Az adatvezérelt gondolkodásmód és döntéshozatal abszolút uralkodóvá vált az üzleti életben már a COVID válság megjelenése előtt, azóta pedig csak még inkább fontossá vált, hogy a valós adatokra alapuló trendek vizsgálatával versenyelőnyhöz jussunk.
Mára az egész gazdaság elmozdult a szolgáltatások irányába. Egyre kevesebben foglalkozunk olyan iparágakkal, ahol konkrétan előállítunk egy terméket, valójában a modern gazdaságokban megnőttek azok a területek, ahol valamilyen adattal vagy szolgáltatással foglalkozunk – tudtuk meg Tóth Mátétól, a NATO MILMED COE epidemiológiai jelentő rendszerének technológiai projekt vezetőjétől.
A szolgáltatások – ahogy a nevük is mutatja –, minden esetben valamiféle igényt szolgálnak ki, a cégeknek tehát érdekük, hogy ismerjék a vásárlókat, tudják mire van szükségük. Az a vállalkozás, amelyik olyan szolgáltatást nyújt, amire igény van, az sikeres lesz. A képlet ilyen egyszerű, azonban azt tudni, hogy pontosan mit kíván a piac, már kicsit bonyolultabb. Illetve csak volt, hiszen a modern adatelemzési megoldások, az üzleti intelligencia rendszerek – ún. BI (business intelligence) – éppen azt a célt szolgálják, hogy a felhasználók a lehető legnaprakészebb hiteles információkhoz férjenek hozzá, a számukra leginkább használható formában.
Hogy mi is tulajdonképpen az üzleti intelligencia rendszer, arról Dér Andrást kérdeztük, akinek a nevéhez elmúlt évtized legnagyobb hazai és regionális üzemanyag-kiskereskedelmi beruházásának napi szintű elemzési rendszerének kiépítése és az eredmények feldolgozásának rendszerezése fűződik. Az adat az a vagyon, amivel most rendelkezünk. Hasonlíthatjuk az olajhoz, azonban azzal ellentétben ez nem egy véges erőforrás. Annyira nem, hogy a világ jelenlegi adatállományának 98%-a az elmúlt öt évben keletkezett. Egy exponenciálisan növekvő adatmennyiségről beszélhetünk tehát, amit valamilyen módon kezelni, rendszerezni kell, majd olyan riportokat kell kinyernünk belőle, ami segíti és támogatja az üzleti döntéseinket. Ebben van nagy szerepe az üzleti intelligencia rendszereknek. Azzal, hogy a tényleges, naprakész piaci adatokra támaszkodva hozzuk meg a döntéseket, elemezzük azok következményeit és ha kell változtatunk, olyan versenyelőnyre teszünk szert, amire korábban nem volt példa.
Korábban is jellemző volt, hogy egy nagyobb üzleti döntést komoly tervezés és célcsoportkutatás előzött meg. A mostani üzleti intelligencia rendszereknek köszönhetően azonban ez a folyamat lényeges gyorsabb lett, így már a legapróbb döntéseket is konkrét adatokra alapozva (evidence based) hozhatunk meg. Bármilyen üzleti lépésnél, legyen az egy egyszerű módosítás vagy akár az egész vállalatot érintő változtatás, pontosan és számszerűen meg tudjuk indokolni annak szükségességét és mérni tudjuk a hatását. Ezek a rendszerek tehát kiiktatják a bizonytalanságot a döntési folyamatokból, ami a vezetők számára hatalmas könnyebbség lehet.
Az adat kincset ér, de csak ha jól használjuk
Legyen szó bármilyen méretű adatbázisról, az elemzésekkel csak akkor tudunk piaci előnyt szerezni, ha azokat megfelelő módon értelmezzük. A megfelelő kérdéseket kell feltennünk és a megfelelő módszereket kell alkalmaznunk, hogy értelmes választ kapjunk, másképp akár félre is vezethetnek minket az adatok.
