Mi a közös a projektmenedzsmentben és a rögbiben? A válasz talán elsőre nem ugrik be, de ha már dolgoztál egy Scrum csapat tagjaként, akkor talán tudod: a Scrum. A Scrum egy keretrendszer, amely az agilis projektmenedzsment ernyője alá tartozik, annak az egyik legelterjedtebb módszertana egyszerűségének, letisztultságának és rugalmasságának köszönhetően. Az elnevezés az amerikai futballból ered, ahol a csapattagok együtt futnak és hatékony csapatmunkával, egymásnak folyamatosan passzolva a labdát érnek el sikereket. Ugyanez a munka világában annyit tesz, hogy a csapat közösen halad a projekt megvalósítása során, a csapattagok folyamatosan együttműködnek, kommunikálnak.
A Scrum segítségével komplex projekteket oldunk meg hatékonyan, folyamatosan változó környezetben; a váratlan eseményekre és a követelményekben, körülményekben beálló változásokra gyorsan reagálva. Emiatt a Scrum nagyban elősegíti az idő- és költséghatékonyságot, talán ezért is annyira népszerű manapság. A State of Agile 2023-as felmérése szerint a kitöltők 71%-a használ az Agile ernyője alá tartozó módszertant, melyek közül a Scrum a legnépszerűbb (az Agile-hívők 63%-a választja kedvenc módszerének). Bár ezek az adatok a szoftverfejlesztők között lettek felvéve, az agilitás és a Scrum egyre több iparágban hódít.
A Scrum-csapatok munkája úgynevezett sprintekbe szerveződik. Ezek 2-4 hetes munkablokkok, melyek során mindig egy konkrétan leírt fázisra korlátozódik a munka. A sprintek különböző ceremóniák mentén épülnek fel; cikkünkben körbejárjuk a négy Scrum ceremóniát szerepük és jellemzőik szempontjából, és néhány jó ötletet is adunk, hogy minél hatékonyabban „scrumolhassatok". (A Scrum működését részletesen a Scrum Guide írja le, ami pedig az Agile Manifestón alapul).
Mik azok a Scrum ceremóniák?
A Scrum ceremóniák első ránézésre csupán különféle megbeszélések, ám valójában ennél sokkal többet adnak.
Egy olyan keretet biztosítanak a csapatok számára, amelyben lehetőség nyílik a hatékony együttműködésre és a rugalmas alkalmazkodásra, végső soron pedig az eredményességre.
(Fontos tudni ugyanakkor, hogy kizárólag a Scrum ceremóniák alkalmazása még nem teszi agilissá, Scrum alapúvá a csapatot!)
De ki akarna még több megbeszélést? Nos, senki sem örül annak, ha újabb és újabb megbeszélésekkel terhelik meg a naptárát, ám ha ezek a megbeszélések strukturáltak, fókuszáltak, és egyébként is időkeretbe vannak foglalva, akkor bizony még a legnagyobb ellenállók is meggyőzhetők. Különösen akkor, ha valódi eredményekkel járnak ezek a megbeszélések.
Márpedig a Scrum esetében rendszerint ez történik. A Scrum ceremóniák mindegyikének megvan a maga szerepe, ideje és időkerete, hogy ne terhelje túl a naptárakat. Ugyanakkor kulcsfontosságú, hogy minden érintett fél részt vegyen rajtuk, így lesz csak hatékony a módszertan, és gördülékeny az együttműködés.
A négy ceremónia időzítése az alábbi:
- sprinttervezés (Sprint Planning): a sprint elején
- napi scrum (Daily Scrum): a sprint minden egyes napján
- sprint áttektinás (Sprint Review) és sprint retrospektív (Sprint Retro): a sprint végén
Sprinttervezés
Minden sprint a sprinttervezéssel indul, melynek során a product backlog (avagy a projekt teljesítéséhez szükséges lépések – fázisok, teendők, funkciók stb. – folyamatosan aktualizált listája) alapján kiválasztja a csapat (nevezetesen a product owner, a fejlesztőcsapat és a Scrum Master), hogy következő sprint során mit fognak elvégezni. Így áll össze a sprint backlog, mely mellett a csapat elkötelezi magát.
A product backlog és a sprint backlog között tehát az a fő különbség, hogy míg előbbi olyan tételeket tartalmaz, amelyeket a dolgok jelen állása szerint idővel meg kell csinálni, az utóbbi ennek a sprint céljához igazodó, erősen leszűkített verziója, ami nem lehetőségeket tartalmaz, hanem a sprintre nézve kötelezően megoldandó feladatokat.
