A hatékonyság növeléséhez manapság már nemcsak komplex rendszereket találhatunk, de különböző szolgáltatásokból akár össze is legózhatjuk a nekünk legmegfelelőbb eszközt. A bőség zavarában aztán hajlamosak vagyunk elfeledkezni arról, hogy bizony a produktivitás valójában nem más, mint kiválasztani az aktuálisan legfontosabb feladatot, majd minden mást félretéve a feladatra koncentrálni, amíg az el nem készül. Pont. A legegyszerűbb és leghatékonyabb hatékonyságnövelő módszer bizony csak ennyiből áll.
Persze a valóság ennél bonyolultabb: halogatunk, elvesztjük a fonalat, húzzuk az időt... ezekre a csapdákra nyújt egy jó megoldást a Pomodoro-módszer, ami megtartja a „kezdd el és csináld”-elv egyszerűségét, ugyanakkor jó technika a halogatás kivédésére, a fókusz fokozására.
No de miről is van szó? A „pomodoro” szó olaszul paradicsomot jelent; a módszer feltalálója, Francesco Cirillo ugyanis egy paradicsom formájú konyhai időzítőre építette fel a bonyolultnak nem nevezhető technikáját: 25 perc fókuszált munkát 5 perc szünet követ – ezt a 25 + 5 percet nevezzük pomodorónak. Még egy fontos szabály van: négy pomodoro után javasolt egy hosszabb (20-30 perces) szünetet tartani.
A 25 perc nem véletlen: ez az időtartam elég hosszú ahhoz, hogy tényleges haladást érj el a teendőidben, de nem túl hosszú, így nem érzed nyomasztónak, nem bátortalanodsz el vagy veszted el a lelkesedésed már a startnál, 25 percet csak kibírsz alapon – így még kisebb az esélye a halogatásnak.
Feladattípusok, amelyeknél pomodorózhatsz kedvedre
A Pomodoro-módszer sokak szemében egy igazi csodaeszköz. Kétségtelen, hogy rengeteg előnye van. Segít a halogatás legyőzésében, a multitasking kivédésében, a fókuszált munkában, a különböző feladatkörök közötti egyensúlyozásban, ráadásul nagyon könnyen elsajátítható módszer.
A technika kiválóan használható minden olyan feladatnál, amely nem szenvedi meg, ha gyakorta (25 percenként) félbeszakad a gondolatmenet. Éppen emiatt kifejezetten jól használható olyan helyzetekben, amikor egyszerre több projekten, feladaton is dolgoznod kellene – ilyenkor remekül lehet váltogatni őket: egy pomodoro az egyikre, egy pomodoro a másikra.
Home office-ban például kifejezetten jól hasznosítható emiatt: 1-2 pomodorón át a munkádra koncentrálsz, majd rászánsz egy pomodorót a házimunkára – de csakis annyit, a 25 perc után szünet, majd vissza ismét a munkádhoz. Így nem önti el a házimunka a napodat, de mégis haladtál. Hasonló a helyzet az e-mail-kezeléssel is, de szinte az összes adminisztratív teendő jól passzol a pomodoróhoz.
Természetesen ez a módszer sem lesz jó minden munkakörre és feladattípusra; ha olyan tevékenységben vagy, amelynél gyorsan flow-ba kerülsz, és a külvilágot kizárva szárnyalsz, kár megszakítani 25 percenként... (Ugyanakkor a legelmélyültebb munkafolyamat is megsínyli, ha órákon át fel sem nézel belőle. A kreativitás, a problémamegoldás olyan képességek, amelyek kifejezetten profitálnak a szünetből, a pár percnyi nézőpontváltásból.)
Az arany középút
Kipróbálni a módszert mindenképp érdemes, viszont nem mindent vagy semmit alapon. Nem kötelező teljesen elköteleződnöd a módszer mellett. Megteheted például, hogy csak egyik vagy másik feladattípusra használod – amelyekhez jól passzol (érezni fogod). Kipróbálhatod egy napszakban is, például a munkanapod első két órájában pomodorókban dolgozol: ekkor az első két óra elteltével már a zsebedben van négy pomodorónyi fókuszált munka – a legtöbb ember a teljes munkanap alatt nem tesz le ennyit az asztalra...
