Online kurzusok
50% kedvezménnyel
-50%
-50%
Érdekel
LABA Tartalomgyár

Útmutató a sikeres projektindításhoz: kockázatok és tapasztalatok

Egy projekt sikeressége nem a tervek részletességén, hanem azok minőségén múlik – interjú Acsay Csabával, a British Telecom projektmenedzserével.

cover-1-60d5ea661b687004067319.jpg

Egy projekt elindítása komplex feladat, számos kihívással kell szembenézni legyen ez az első vagy akár a századik alkalom. Mik a leghatékonyabb módszerek, hogyan kerüljük el a káoszt, hogyan szabjuk magunkra a hazai és nemzetközi jógyakorlatokat? Számos kérdés, amikre gyakorlati válaszokat kaptunk a Projektvezető - Projektindítás és PMO kurzus előadójától, Acsay Csabától.

Hogyan lesz valakiből projektvezető? Tudtad előre, hogy ezzel akarsz foglalkozni vagy más motivált, hogy erre indulj?

A projektmenedzserek egyik legfontosabb feladata a tervezés, a koordináció és a csapatirányítás. Számomra mindez vonzó volt, mivel a hétköznapi életben is tervezgető típus vagyok. Tudatosan építettem a karrieremet, nem az vagyok, aki sodródik az árral, tudtam mivel akarok foglalkozni és mindent meg is tettem azért, hogy elérjem.

Azon kevesek közé tartozom, akik projektmenedzsmentet tanultak, majd ezen a területen is helyezkedtek el. Már az egyetemen információmenedzsment szakirányba indultam el, majd az első munkahelyemen projektmenedzserként dolgoztam. Ez egy nagyon kicsi projekt volt, tulajdonképpen egyszemélyes, így egyúttal én végeztem az értékesítésnél a termék bemutatását, én voltam az üzleti elemző, a mérnök és a trainer is a csapatban. Azóta is – egy kisebb kitérővel, amikor is kipróbáltam magam középvezetőként – projektvezetőként, projektmenedzserként dolgozom.

Mennyire jellemző a te helyzeted? Mindenki ennyire tudatosan készül erre a pályára?

Szerintem nagyon változó, hogy kiből lesz projektmenedzser. Egyre több olyan kollégám van, akik közgazdasági vagy műszaki egyetemeken végeztek, majd projektvezetőként helyezkedtek el. Főleg IT területen jellemző, hogy a technikai oldalról érkeznek a menedzserek. Ebben a szakmában egyébként az a nehézség, hogy alapvetően nem egy kezdő, junior pozíció. Kell némi munkatapasztalat, hogy valaki másokat vezessen. Ezt lehet megkerülni az ún. projektirodával vagy projekt asszisztensi feladatkörrel, ami projektmenedzsment, de annak „vezetői” feladatai nélkül. A kurzuson ezzel részletesen foglalkozunk majd.  

Mi tesz valakit alkalmassá erre a pályára? Milyen készségekre, kompetenciákra van szerinted szükség?

Ez érdekes kérdés, mivel véleményem szerint idővel változik, hogy milyen készségekre van szükség. Amikor valaki kis projekteket visz egyedül, vagy kis létszámú csapattal, akkor a hangsúly a menedzsment feladatokon van. Ki kell találni milyen módszertan szerint dolgozzunk, milyen legyen a részletes projektterv, hogyan készítsünk menedzsment riportokat és hogyan kövessük nyomon az előrehaladást. Aztán ahogy eljutunk a nagyobb projektekhez, egyre fontosabbak lesznek az interperszonális, kommunikációs készségek, ugyanis itt már nem feladatokat, hanem projektmenedzsereket kell menedzselni. Programvezetőként vagy portfólió menedzserként már számos projekt tartozhat hozzánk, a projektvezetők nekünk számolnak be az eredményekről. Ezen a szinten már nem csak az irányítás a feladatunk, a csapatmotiváció, a konfliktuskezelés, az ügyfelek kezelése a mindennapjaink része lesz. Ahogy haladunk előre, úgy helyeződik át a hangsúly a menedzsmentről az irányítói, vezetői feladatokra.

Három kifejezést is használtunk már: projektmenedzser, projektvezető és projektiroda – tegyük ezeket tisztába. Ki a menedzser, ki a vezető és mit csinál a projektiroda?

Az eddigi tapasztalatom szerint sajnos nincs egységes elnevezés arra, hogy pontosan ki a projektvezető és a ki a projektmenedzser. A vezető szó magasabb beosztást sugall, ugyanakkor találkoztam olyan céggel, ahol azt nevezték projektvezetőnek, akinek nem volt még elég tapasztalata ahhoz, hogy menedzser legyen. Ezen a téren tehát elég változó, hogy milyen feladatkört takar az elnevezés.

