Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

7 hiba a projekt tervezésében

Hogyan kerülhetjük el a projektjeink kudarcát

cov-5f1a97943c9d5348959480.jpg

A PricewaterhouseCoopers (PwC) kutatása szerint a sikertelen projektek 60%-a a belső problémák miatt válik eredménytelenné.

Kicsit olyan ez, mint amikor Ezópus meséjében a gyors és magabiztos nyúl alulmaradt a gyorsasági versenyben a kitartó és bölcs teknőssel szemben. Egy jó projektnek is ez a titka: jobb, ha elegendő időt szánunk a körültekintő tervezésre, mintha később alulmaradnánk a váratlanul felbukkanó nehézségekkel szemben.

Még az alapos felkészülés sem garantálja, hogy elkerülhetjük a buktatókat és megvalósíthatjuk az ideális projektet. Mindig vannak olyan külső tényezők, amelyekre sem a projektmenedzser, sem az egész csapat nincs ráhatással. Minden szándékunk ellenére olyan kockázatok is valóssá válhatnak, amelyeket minden erőnkkel szerettünk volna elkerülni.

Mégis, ha okosan állunk hozzá a tervezéshez, akkor előre jelezhetünk és megakadályozhatunk sok-sok problémát. Vagy legalább a gondok nem érnek meglepetésként, készen fogunk állni és hideg fejjel áttérhetünk a „B” tervre.

#1. számú hiba: nincsenek jól megfogalmazott célok és megfelelő kritériumok a projekt sikerességéről

„Semmilyen szél nem kedvez annak, aki nem tudja, melyik kikötőbe tart” – írta Seneca. Ha nem értjük a projektünk végső célkitűzését és nem tudjuk, mi lesz az az eredmény, amitől a megítélésünk szerint megvalósul a cél, akkor úgy próbálunk különböző feladatokat megoldani, hogy meg sem közelítjük magát a célt.

Az út elején győződjünk meg róla, hogy mind a megrendelő, mind a csapat azonos módon értelmezik a célkitűzést és mindenki tisztában van vele, hogyan kell értékelni a megvalósítandó projektet.

Világosan és érthetően fogalmazzuk meg a sikeresség kritériumait. Minden egyes projektnél más lesz a kritérium, és ezt a megrendelő határozza meg.

Egyszer egy olyan szervezet számára nyújtottam tanácsadást, amelynek egy nagyon szoros határidejű projektje volt. A projekt már fél éve tartott, de a sikeresség egyetlen kritériuma maga a végső indulás volt. Amikor részletesen átbeszéltük az összes kritériumot, kiderült, hogy a munka egy részéről egyszerűen megfeledkeztek. Emiatt újra kellett tervezni és átalakítani az egész projekttervet.

#2. számú hiba: rossz kommunikáció a projektben

Akkor beszélhetünk jó kommunikációról, amikor a megfelelő ember a megfelelő időben a megfelelő formában kapja meg a megfelelő információt.

Ha a kommunikáció nem működőképes, akkor egymással szembeni panaszokra vagy vádaskodásra lehet számítani. A projekt vezetője két héttel korábbi megbeszélés eredményét várja a menedzserétől, a megrendelő pedig nem tud változtatásokat eszközölni a projekten, mert egyszerűen nem is értesült még a fejleményekről.

A „mindenkinek” címzett levelek nem hatékonyak, mert egy idő után már nem olvassák el őket. Ezért fontos, hogy még a tervezési fázisban dolgozzuk ki a megfelelő kommunikáció részleteit a projektben résztvevő felekkel. Így a projekt minden résztvevője tudni fogja, hogy mit jelent a megfelelő információ, a megfelelő idő és a megfelelő ember.

#3. számú hiba: a projekt belső folyamatai nincsenek kidolgozva

Amikor a projektfolyamat kerekei olajozottan működnek, akkor a csapat minden tagja követi a szerepének megfelelő utasításokat és folyamatokat. Ez lenne az ideális helyzet. A valóságban azonban ilyennel nem találkozunk túl gyakran.

Ahhoz, hogy elérjük az összhangot, határozzuk meg a projekt kulcsfontosságú szabályait:

Beszéljük át ezeket a szabályokat a csapattal már az első találkozó alkalmával, így a projekt minden egyes résztvevője magabiztosabban fogja érezni magát. Ha világos a folyamat, akkor a feladatokat is könnyebben és gyorsabban tudjuk megoldani. Így működik az agyunk: cselekvési tervre van szüksége ahhoz, hogy ne essen pánikba és ne aggódjon. Minél egyszerűbbek a folyamatok és a szabályok, annál sikeresebb a projekt.

4. számú hiba: a projektmenedzser reagáló viselkedése

Ha a projektmenedzser „reaktívan” cselekszik – vagyis csak akkor reagál, ha konfliktus vagy probléma lép fel, akkor esélyes, hogy kudarcot fog vallani a teljes projekt.

A projektmenedzsernek proaktívnak kell lennie. A projektre rendszerként kell tekinteni és folyamatosan elemezni kell:

A jó projektmenedzser több lépéssel előre gondolkodik és mindent megtesz azért, hogy elkerülje a kockázatok megvalósulását, a probléma ne jöjjön létre, a konfliktus pedig még a megjelenése előtt legyen megoldva. Ehhez a menedzsernek képben kell lennie és nem árt a megfelelő tapasztalat sem. Proaktivitás nélkül a projektmenedzser inkább csak egy koordinátor, aki statisztikákat gyűjt és megoldja a problémákat.

5. számú hiba: az érdekelt felek nem megfelelő irányítása

Érdekelt felek alatt mindazokat értjük, akik hatással vannak a projektre és akikre a projekt hat: a megrendelő, a szponzor, a csapat, a felhasználók, a vezetők stb. Azonosítsuk őket még a tervezési fázisban. Lehetnek csupán néhányan, vagy akár több tucatnyian: egyszer az egyik projektben például 52 érdekelt felet számoltunk.

Határozzuk meg az elvárásokat és beszéljük át, hogy mi az, ami biztosan megvalósulhat, és mi az, ami csak a legjobb, legoptimistább forgatókönyv szerint sikerülhet.

Határozzuk meg a sikeresség világos kritériumait, különben a projekt végére kiderülhet, hogy a csapat egészen más feladatokat valósított meg…

Minél több érdekelt fél van, annál alaposabban figyeljük meg őket és dolgozzunk az elvárásokon. A projekt során az érdekelt felek projektben betöltött szerepe és hatásköre is változhat, vagy akár elveszíthetik az érdeklődésüket a projekt iránt. Valakit új pozícióra nevezhetnek ki, vagy egy új felelősségi kört kaphat.

Egyszer az egyik projektben új érdekelt felek jelentek meg nagyobb befolyással és nagyobb érdeklődéssel, a régieknek pedig megváltozott a befolyásolási szintje, vagy csak egyszerűen kiléptek a projektből. Azonban a projektmenedzser makacsul követte a korábban egyeztetett tervet. Formálisan igaza volt, de az eredményekkel az új érdekelt felek egyáltalán nem voltak megelégedve. Végül az egész projektet leállították.

6. számú hiba: problémák a résztvevők motivációjával

Ez csak egyetlen esetben lehetséges: ha a menedzser a projekt elején nem deríti ki a csapata érdekeit és motivációit.

A motiválás kezdődhet valamivel, vagy tarthat valami felé – amolyan ostor és mézesmadzag sajátos keveréke. Az embereket különböző dolgok motiválják. Egyesek számára fontos az anyagi elismerés vagy a dicséret, míg másokat figyelmeztetni kell arra, hogy mi történik abban az esetben, ha nem teljesítik a feladatokat.

Egyszer egy projektmenedzser megpróbálta kideríteni, hogy kit mi motivál és arra jutott, hogy például a rendszergazdánknak az a legfontosabb, hogy észrevegyék és elismerjék a munkáját. Gondoltam, kipróbálom, valóban működik-e ez a fajta motiválás az esetében – bár igaz, ez már a projekt vége felé történt. Utólag elmondtam neki, hogy kizárólag az ő érdeme, hogy képesek voltunk megbirkózni egy igen bonyolult feladattal. A dicséret és elismerés valóban működött – a rendszergazda kihúzta magát és felemelte az állát.

7. számú hiba: a feltételezések és korlátok figyelmen kívül hagyása

A korlátokat már a projekt indulásakor tudhatjuk: ilyen például a megrendelő egy másik termékének az egyidejű elindítása, vagy a törvényi előírások miatti korlátozások. Ezek hatással vannak a projekt megvalósítására, és ha nem vesszük őket figyelembe, akkor előbb vagy utóbb „utolérnek” bennünket. Ez pedig fájhat majd a cégnek és a csapatnak is.

A feltételezések alatt azokat a feltevéseinket értjük, hogy miként fog viszonyulni a projekthez a környezete. Beszéljük át ezeket a részleteket a megrendelővel, és ez alapján dolgozzuk ki a projekttervet, különben ránk hárul minden kockázat.

Egy jó példa: a menedzser azt feltételezte, hogy az applikáció végleges designját két változat után fogja elfogadni, de ezt nem egyeztette le a megrendelővel. Végül több hónapon keresztül érkeztek a korrekciók, de a megrendelő csak „pontosította a feladatot”. A végeredmény: a költségvetés túlhaladása, lefoglalt erőforrások, amelyeket nem lehet így egy másik projektre átcsoportosítani, a határidők elhúzódása és végül elégedetlen ügyfél.

A tervezés nem pusztán abból áll, hogy összeállítjuk a projekttervet, hanem abból, hogy kidolgozzuk a megfelelő kommunikációt, kockázatkezelési tervet és az érdekelt felek irányításának a tervét stb.

Ha valamilyen oknál fogva kihagyja a tervezés egyik alkotóelemét, akkor az még biztosan elő fog jönni a későbbi fázisokban.

Kevés az idő? Nincs meg a tapasztalat? Úgy is sikerülni fog minden? Ne feledjük: inkább bölcsen és megfontoltan, mint hanyagul és túl gyorsan!

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.