a büdzsén belül befejezzük. Ezzel a szemlélettel azt mondjuk, hogy a tervekhez való szigorú ragaszkodással érünk el jó eredményt. Sokak szerint azonban a siker a projekt eredményének hasznosulását jelenti, amiért pedig a projektmenedzserek felelnek. Hiszen mi értelme van egy új alkalmazás kifejlesztésének, ha senki sem használja? Mi értelme van egy új termék létrehozásának, amit senki sem vásárol meg? Hagyományos értelemben ezek a projektek is sikeresek, hiszen az alkalmazás elkészül, a termék a polcra kerül, a valódi hasznát mégsem látjuk.
Ha megvan a Hogyan?, jöhet a Mivel?
Ma már ritka, hogy valaki egyszerre csak egy projekten dolgozzon. Több párhuzamos feladatot és határidőt kell kezelni, miközben a projektmenedzser és a projektcsapatok sokszor akár nem is egy helyen dolgoznak. Ezért jelentenek nagy segítséget a projektmenedzsment-szoftverek, amelyek használata jelentősen javíthatja a projektek hatékonyságát, csökkenti a hibalehetőségeket, növeli az átláthatóságot és biztosítja a megfelelő kommunikációt a csapattagok között. A projektmenedzsment-szoftverek segítségével számos folyamat automatizálható, például a projektterv készítése, a felelősök és határidők nyomon követése, valamint a feladatokhoz kapcsolódó dokumentumok kezelése.
Projektmenedzserként számos lehetőség közül választhatunk attól függően, hogy pontosan mire és hogyan szeretnénk használni. Egy nemzetközi, projektmenedzsment-szoftverekkel foglalkozó felmérés szerint a legtöbb projektmenedzser az alábbi szempontokat veszi figyelembe a választásnál:
- Funkcionalitás
- Ár
- Egyszerű használat
A felhasználók által leggyakrabban használt funkciók:
Léteznek felhőalapú projektmenedzsment-szoftverek, mint az Asana, a Monday vagy az elsősorban informatikai projekteknél használt Jira, amelyek lehetővé teszik a feladatok és projekttervek nyomon követését, valamint a csapatok közötti kommunikációt. A webes eszközök közül a Trello egy vizuális projektmenedzsment-eszköz, amely kártyák és listák segítségével könnyíti meg a munkát. Van egy sor kifejezetten projektmenedzsmentre fejlesztett szoftver is, mint a Microsoft Project, amelyek segítségével még hatékonyabban dolgozhatunk.
Bár léteznek ingyenes verziók is, az egyes eszközök funkciói és árai eltérőek lehetnek, így érdemes alaposan átgondolni, pontosan mire és hogyan is akarjuk használni, mielőtt döntést hozunk.