A projektiroda már jobban körülírható. Itt is lehet valaki junior, kezdő, de az iroda állhat akár tapasztalt projektmenedzserekből is. A projektiroda lehet egyemberes, de alkothatja egy csapat is. A kurzus első óráján a projektirodák fajtáit fogjuk majd megvizsgálni. Vannak, amelyek projekteken belül segítenek és vannak, amik a projektek felett állnak. Előbbit nevezhetjük a projektmenedzserek jobbkezének, míg utóbbi akár módszertant meghatározó jogkörrel is rendelkezhet. Ebből látszik, hogy a projekt iroda vagy PMO a projekt menedzsmenten belüli karrierút is lehet. Jelenleg én is – sokévnyi tapasztalattal – egy  projektirodát vezetek egy száz fős programon belül.

Egy jó projektiroda már a kezdeteknél nagy segítség. A projektindítás egy nagyon intenzív időszak, amikor a projektvezetőnek rengeteg feladatra kell egyszerre odafigyelnie, ebben pedig minden támogatás jól jön. Körülbelül egy tucat projektindítással a hátam mögött, ez lesz a kurzus másik fókuszpontja, hogyan, mire kell figyelni az indulásnál.

Mik lehetnek a legnagyobb problémák az indulásnál?

A projektindítás, ahogy említettem egy intenzív szakasz, ahol még könnyű időben megcsúszni. Sok esetben a projektmenedzser ilyenkor még egyedül van, neki kell összeállítani a csapatot, megtervezni az indulás ütemtervét, kidolgozni a feltételeket. Általában nincsenek kész receptek, önállóan kell kidolgozni, hogyan kezeljük a kockázatokat, ki legyen a vezetői testületben, milyen időközönként legyenek egyeztetések és így tovább. Nagyon sok mindent kell felépíteni és könnyű ezekben elveszni, ha nem a megfelelő dolgokra fókuszálunk.

Amibe például a projekt elején sok energiát kell befektetni, az az erőforrás- és a költségterv véglegesítése után ennek kontrolljának a felállítás. Ezt bonyolítja, hogy sokszor a projekt elején még nem lehet forintra meghatározni, hogy mekkora büdzsé szükséges a lebonyolításhoz, így a pénzügyi kontroll mozgó célpontra lő. A kiadásoknak számos fajtája van, a csapattagok órabére mellett – itt megjegyezném, hogy azt is nehéz meghatározni az elején, pontosan ki, mennyit, milyen díjazással fog dolgozni a projektben – beszállítókra, eszközökre is szükségünk lehet, vagy felmerülhetnek utazási költségek is. Az a fontos, hogy megtaláljuk a megfelelő módszert, hogyan tudjuk kontroll alatt tartani a büdzsénket. 

Az ütemterv készítése szintén kritikus pont a projektek életében. Minél nagyobb a projekt, annál kevésbé tud a projektvezető a tevékenység szintű kimutatásokra fókuszálni. Sok olyan projektet láttam, ahol több ezer soros ütemtervet készítettek, majd ezek aktualizálására, karbantartására már nem maradt kapacitás és motiváció. Változó, hogy mi az ésszerű megoldás, egy nagyobb projekt esetében célszerű, ha a projekt- és programvezetők csak a nagyobb mérföldkövekre és a kockázatokra koncentrálnak, az egyes munkafolyamatokra, a feladat szintű tervezésre pedig alprojekteket hoznak létre. A kurzuson átnézzük majd a különböző projektfelépítéseket, a projektek belső szerkezetét, az egyes munkafolyamatokat. Foglalkozunk az alprojektek, alcsoportok szerkezetével, a feladat- és felelősségi körökkel.

Véleményem szerint egy projekt sikeressége nem a tervek részletességén, hanem azok minőségén múlik. 

A költségvetés kritikus pont, amit nem lehet előre pontosan megtervezni. Hogyan lehet mégis hatékonyan kezelni a költségeket?

Minden projekt sajátossága, hogy van benne valamennyi bizonytalanság. Ez igaz a költségvetésre is. Leginkább a vállalati kultúrától függ, hogy ezt hogyan kezelik. Képeznek-e valamilyen tartalékot, ezt ágazati vagy projekt szinten kezelik – számos megoldás létezik. Amit projektvezetőként tehetünk, hogy folyamatosan nyomon követjük a költségeket, így mindig tudjuk, hogy eddig mennyit költöttünk és mekkora összeg kell még a befejezéshez. A költségvetéssel nem elég a projekt elején foglalkozni, folyamatosan kontroll alatt kell tartani, így elkerülhető, hogy hirtelen megduplázódjanak a költségek és ezzel sokkoljuk a szponzorokat. Ha havonta átnézzük a költségeket, az előrejelzésünk és kockázatmenedzsmentünk a pénzügyi kockázatra is kiterjed, akkor azonnal látszanak a kritikus pontok, előre tudjuk jelezni a lehetséges változásokat. Ennek egyik gyümölcse, hogy a vezetőség proaktívan tud segítséget adni, és nem a tűzoltásnál kerül bevonásra.

A projekt felépítése függ a témától vagy területtől? Mi befolyásolja, hogy milyen eszközöket, szoftvereket használnak a munka során?

A projektek szerkezete inkább a mérettől és a környezettől függ, mint a témától. Nem mindegy például, hogy a projektünk egy program része vagy önállóan kell dolgoznunk. Ez a környezet meghatározza, mennyi mindent kell nekünk kitalálni és felépíteni, ugyanakkor ha egy program részeként indulunk, remélhetőleg nem kell mindent a nulláról kezdenünk, bekapcsolódhatunk egy már létező struktúrába. 

Projektek mindenhol, mindenféle környezetben léteznek, legyen szó az egészségügyről, építőiparról, üzleti életről. A projekt egyfajta munkavégzési stílus, a pontos szabályokat és módszereket a cég és a vállalati kultúra határozza meg. Vannak területek, ahol minden online zajlik és van, ahol ez elképzelhetetlen. Hidat építeni nem lehet csak virtuálisan, de az sem kivitelezhető, hogy különböző országokban élő projekttagok hetente találkozzanak. Mindkét esetben fontos, hogy a megfelelő platformokat használják a munkára. A kurzus egyik utolsó témájaként a projektmenedzsment szoftvereket nézzük majd át. Itt ne csak a tervezőprogramokra gondoljuk, hiszen szükség lehet dokumentumtárra, együttműködési platformokra is. A tapasztalatom szerint a különböző cégek különböző szoftverek mellett tették le a voksukat, ezeket is megvizsgáljuk, valamint megnézzük majd a legújabb fejlesztéseket.

A kurzus egyaránt szól kezdőknek és tapasztalt projektmenedzsereknek. Ki és mit profitálhat belőle?

Minden projektindulásnál, függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy projektről beszélünk, hasonló kihívásokkal kell szembe néznünk, legfeljebb azok komplexitása tér el. Minél nagyobb projektről beszélünk, annál fontosabbá válik, hogy minden szervezetten, strukturáltan történjen. Legyen szó ütemterv készítésről vagy kockázatkezelésről, a kis és nagy projektek esetén is ezekkel indul a munka. 

Akik kezdőként csatlakoznak a kurzushoz, fel tudnak készülni arra, milyen kihívásokkal kell majd szembenézniük, amikor első projektjükbe belevágnak, a tapasztaltabb projektmenedzserek pedig tanulhatnak a bemutatott jógyakorlatokból, valós példákon keresztül láthatják, mit és hogyan oldottak meg más területeken. 

A projektindítás mellett a kurzus másik nagy témája a projektirodák működése. Kezdőként hasznos lehet látni, hogyan lehet már az iskolapadból frissen kikerülve egy projekt irodán keresztül akár a cég legnehezebb programjába becsatlakozni, míg tapasztalt, senior projektvezetőként a munkaszervezés szempontjából mutatunk jó példákat. Az a tapasztalatom, sok esetben nem megfelelően használják ki a projektirodákban rejlő lehetőségeket. A vezető túlterhelt, míg a projektiroda lógatja a lábát. Kellő odafigyeléssel és szervezéssel ez elkerülhető. 

Említetted, hogy te már az egyetemen is projektmenedzsmenttel foglalkoztál. Mennyire tudtad hasznosítani a munkaerőpiacon az ott tanultakat?

Az egyetemen a PMI (Project Management Institute) módszertanát tanultuk, ami mai napig a vezető módszertan a világon. A nehézséget talán abban látom, hogy a tanultakat, akkor hogyan tudtam, vagy nem tudtam kontextusba helyezni. A tiszta elmélet nehezen ragad meg az ember agyában. Ennek az elkerülésére a kurzusaim során nagy hangsúlyt fektetek. A hallgatóktól mindig azt kérem, hogy mindenkinek a szeme előtt lebegjen egy valós vagy kitalált projekt, és a hallottakat próbálja meg rögtön azon alkalmazni.  Mindegy, hogy ez egy építőipari projekt, szoftverfejlesztés, vagy lehet akár egy esküvő megszervezése, a kurzus akkor a leghatásosabb, ha a tanultakat már másnap alkalmazni lehet. A LABA kurzust is így építettem fel, hogy minden hallgató a saját lehetőségeinek megfelelően házi feladatok formájában gyakorlatba ültesse az elméletet.

Mi a véleményed a projektmenedzserek helyzetéről? Mennyire nehéz elhelyezkedni, milyen lehetőségek vannak a kezdő és tapasztalt szakemberek előtt?

Az utóbbi időben kialakult egy általános trend, miszerint Nyugat-Európából vagy az Egyesült Államokból átvisznek pozíciókat Indiába, Ázsiába. Ezekben az esetekben azonban nem csak a földrajzi, de a kulturális távolsággal is küzdenek a cégek. Mi Magyarországon a két végpont között helyezkedünk el, így a nyugati cégek számára ugyanúgy költségcsökkenést eredményez egy magyar szakember alkalmazása, viszont egy hasonló kultúrából származó menedzsert kap, akivel könnyebb lehet az együttműködés. Én azt látom, hogy egyre több cég jött rá erre, és egyre több a nyitott pozíció a projektmenedzserek előtt. Személy szerint hosszú távon is stabilnak érzem a munkámat, tapasztalt projektvezetőként válogathatok a különböző projektek között.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.