Ha megtetszik a módszer, és nagyobb léptékben vezetnéd be a mindennapjaidba, azt is megteheted, sőt! Használhatod munkatervezéshez, időbecsléshez, feladatoptimalizáláshoz is. A 25 perc fókuszidő és az azt követő 5 perc, vagyis egy teljes pomodoro pont fél óra; egy munkanap 16 pomodoro (elvben, mert ugyebár hosszabb szünetet is kell tartani, ráadásul az élet történik, megszakítások és csúszások jelentkezhetnek stb.). Feloszthatod tehát a munkanapod pomodorókra, így sokkal strukturáltabbá téve a munkaidőt – az így sokkal kézzelfoghatóbbá tett időt pedig kisebb eséllyel engeded elfolyni.
Nemcsak a munkanapot, hanem a feladatokat is pomodorósíthatod. Sokszor nehéz megbecsülni, hogy egyik vagy másik teendő hány perc, hány óra; a becsléshez a pomodoro adhat egy új támpontot: ez egy egy pomodorós feladat, az pedig három pomodorót fog tartani előreláthatólag. Az aprócska feladataidat összekombinálhatod egy hatékony, kipipálós pomodoróba, projektek esetében pedig gondolkodhatsz pomodorónyi méretű részfeladatokban. Jó keretet adhat a munkanapodnak, ha az első pomodorót a napod megtervezésével, az utolsó pomodorót a másnapi feladataid előkészítésével zárod.
Mérni érdemes!
A pomodorózás jól mérhető: a nap végén pontosan meg tudod mondani, hogy hány pomodorót „tettél le” az asztalra. Így következtetéseket vonhatsz le, versenyre kelhetsz saját magaddal, finomíthatsz a tervezéseden... nagyon hasznos információ. A mérés történhet a legfapadosabb módon: papíron, ceruzával strigulázgatva. Persze mint mindenre, a Pomodoro-módszerre is appok garmadája reagál.
Az appválasztásnál az operációs rendszeren, valamint a költségen kívül érdemes figyelembe venni az app kinézetét: minél egyszerűbb a felület, annál kevésbé működik zavaró tényezőként, és annál jobban segíti a fókuszod. Emellett célszerű, ha állíthatóak a pomodorók és a szünetek hosszai, ugyanis bár Cirillo a 25-5 arányt fogalmazta meg, nem mindenkinek fog pont ebben a formában működni; lesz, aki tovább szeretné (és tudja) fenntartani a fókuszát, más még az út elején jár, és 15 percenként pihennie kell.
Öt szuper app
#1. A Focus Keeper (iOS, Android, böngésző) designban hozza az eredeti konyhai időzítő stílusát, de nagyon szép, letisztult formában, emellett remek kimutatásokat is készít.
Mindenfélét lehet benne állítgatni az időzítő hangjától a fókuszidőn át a színekig, emellett pedig napi célokat is ki lehet benne tűzni.
#2. Hasonlóan fejlett eszköz a Clockwork Tomato, ami pedig Androidon érhető el.
#3. A PomoDone iOS-re és Androidra egyaránt elérhető. Hatalmas előnye, hogy remekül integrálható komolyabb feladatmenedzsment eszközökbe (pl. Trellóba vagy Todoistbe). A PomoDone esetében mi választhatjuk ki a fókuszidő és a szünet arányát.
#4. A Focus To-Do szintén mindkét platformon működik. Ahogy a neve is sugallja, ez az app nemcsak egy pomodoro óra, hanem egy teendőkezelő is, amelyben a különböző tevékenységek hosszát pomodoróban tudjuk megadni. A feladatok felcímkézhetők, amelyek nemcsak a használatot segítik, hanem a későbbiekben a tanulságok rendszerezését és levonását is.
#5. A legkedvesebb app pedig a Forest, ami szintén elérhető iOS-re és Androidra is.
A Forestben minden egyes megkezdett pomodoro egy kis növénykét jelképez; a növényke pedig akkor tud növekedni, ha békén hagyjuk, azaz a munkánkra fókuszálunk. Ha viszont félbehagyjuk a munkát és bezárjuk az appot, a fácskánk sajnos eltávozik az élők sorából. És ki az, akinek lenne szíve „csak egy gyors YouTube videó” kedvéért megölni egy ártatlan fát, még ha virtuális is? Lágyszívűeknek, természetbarátoknak nem is kell ennél jobb motiváció. Ráadásul az app fejlesztői a Trees for the future nevű szervezettel is együtt dolgoznak, és így az alkalmazást használók valódi fák elültetéséhez is hozzájárulnak a fegyelmezett munkavégzésükkel.
Kapcsolódó kurzusok:
