Open office, tréningek, mátrix rendszer – aki dolgozott már irodai környezetben, azoknak ezek a fogalmak nem ismeretlenek. Bár sokan a filmekben látott – „laza, elég tízre bemennem, de délután már lelépek, a főnök a haverom” típusú – munkahelyre vágyunk, ez a fajta működés hosszú távon nem életképes. Mint az élet minden területén, itt is egyértelmű célokra és folyamatokra van szükség.
A cégek életében kulcsfontosságú a szervezettség, illetve a „jól szervezettség”. A kiváló termék vagy szolgáltatás a siker egyik, a megfelelően működő csapat, a hatékony szervezeti struktúra a másik alappillére a jól működő vállalkozásoknak. Sok esetben azonban kevés hangsúlyt kap ez a terület, illetve néha rossz irányból közelítenek hozzá.
A leggyakoribb intő jelek a vállalkozások életében
Általában a profitcsökkenés egyértelmű jele annak, hogy valami nem működik jól, erre figyelnek fel leginkább a vezetők, ilyenkor kerülnek leginkább górcső alá a céges folyamatok, hogy kiderüljön, hol és mi a hiba. Azonban számos egyéb jel is utal rá, valami nem működik optimálisan.
Milyen helyzetekre kell odafigyelni?
#1. A munka nagy részét a „tűzoltás” teszi ki - azaz mindig épp csak megoldjuk a felmerülő problémákat, nem tudunk hosszú távon előre tervezni.
Mit tegyünk: Lépjünk egyet hátra és nézzük át a folyamatokat, hogy megtaláljuk, hol a hiba. A legkézenfekvőbb megoldás egy átfogó kontrolling felmérés, ahol egyértelműen kiderülhet, mely területen érdemes változtatni.
#2. A kollégák körében nagy a fluktuáció - nem tudjuk megtartani a tehetséges embereket.
Mit tegyünk: Végezhetünk elkötelezettség felmérést, amely nem csupán azt jelezheti, hogy gond van, de pontosan látjuk majd, hol és mit kell változtatni. Lehet probléma a hatékonyság, a csapat együttműködés, a vezetőkkel való kommunikáció stb.
#3. A belső kommunikáció nem megfelelő - az információ nem jut el, vagy nem megfelelően az egyes emberekhez.
Mit tegyünk: Először is vizsgáljuk meg, hogy a használt kommunikációs eszközök és csatornák összhangban vannak-e a vállalati kultúrával. Ne próbáljunk túl lazák lenni akkor, ha a vállalati közeg egyébként nem ilyen. Találjuk meg a megfelelő csatornákat és ne féljünk új fórumokat létrehozni.
#4. Nem egyértelmű kinek, mi a dolga - a szerepkörök és határvonalak nincsenek egyértelműen meghatározva.
Mit tegyünk: Egy vezetőnek kötelessége a csapatát folyamatosan fejleszteni - függetlenül attól van-e épp változás a cég életében. Tudnia kell, hogy 3 év múlva hol szeretne tartani, mi a céges stratégia és ahhoz folyamatosan fejleszteni az embereit. Van, hogy belülről építkezünk, és van, hogy kívülről kell behozni a szükséges kompetenciát, ami emelheti a cég összteljesítményét. Azonban sohasem szabad figyelmen kívül hagyni hogy a meglévő csapattagok hogyan kezelik a változást, megvan-e bennük az, ami a cél eléréséhez szükséges.
#5. A kollégák között feszültség van - amelyet leginkább a fentebb említett helyzetek okoznak.
Mit tegyünk: A konfliktusokat az év 365 napján kezelni kell. Igaz azonban, hogy egy szervezetfejlesztés során, amikor sok minden változik a bizonytalanság érzet megnő. A cél az, hogy mindenki értse, hogy mi miért történik, lássák azt, hogy ez hová vezet, legyenek egyértelműek a célok.
#6. A bevezetett újítások, változások sokszor ellenállásba ütköznek, vagy nem tartósak.
Mit tegyünk: A legfontosabb a transzparens egyértelmű kommunikáció, hogy mindenki értse, mi és miért történik. Egy kis cégnél, ha összekovácsolódott csapatról van szó, elképzelhető hogy már a döntési, stratégia alkotási folyamatba is bevonjuk az embereket, míg egy nagyobb szervezetnél megvan a megfelelő hierarchikus rend, ahogyan az információ áramlik. Ezen ne változtassunk, kommunikáljuk annak megfelelően ahogy addig is, ezzel is megőrizve a kollégák biztonságérzetét. Természetes, hogy minden változás elsőre szkeptikus fogadtatásban részesül, adjunk teret az embereinknek a visszacsatolásra. Ahhoz, hogy tudjuk ennek mi a legjobb módja, ismernünk kell a kollégákat. Ha csapatban magabiztosabbak, akkor tartsunk egy értekezletet, ha szemtől szemben jobban megnyílnak, akkor adjunk erre lehetőséget.
Ha a fentiek közül bármelyiket tapasztaljuk, érdemes átvizsgálni a vállalkozás teljes működését. A problémák felismerése az első lépés, ezután ki kell találnunk mikor és milyen technikák alkalmazásával javítható a hatékonyság. Számos hazai és külföldi inspirációforrást találhatunk a témában, pl.: hogyan alkossunk stratégiát, hogyan fejleszthető a belső kommunikáció vagy miképp lehet motiválni a különböző személyiségtípusokat. A fontos az, hogy mindig az adott helyzetre szabjuk a módszereket, hogy a változtatások tartósak lehessenek.
Hierarchia mentes projektszervezetek: egy jó ötlet, ami mégsem működik
A hatékonyság alapelemei:
- jól körülhatárolt szerepkörök,
- érthető és racionalizált folyamatok,
- egyértelmű stratégia.
Számos induló vállalkozás esetében – főleg az elmúlt években – nem alakítanak ki hierarchiát, hiszen minek legyenek menedzserek, nem kell az alá-fölé rendeltség, mind felnőttek vagyunk, egy célért dolgozunk.
Bár elsőre és papíron egész jól hangzik az ötlet, az alábbi ábra azonban nagyon jól szemlélteti, miért is nem fog működni ez a gyakorlatban:
Képforrás: https://getlighthouse.com/blog/flat-organizational-structure-fails/
Ha nincs egyértelmű kommunikációs és irányítási lánc, akkor fennáll a “mindenki egyeztet mindenkivel” elv. Ez egy 3 fős cég esetében még működőképes lehet, de látható, hogy akár már egy 6-8 fős vállalkozásnál is elég nehezen lesznek nyomon követhetők a feladatok.
“Vezetőként egyszerűen lehetetlen menedzselni, ha mindenki nekünk jelent mindenről, és az sem működik, ha mindig minden információt tőlünk várnak az emberek.”
Főleg az induló vállalkozások és kkv esetén általános, hogy a feladatok nincsenek egyértelműen szétosztva, mindenki foglalkozik kicsit mindennel. A hatékonyság és a fentarthatóság érdekében fontos, hogy minden szereplőnek a megfelelő feladatkört találjuk meg, ahol ki tud teljesedni.
Leegyszerűsítve a példát az író írjon, a grafikus rajzoljon, a tervező tervezzen, a pénzügyes számoljon, a menedzser delegáljon és ellenőrizzen, a vezetőség pedig foglalkozzon a stratégiai kérdésekkel, motiváljon és értékeljen. Legyen szó egy kisvállalkozásról vagy egy többezres cégről, az alapelv nem változik.
