A Zero Inbox egy e-mailmenedzsment módszer, amely korántsem új, mégis sokan félreértelmezik, tartanak tőle, vagy nem tudják, hogyan érdemes bevezetni. Pedig egy alapvetően nagyon jól használható módszerről van szó, amelyet ha elsajátítunk, akkor a címben szereplő kérdésre egyértelmű lesz a válasz – nézzük, hogyan érdemes tehát csinálni!
Ha rákeresünk az e-maillel kapcsolatos kutatásokra, millió ijesztő statisztikát olvashatunk arról, hogy napi több tucat, rosszabb esetben több száz, világszinten napi több milliárd(!) e-mail érkezik, hogy a napunk hány százalékát töltjük e-mailek olvasásával és írásával, és milyen mértékben rontja a hatékonyságunkat és fókuszunkat az állandó e-mailáradat. Konkrét számadatok nélkül is érzékeljük azonban, hogy a helyzet nem a legfényesebb.
Ami igazán ijesztő, az az, hogy a téma már viszonylag régóta aggasztja az emberiséget. Merlin Mann hatékonyságszakértő 2006-ban(!) döntött úgy, hogy ebből elég, és létrehozta a Zero Inbox módszert, ami a mai napig tán a legismertebb metódus arra, hogy valamelyest kordában tarthassuk a levelezésünket.
A Zero Inbox név nem a legszerencsésebb abban a tekintetben, hogy nagyon sokan félreértik, és azt gondolják, a cél a tökéletesen üres inbox. Holott Mann a zérót úgy értelmezte, hogy „az az időmennyiség, amennyit az agyunk az inboxban tölt”, vagyis azt remélte a módszertől, hogy elsősorban attól a hatalmas mentális tehertől szabadít meg, amit az e-mailtömeg ránk mér.
Prók és kontrák
A Zero Inboxnak sok pozitív hozadéka van. Elsősorban segít mederbe terelni az e-mailjeidet, azaz minden egyes e-mailed sorra kerül és kezelve lesz, valamint a helyére kerül abban az értelemben, hogy van vele teendő vagy sem. Másodsorban a használatával megvédheted az idődet, a hatékonyságodat és a fókuszodat, ezáltal pedig lényegesen csökken a napi stressz mértéke.
A sokat emlegetett árnyoldalai közül több (időigényes, végtelen folyamat) nem állja meg a helyét, hiszen Zero Inbox nélkül is megtapasztaljuk ezeket nap mint nap. Valós veszély azonban, hogy könnyen a módszer megszállottjává lehet válni; amikor már azért küzdünk az e-mailjeinkkel, hogy minden másodpercben üresen tarthassuk a postafiókunkat, bizony kontraproduktívvá válik a folyamat (azonban ez – ahogy korábban már érintettük – a módszer nevének félreértelmezéséből adódik).
Alapelvek
Maga a módszer néhány nagyon egyszerű elvre épül. Az első és legfontosabb az, hogy a levelező kliensünk nem arra való, hogy egész nap nyitva legyen és ontsa magából a leveleket. Nagyon rossz szokás az, hogy folyamatosan meg van nyitva a mailboxunk, és állandó pittyegéssel, felugró ablakkal vagy csak némán, de mégis szem előtt jelzi, hogy új levelünk jött az x darab olvasatlan mellé. Az emberi természet olyan, hogy az újdonságra ugrik, a beeső e-mail ezért egy állandó megszakítás, ami lehetetlenné teszi az elmélyült munkát. Éppen ezért az első ökölszabály az, hogy a levelező programot csak akkor nyitjuk meg, ha konkrétan az e-mailjeinkkel akarunk dolgozni, egyébként be van csukva, az értesítések le vannak némítva.
Természetesen a levelezésünkre időt kell szánni, erre azonban dedikált idősávokat szabunk. Mindenki más munkaritmusban dolgozik, más követelményeknek kell eleget tennie, más mennyiségű e-maillel kell napi szinten leszámolnia, így arra vonatkozóan irányelveket adni, hogy mikor, milyen gyakran, milyen hosszan érdemes az inboxot megnyitni és feldolgozni, nem lehet. De mindenképpen itt indul a folyamat, hogy meghatározzuk, hogy naponta mikor vannak az e-mailezésre szánt időblokkjaink. Ezeket az idősávokat kommunikálni lehet a környezetünk felé, akár aláírásban tájékoztatni a kollégákat, partnereket arról, hogy mely időpontokban számíthatnak arra, hogy olvassuk a levelüket és válaszolunk is rá. Sok helyen ez a módszer már a vállalati kultúra része, és nagy hatékonysággal működik a fókuszált munkaidő megvédésében.