A korreláció nem kauzáció, szól a mondás. Vagyis, ha két jelenség együtt mozog (korrelál egymással), még nem biztos, hogy ok-okozati viszony is van közöttük. Tehát hiába látok én két egymással párhuzamos trendet, koránt sem biztos, hogy van kapcsolat a kettő között. A tylervigen.com oldalon találhatunk néhány szemléletes példát, amikor is bár azonos trendeket figyelhetünk meg két területen, a kettőnek semmi köze egymáshoz:
Nem mindegy tehát, hogy milyen és mennyi adatot vonunk be az elemzésbe. Ez az a pont, ahol elkerülhetetlen az emberi erő bevonása az adatelemzésbe, hiszen hiába fejlődnek az üzleti intelligencia rendszerek elképesztő sebességgel, az emberi racionalitást semmi sem pótolja. Tudnunk kell már az adatmodell felépítésénél is, hogy pontosan mit akarunk vizsgálni, milyen kérdésre keressük a választ, mert mindent nem tudunk majd mérni. Azt akarjuk látni, hogy melyik értékesítési stratégia hozza a legmagasabb profitot? Esetleg arra vagyunk kíváncsiak, hogy mely régiókban milyen termékcsoportokra van leginkább igény? A válasz ott van, csak a megfelelő módon kell kérdezni.
Az adat vagyon az idő meg pénz – és a kettő összefügg
Az üzleti intelligencia rendszerek elsődleges előnye valóban az, hogy időt spórolunk vele. Ennél azonban messze több van bennük. Nagyon sok helyen a felhasználók nem kapnak direkt hozzáférést az adatbázisokhoz, leginkább exportokból dolgoznak, vagyis kapnak egy excel fájlt, amivel aztán ők tovább dolgoznak, jelentéseket készítenek, prezentációt gyártanak stb. Ha új adatcsomag érkezik, akkor újrakezdik. A BI rendszerek előnye, hogy magával az eredeti adatbázissal dolgozik, így a jelentések mindig frissek, a felület interaktív, az adatok visszanézhetők és a vizualizáció is jelentősen egyszerűbb. Egy-egy grafikont egy direkt linken meg lehet osztani a vezetőséggel, ha arra van szükség, anélkül, hogy csatolmányokkal dolgoznánk, mindenki valós időben, ugyanazt a táblát látja. Ez nem csak a mindennapi munkában, de egy helyettesítés vagy munkakör átadás esetén is hasznos tud lenni.
Előfordult már, hogy egy képzésen az egyik résztvevő egy olyan saját excel fájlt mutatott, amiben mindent, még a képleteket is egyesével, manuálisan vitte be – osztotta meg saját élményét Tóth Máté. Ez kéthetente 3 napnyi munkát jelentette neki. A kurzuson megmutattuk, hogyan lehet ezt az egészet egy 20 perces egyszeri erőbefektetéssel automatizálni. Az időtakarékosság azonban csak a kezdet. Az ilyen jellegű, hatékonyságot növelő technológiákra nagyon nagy szükség volt eddig is, azonban mióta megjelent a COVID válság, az informatika és az adatvezérelt gondolkodásmód abszolút uralkodóvá vált az üzleti életben.
BI használata informatikai háttér nélkül – lehetséges?
Szakértőink szerint alapvető adatbáziskezelési ismeretekkel már bele lehet vágni egy-egy BI rendszer bevezetésébe. Aki használt már excel táblát, ismer egy-két függvényt, készített már kimutatás, és alapvetően tudja hogyan érdemes rendszerezni az adatokat, annak egy üzleti intelligencia rendszer használata sem lesz nehéz. Erre az alaptudásra könnyen és gyorsan lehet építkezni. A leginkább ismert és használt ezen a területen a Microsoft Power BI rendszere. Ez nem csak az adatvizualizációs lehetőségek miatt kiemelkedő, hanem szoftvert körülvevő közösség miatt is. Havonta érkeznek hozzá frissítések, amelyeket a felhasználók igényei alapján dolgoznak ki, illetve az sem hátrány, hogy tökéletesen illeszkedik a Microsoft környezetbe. Rengeteg ingyenesen elérhető tartalom van, illetve számtalan fórum, így nagyon sok segítséget kaphatunk a használatához. Ha elakadunk, akkor biztosak lehetünk benne, hogy valaki, valahol már találkozott a mi problémánkkal és tud majd megoldással szolgálni.
A technikai tudás mellett azonban fontos, hogy legyen egyfajta absztrakt gondolkodásmódunk, vagyis ne csak az egyes részleteket lássuk, tudjunk nagyban gondolkodni. Higgyünk benne, hogy az a logika, amivel egy elemzést felépítünk más, akár lényegesen nagyobb adatbázisokon is ugyanolyan jól működni fog.
