«HR Business Partner»
Kiss Ágnes, Bilinszki Annamária
Sr. HRBP Team Leaders, EGIS
Kurzusok
Online kurzusok
Hogyan fejezzük be a meetingeket időben, hatékonyan?
Mert a fölöslegesen elhúzódó megbeszéléseket senki sem szereti.
Egy dolgozó hetente átlagosan 8-17 meetingen vesz részt. Ha megbeszélésenként 15 perccel számolunk, ez évente összesen 5-6 nap időkiesést jelent.
Mikor kezdjük el a végső összegzést, hogy benne maradjunk a kijelölt idősávban? Hogyan oldhatjuk fel a nehéz beszélgetések utáni feszültséget? Mit mondhatunk egy meeting végén, ami után a kollégák lelkesen várják majd a következőt?
Cikkünkben olyan tippeket és hasznos fordulatokat gyűjtöttünk össze, amelyek segítenek hatékonyan és időben lezárni a megbeszéléseidet.
1. Időben fejezd be a meetinget
A fölöslegesen elhúzódó értekezleteket senki sem szereti, még akkor sem, ha „csak” 15 percesek. A résztvevők figyelme egy idő után elkalandozik, majd elkezdenek idegesen tekintgetni az órájukra, miközben azt próbálják felmérni, hogy a csúszás hogyan befolyásolja majd a napjukat a továbbiakban.
Így fejezd be a meetingeket időben:
#1. Kezdd időben, még akkor is, ha néhányan késnek.
#2. Készíts napirendet, és küldd el a résztvevőknek, hogy előre felkészülhessenek.
#3. Moderáld a beszélgetést: vigyázz, hogy a résztvevők ne térjenek el nagyon a témától, különben a beszélgetés elhúzódhat, és előfordulhat, hogy nem marad idő a fontos pontokra.
#4. Rendszeresen ellenőrizd az eltelt időt, és ne félj a többieknek is jelezni: „15 percünk van az A és B pontok megvitatására. Tudom, hogy elég sokrétű a téma, de letelt az időnk, és tovább kell lépnünk a következő témára.”
#5. A „ha 10 perccel korábban érkezel, időben érkezel” szabály a meetingek befejezésére is igaz. Azaz ha a megbeszélés 9-től 10-ig van ütemezve, nem muszáj pontban 10:00-kor befejezned, hiszen így a kollégák elkésnek a következő meetingjükről.
#6. Állíts be időzítőt, hogy biztosan maradjon idő az elhangzottak összefoglalására és a kérdések megválaszolására.
2. Határozzátok meg a következő lépéseket, és állapítsatok meg határidőket
A meetingnek konkrét személyekhez és határidőkhöz kötött feladatokhoz kell vezetnie – ez az eredményes megbeszélés kulcsa.
Fontos, hogy reális határidőket szabjatok meg, a feladatoknak pedig világosnak és érthetőnek kell lenniük mindenki – és különösen a felelősök – számára.
Beszélj többes szám egyes személyben, így hangsúlyozva a csapatmunka fontosságát! Például:
- „Tehát, ahogy megbeszéltük, Alex veszi át a tartalomterv elkészítését, aminek holnap délre el kell készülnie. Andrea, azt mondtad, hogy délután 5-re meg tudod csinálni a képeket, ugye? Tamás, te pedig a videóvágást veszed kézbe. Köszi mindenkinek, együtt mindent gyorsan és hatékonyan meg tudunk majd oldani!”
Ajánld fel a segítségedet: Kérdezd meg a kollégáidat, hogy minden megvan-e a feladataik elvégzéséhez. Azt is mondd el nekik, hogy kihez fordulhatnak, ha nehézségekbe ütköznének.
Kapcsolódó kurzusok:
3. Foglald össze az elhangzottakat, és hagyj időt kérdésekre
Hogyan zárhatsz le úgy egy meetinget, hogy a résztvevők a lehető legtöbb infóval távozzanak? Az utolsó lépésben az alábbi módokon összefoglalhatod az elhangzottakat:
- „Mielőtt befejeznénk, foglaljuk össze röviden a meeting főbb pontjait, és vegyük át, hogy miről beszéltünk.”
- „Tehát három fő projektcélt határoztunk meg a következő negyedévre, és elemeztük az elmúlt hónap értékesítési adatait.”
Hagyj 5-7 percnyi időt arra, hogy a résztvevők is megoszthassák gondolataikat. Kérdezd meg a kollégáidat, hogy szeretnének-e valamit hozzátenni. A szokásos „Van valakinek bármi kérdése?” helyett próbálkozz ezzel: „Milyen kérdéseitek vannak felém vagy a többiek felé?”
4. Fejezd ki a háládat
Dicsérd meg azokat a résztvevőket, akik proaktívak voltak a meetingen és időben érkeztek. Kutatások bizonyítják, hogy ez a hozzáállás segít motiválni a csapatot, és csökkenti a résztvevők stressz-szintjét is, a megbecsülés érzése pedig azonnal felturbózza az önértékelést.
Íme néhány mondat, amit használhatsz a megbeszélésed befejezése előtt:
- „Anna, nagyon sokat segítettél ma. Neked köszönhetően végre meg tudtunk állapodni az ügyféllel!”
- „Gergő, nagyon élveztem a mai előadásodat. Egyszerűen szuper volt!
5. Kérj visszajelzést
Ezt megteheted nyíltan vagy anonim módon is. Így megtudhatod, milyen hibákat követsz el az értekezletek során, milyen típusú megbeszéléseket szeretnek jobban az alkalmazottak, és mi hiányzik nekik. Használd a Google Formst vagy speciális online szolgáltatásokat, mint például a Slido, a Jotform vagy a Typeform.
A megbeszélés utáni kérdőívnek rövidnek, gyorsnak és egyszerűnek kell lennie. A kérdéseknek világosnak és lényegre törőnek kell lenniük, hogy a résztvevők könnyen tudjanak válaszolni rájuk.
Használhatsz számos skálákat és szöveges választ kérő kérdéseket is, például:
#1. Hogyan értékeled a mai meetinget?
#2. Mennyire volt releváns/érdekes az információ a számodra? (1-től 10-ig terjedő skálán)
#3. Mennyire telt hasznosan a megbeszélés? (1 – semmi újat nem hallottam, 10 – nagyon hasznosan telt)
#4. Miről szeretnél többet/kevesebbet beszélni a megbeszéléseink során?
#5. Melyik információ volt a leghasznosabb/érdekesebb számodra?
#6. Van bármilyen javaslatod/megjegyzésed számomra?
#7. Ha egy dolgot változtathatnál az értekezleten, mi lenne az?
Lépésről lépésre próbáld meg kollégáid javaslatait megvalósítani a következő megbeszéléseid során! Ha az alkalmazottak azt látják, hogy figyelembe veszed a véleményüket, nyitottabbak lesznek a gondolataik megosztására.