Mann felhívja a figyelmet arra, hogy az inboxunk nem arra való, hogy teendőlistaként használjuk, vagy benne tároljunk olyan információkat, amelyeket később fogunk felhasználni. Éppen ezért, amennyiben eljött az idő a levelezésünk feldolgozására, Mann az alábbi lépéseket javasolja:
- Törlés/archiválás. A levél átnézése után döntsd el, hogy van-e vele teendő, illetve amennyiben nincs, tartalmaz-e olyan infót, amire később még szükséged lehet. A további teendőt nem tartalmazó levelet töröld vagy archiváld.
- Delegálás. Ha van vele teendő, de más is meg tudja csinálni, vagy esetleg jobban meg tudná oldani, azonnal küldd tovább neki, majd töröld/archiváld a levelet.
- Válasz. Ha a levél pár perc alatt megválaszolható, akkor tedd meg. Ezzel azonban érdemes vigyázni, mert a sok gyorsan megválaszolható levél összeadódik, és könnyedén több órásra nyúlhat a levelezésre szánt idő.
- Válasz később. Amennyiben hosszasabban kell válaszolnod, netán utána kell nézned valaminek, mielőtt visszaírnál, halaszd el a feladatot. Ilyenkor szoktuk az inboxban hagyni a levelet, és így változik egy fura teendőlistává végül a levelezésünk... Ezt a módszert érdemes megszüntetni, és a választ vagy teendőként felírni, vagy a naptárban időt szakítani rá, a levelet pedig elpakolni az inboxból.
A folyamat végére ideális esetben nem marad levél a postafiókunkban, de természetesen azért ez nem mindig történik így. Arra mindenképp érdemes figyelni, hogy 24 óránál régebbi levél ne álljon a levelezésedben. De – ahogy már beszéltük – a tökéletesen üres inbox nem követelmény!
További tippek
Van még néhány olyan trükk, amivel még hatékonyabbá teheted a levelezésed. Ezeket akkor is érdemes lehet beépítened, ha végül nem köteleződsz el a Zero Inbox mellett.
Nem minden levél egyformán fontos. Mindig van egy maroknyi olyan e-mail, ami tényleg megéri a törődést; ha ezeket sikerül jól beazonosítanod, és az e-mailekre szánt idődben ezekre fókuszálnod, a többit pedig minél inkább figyelmen kívül hagynod, nyert ügyed van.
Leiratkozás! A sokkoló mennyiségű e-mailhez erősen hozzájárul a megszámlálhatatlan hírlevél is, amelyekre ilyen-olyan okokból feliratkoztunk/felkerültünk. Jó trükk lehet az is, ha külön e-mailcímet használsz a hírleveleknek, és csak akkor nyitod meg, amikor tudsz rájuk időt fordítani.
Haladj visszafelé az időben. Ha nagyon sok leveled van (pl. mert eddig elhanyagoltad a témát, vagy éppen hosszabb szabadságról jöttél vissza), akkor a levelek feldolgozását kezdd a végéről, azaz a legújabbaktól indulj a régebbiek felé. Könnyen lehet, hogy egy hosszabb levelezés végigolvasását tudod megspórolni, mert a legutolsó levél a témában választ ad sok kérdésre, vagy éppen kiderül, hogy már elévült a téma. Ha többezer levéllel indulsz neki a Zero Inboxnak, akkor kezdd azzal, hogy a 30 napnál régebbi leveleket egyszerűen archiválod. Ha végül kiderül, hogy szükség van valamire ezek közül, rá tudsz keresni, addig azonban nem zavarja a munkád.
Egyszer érj hozzá. Halogatásba torkollik az a szokás, hogy az új leveleket átfutod azzal, hogy majd később foglalkozol velük. Törekedj arra, hogy egy levelet csak egyszer nyiss meg, ekkor hozz róla azonnal döntést (emlékszel, töröld, archiváld, delegáld, válaszold meg vagy ütemezd be).
Használd a technológiát. Ismerd meg a leveleződ. Tudd, hogy hol lehet kikapcsolni az értesítéseket, hogyan lehet szűrőkkel leválogatni a leveleket, hogyan lehet időzített választ küldeni. Ne szánj sok időt a mappázásra, rendszerezésre, mivel a mai levelezőkben remek keresőmotor van – inkább azt ismerd ki. Ha gyakran kell hasonló leveleket írnod, készíts sablonválaszokat.
