A Jóbarátok című amerikai vígjátéksorozat egyik epizódjában Rachel rájön, hogy főnöke és kollégái a dohányzóban hozzák meg a legfontosabb döntéseket. Csakhogy mivel ő nem cigarettázik, ezekből a tárgyalásokból rendre kimarad; ezért aztán eljátssza, hogy ő is dohányos. Az örökzöld komédia ebben a részben egy nagyon is létező jelenség elé tartott görbe tükröt. A munkahelyi informális kommunikáció ugyanis fontosabb szerepet tölt be, mint azt talán elsőre gondolnánk.
Egy kis történelem
Az angol nyelvben külön kifejezés is létezik a jelenségre, ez a „grapevine communication”, azaz „szőlőtőke kommunikáció”. A szó etimológiájáról két magyarázatot ástak elő, de alapvetően mindkettő ugyanarról a tőről fakad. Az egyik szerint a kifejezés a XIX. századig, az amerikai polgárháborúig nyúlik vissza, mikor a távírókhoz használt kábeleket a fák közé feszítették ki, hasonlatosan ahhoz, ahogy a szőlőtőkéket kötözik ki. A gyorsan mozgó csatamezők között azonban ezek gyakran ingatag lábakon álltak, ráadásul a fegyverdörgés közepette olykor sebtiben csapták össze az üzeneteket, így azok gyakran zavarosak lettek. Ezért kezdték el mondogatni a katonák a meg nem erősített információkról, hogy azokat is biztos „a szőlőtőkén hallották”. A másik elmélet szerint a kifejezés New Yorkból származik, ahol ugyancsak a polgárháború során a Fogadó a Szőlőtőkéhez a szembenálló kémek közkedvelt törzshelye, ezáltal a pletykák és szóbeszédek igazi gyűjtőhelye volt.
Munkahelyi környezetben az informális kommunikáció kategóriájába tartozik minden, ami nem a hivatalos csatornákon keresztül bonyolódik, legyen szó akár éppen a dohányzói beszélgetésekről, a folyosói pletykákról, vagy a közösségimédia-csoportokban zajló információcseréről.
Gondoljunk csak bele egy munkanapunkba! Valószínűleg mi magunk is azt tapasztaljuk, hogy valójában ilyen információkból sokkal több van egy munkahelyen, mint hivatalos közleményekből.
Ami azt illeti, amerikai kutatások szerint a szervezeti kommunikáció 70 százalékát ezek az informális beszélgetések adják.
De jó ez egy munkahelyen? – merülhet fel bennünk joggal a kérdés.
Pro...
Kezdjük az előnyökkel!
#1. Őszinteség: egymás közt a munkavállalók könnyebben tárják fel valódi igényeiket, érzéseiket, ötleteiket, vagy akár sérelmeiket.
#2. Hatékonyság: az előzőből fakadóan szabadabban beszélnek problémáikról, aggályaikról, így könnyebb megoldást is találni rájuk. Egyszerűbb az egyik oldalról visszajelzést, a másikról javaslatot adni.
#3. Értelmezés: a felső vezetéstől érkező hivatalos utasítások megfejtéséhez olykor nem árt átbeszélni az elvárásokat.
#4. Gyorsaság: a szóbeszéd az e-mailnél is sebesebben terjed.
#5. Közösség: a gördülékenyebb párbeszéd jobb kapcsolatokat eredményez, ráadásul segít csapatot építeni.
...és kontra
És akkor jöjjön a fekete leves! Az informális kommunikáció legnagyobb veszélye, hogy téves vagy félinformációk kelnek szárnyra a vállalaton belül. Ráadásul a hamis pletykáknak megvan az a különös tulajdonsága, hogy megállíthatatlan futótűzként terjednek szét. Ezt tudományos vizsgálatok is igazolják: amerikai kutatók Twitter-bejegyzések elemzéséből megállapították, hogy
az álhíreket 70 százalékkal nagyobb eséllyel osztják meg az emberek, mint az igazságot, ráadásul a hazugságok makacsabban is tartják magukat.
A jelenséget azzal magyarázták, hogy az álhírek általában meglepőbbek, új információt tartalmaznak, márpedig az emberek szívesebben osztanak meg újdonságokat.
A jó hír, hogy a munkahely azért nem egy internetes mikroblog, ahol névtelenségbe lehet burkolózni. Így aztán a környezet is sokkal hitelesebb:
becslések szerint az informális csatornákon átadott információ 75-90 százaléka helytálló.
A beszélgetések témája is erősen korlátozott: egy 2000-es években végzett amerikai kutatás szerint a munkahelyi pletykák harmada a személyi változásokat, másik harmada az elégedettséget – vagy éppen elégedetlenséget – és az állás biztonságát érintette.
Ha az informális kommunikáció teljesen uralkodóvá válik, a szóbeszéd és pletyka elszabadul, annak mégis komoly következményei lehetnek. Szélsőséges esetben, ha például egy álhír kiszivárog, akár a cég hitelét, végső soron eladásait is ronthatja. Vállalaton belül pedig:
- kikezdi a bizalmat,
- pazarolja a hatékonyságot és időt,
- fölösleges aggodalmakat szül,
- megosztja a közösséget és
- bánthatja mások érzéseit.
Elszabadult hajóágyú
Az informális kommunikációt tehát nem szabad félvállról venni, különben elszabadult hajóágyúként nagy károkat okozhat. Fontos észbe vésni, hogy ezt a jelenséget nem lehet parancsszóval eltüntetni. Emberek vagyunk, a beszélgetés, és igen, a pletykálkodás is életünk része. A vizsgálatok is azt bizonyítják, hogy azok a főnökök, akik nem figyelnek oda a folyosói beszélgetésekre, feleannyira megbízhatóan tudják, mi történik a cégen belül, mint azok, akik nyitott fülekkel járnak.
Michael Hartland nemzetközi kommunikációs szakember a következő öt tanácsot adja fegyverként a vezetők kezébe a pletykával kapcsolatban:
#1. Adj teret! Nem mindig lehet megakadályozni a pletykák felröppenését, de teret lehet adni annak, hogy a kollégák pozitívan kifejthessék véleményüket. Ilyen lehet például a kérdőív, ahol névtelenül önthetik szavakba érzéseiket.
#2. Adj hírt! A legrosszabb hír, ha nincs hír. Már csak azért is, mert a pletykák a vákuumban terjednek a legjobban, a kommunikáció hiánya csak spekulációkhoz fog vezetni. Persze minden részletbe nem kell mindenkit beavatni, de jó, ha a kollégákat időnként megszólítja a felső vezetés.
#3. Légy egyenes! A szóbeszéddel legjobb szemtől szemben leszámolni. Az őszinteség jó üzenetet közvetít. Jó módszer lehet például a „kérdezd a főnököt” értekezlet megrendezése.
#4. Légy résen! A hamis, káros pletykák megfékezésének legjobb módja, ha még elterjedésük előtt sikerül őket megállítani. Ehhez viszont résen kell lenni, figyelni kell a kollégákat és kommunikációs csatornáikat, amihez nem árt egy kis nyomozói véna sem.
#5. Jelezz vissza! Azzal is kihúzhatod a szóbeszéd méregfogát, ha folyamatosan visszajelzel a kollégának, ismerteted az eredményeket – még akkor is, ha éppen valamilyen kudarcról számolsz be.
Kapcsolódó kurzusok:
