Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

Szervezetfejlesztés és változásmenedzsment

Szükséges rossz vagy a hatékony működés alapja?

szerv-fejl-cikk-02-60dd92699944a235974027.png

Open office, tréningek, mátrix rendszer – aki dolgozott már irodai környezetben, azoknak ezek a fogalmak nem ismeretlenek. Bár sokan a filmekben látott – „laza, elég tízre bemennem, de délután már lelépek, a főnök a haverom” típusú – munkahelyre vágyunk, ez a fajta működés hosszú távon nem életképes. Mint az élet minden területén, itt is egyértelmű célokra és folyamatokra van szükség.

A cégek életében kulcsfontosságú a szervezettség, illetve a „jól szervezettség”. A kiváló termék vagy szolgáltatás a siker egyik, a megfelelően működő csapat, a hatékony szervezeti struktúra a másik alappillére a jól működő vállalkozásoknak. Sok esetben azonban kevés hangsúlyt kap ez a terület, illetve néha rossz irányból közelítenek hozzá.

A leggyakoribb intő jelek a vállalkozások életében

Általában a profitcsökkenés egyértelmű jele annak, hogy valami nem működik jól, erre figyelnek fel leginkább a vezetők, ilyenkor kerülnek leginkább górcső alá a céges folyamatok, hogy kiderüljön, hol és mi a hiba. Azonban számos egyéb jel is utal rá, valami nem működik optimálisan.

Milyen helyzetekre kell odafigyelni?

#1. A munka nagy részét a „tűzoltás” teszi ki - azaz mindig épp csak megoldjuk a felmerülő problémákat, nem tudunk hosszú távon előre tervezni.

Mit tegyünk: Lépjünk egyet hátra és nézzük át a folyamatokat, hogy megtaláljuk, hol a hiba. A legkézenfekvőbb megoldás egy átfogó kontrolling felmérés, ahol egyértelműen kiderülhet, mely területen érdemes változtatni.

#2. A kollégák körében nagy a fluktuáció - nem tudjuk megtartani a tehetséges embereket.

Mit tegyünk: Végezhetünk elkötelezettség felmérést, amely nem csupán azt jelezheti, hogy gond van, de pontosan látjuk majd, hol és mit kell változtatni. Lehet probléma a hatékonyság, a csapat együttműködés, a vezetőkkel való kommunikáció stb.

#3. A belső kommunikáció nem megfelelő - az információ nem jut el, vagy nem megfelelően az egyes emberekhez.

Mit tegyünk: Először is vizsgáljuk meg, hogy a használt kommunikációs eszközök és csatornák összhangban vannak-e a vállalati kultúrával. Ne próbáljunk túl lazák lenni akkor, ha a vállalati közeg egyébként nem ilyen. Találjuk meg a megfelelő csatornákat és ne féljünk új fórumokat létrehozni.

#4. Nem egyértelmű kinek, mi a dolga - a szerepkörök és határvonalak nincsenek egyértelműen meghatározva.

Mit tegyünk: Egy vezetőnek kötelessége a csapatát folyamatosan fejleszteni - függetlenül attól van-e épp változás a cég életében. Tudnia kell, hogy 3 év múlva hol szeretne tartani, mi a céges stratégia és ahhoz folyamatosan fejleszteni az embereit. Van, hogy belülről építkezünk, és van, hogy kívülről kell behozni a szükséges kompetenciát, ami emelheti a cég összteljesítményét. Azonban sohasem szabad figyelmen kívül hagyni hogy a meglévő csapattagok hogyan kezelik a változást, megvan-e bennük az, ami a cél eléréséhez szükséges.

#5. A kollégák között feszültség van - amelyet leginkább a fentebb említett helyzetek okoznak.

Mit tegyünk: A konfliktusokat az év 365 napján kezelni kell. Igaz azonban, hogy egy szervezetfejlesztés során, amikor sok minden változik a bizonytalanság érzet megnő. A cél az,  hogy mindenki értse, hogy mi miért történik, lássák azt, hogy ez hová vezet, legyenek egyértelműek a célok.

#6. A bevezetett újítások, változások sokszor ellenállásba ütköznek, vagy nem tartósak.

Mit tegyünk: A legfontosabb a transzparens egyértelmű kommunikáció, hogy mindenki értse, mi és miért történik. Egy kis cégnél, ha összekovácsolódott csapatról van szó, elképzelhető hogy már a döntési, stratégia alkotási folyamatba is bevonjuk az embereket, míg egy nagyobb szervezetnél megvan a megfelelő hierarchikus rend, ahogyan az információ áramlik. Ezen ne változtassunk, kommunikáljuk annak megfelelően ahogy addig is, ezzel is megőrizve a kollégák biztonságérzetét. Természetes, hogy minden változás elsőre szkeptikus fogadtatásban részesül, adjunk teret az embereinknek a visszacsatolásra. Ahhoz, hogy tudjuk ennek mi a legjobb módja, ismernünk kell a kollégákat. Ha csapatban magabiztosabbak, akkor tartsunk egy értekezletet, ha szemtől szemben jobban megnyílnak, akkor adjunk erre lehetőséget.

Ha a fentiek közül bármelyiket tapasztaljuk, érdemes átvizsgálni a vállalkozás teljes működését. A problémák felismerése az első lépés, ezután ki kell találnunk mikor és milyen technikák alkalmazásával javítható a hatékonyság. Számos hazai és külföldi inspirációforrást találhatunk a témában, pl.: hogyan alkossunk stratégiát, hogyan fejleszthető a belső kommunikáció vagy miképp lehet motiválni a különböző személyiségtípusokat. A fontos az, hogy mindig az adott helyzetre szabjuk a módszereket, hogy a változtatások tartósak lehessenek.

Hierarchia mentes projektszervezetek: egy jó ötlet, ami mégsem működik

A hatékonyság alapelemei: 

Számos induló vállalkozás esetében – főleg az elmúlt években – nem alakítanak ki hierarchiát, hiszen minek legyenek menedzserek, nem kell az alá-fölé rendeltség, mind felnőttek vagyunk, egy célért dolgozunk.

Bár elsőre és papíron egész jól hangzik az ötlet, az alábbi ábra azonban nagyon jól szemlélteti, miért is nem fog működni ez a gyakorlatban:

Képforrás: https://getlighthouse.com/blog/flat-organizational-structure-fails/ 

Ha nincs egyértelmű kommunikációs és irányítási lánc, akkor fennáll a “mindenki egyeztet mindenkivel” elv. Ez egy 3 fős cég esetében még működőképes lehet, de látható, hogy akár már egy 6-8 fős vállalkozásnál is elég nehezen lesznek nyomon követhetők a feladatok. 

“Vezetőként egyszerűen lehetetlen menedzselni, ha mindenki nekünk jelent mindenről, és az sem működik, ha mindig minden információt tőlünk várnak az emberek.”

Főleg az induló vállalkozások és kkv esetén általános, hogy a feladatok nincsenek egyértelműen szétosztva, mindenki foglalkozik kicsit mindennel. A hatékonyság és a fentarthatóság érdekében fontos, hogy minden szereplőnek a megfelelő feladatkört találjuk meg, ahol ki tud teljesedni. 

Leegyszerűsítve a példát az író írjon, a grafikus rajzoljon, a tervező tervezzen, a pénzügyes számoljon, a menedzser delegáljon és ellenőrizzen, a vezetőség pedig foglalkozzon a stratégiai kérdésekkel, motiváljon és értékeljen. Legyen szó egy kisvállalkozásról vagy egy többezres cégről, az alapelv nem változik.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.