A kiválasztás során tisztázni kell minden kérdéses pontot (mit jelentenek az egyes elemek, ki lesz a felelős érte, kik működnek közre, milyen előfeltétel állhat elő stb.). A sprinttervezés akkor fejeződik be, amikor a csapat elégedett a kiválasztott feladatokkal, mind céljukat, mind mennyiségüket tekintve.
A sprinttervező meeting hossza a sprint hosszától függ, méghozzá úgy számolva, hogy a sprint heteinek számát megszorozzuk kettővel, és ennyi órát szánunk rá (tehát rendszerint 4-8 órával érdemes számolni a „megszokott" 2 vagy 4 hetes sprintek alapján, de természetesen a projekt komplexitása is szerepet játszik az időtartam alakulásában). A sprinttervezés során hasznos kérdés nemcsak a „mit" (mit fogunk leszállítani a sprint végére?), hanem a „hogyan" is – utóbbi az idő és egyéb erőforrások tervezésében jelent nagy segítséget.
Napi Scrum
A napi Scrum másik neve napi stand-up meeting, utóbbi megnevezés beszédesebb.
Ez a rövid megbeszélés ugyanis gyakran tényleg állva történik, ezzel is biztosítva, hogy tényleg csak a legszükségesebb információk hangzanak el nagyon pörgős módon, nagyjából negyedóra alatt.
A Scrum csapat minden egyes napja ezzel a megbeszéléssel indul; minden résztvevő (jellemzően a Scrum Master és a fejlesztők – a Product Owner jelenléte nem szükséges) megszólal, és az alábbi három kérdésre választ ad:
- Mit csináltam tegnap a sprint céljait illetően?
- Mit fogok csinálni ma?
- Mi akadályozhat meg a munkámban?
Ezek a kérdések egyrészt fókuszba helyezik a napi munkát és a csapattagokat, másrészt segítenek abban, hogy mindenki lássa az összképet, a csapat közös haladását, a lehetséges kapcsolódásokat, segítségkérési és -nyújtási lehetőségeket.
A napi scrum akkor működik a legjobban, ha valóban minden egyes nap megtartjuk, méghozzá ugyanabban az időben (lehetőleg napindító rituáléként), mindenkire nézve kötelező, és valóban az időkereten belül marad, miközben a fent említett kérdéseket is megválaszoljuk. Ez nem könnyű célkitűzés, de hamar rutinná válik. (Érdekesség, hogy a McKinsey a hosszabb napi Scrumok mellett voksol, méghozzá oly módon, hogy a meeting első fele legyen a kérdéseknek dedikálva, míg a második fele szóljon a problémamegoldásról.)
A sprint áttekintése
Minden egyes sprintet egy áttekintéssel zár a csapat: ekkor nézik át, mit sikerült elvégezni a sprint backlogból, és mi az, ami továbbmegy későbbi sprintekre. Az egyes feladatokat, funkciókat bemutatják (ezért nevezik demónak is ezt az alkalmat), majd amennyiben valóban elvégzettnek tekinthető a feladat a product owner átveszi azt. Ebből adódóan ilyenkor a teljes fejlesztői csapat, a Scrum Master és a Product Owner is jelen van, sőt, gyakran bizonyos stakeholderek is.
Amennyiben utóbbiak is ott vannak, úgy a Product Owner kikérheti a véleményüket már a helyszínen. Amennyiben további teendő merül fel a sprint áttekintés során, úgy az az elem bekerül a termék backlogjába. Az áttekintés emellett ez az ünneplés színtere is: rendszeresen elismerni a csapat munkáját nagyon motiváló. A sprint áttekintés időtartamának esetében az egy hét = egy óra elv érvényesül, tehát rendszerint 2-4 órával érdemes számolni.
Végül: a sprint retrospektív
A sprint retrospektív az utolsó a ceremóniák sorában. A „retró" során a csapattagok a sprintet veszik górcső alá: értékelik az elmúlt hetek munkáját, észrevételeket tesznek a csapatmunkát, az együttműködést, a munkafolyamatokat illetően. (Tehát míg a sprint demónak a termék áll a középpontjában, addig a retrospektívnek a folyamat.) Ez nem könnyű feladat, ezért sokan ódzkodnak is tőle, pedig rendkívül hasznos információkat lehet begyűjteni ezeken a megbeszéléseken, és nem szabad elhanyagolni.
Természetesen nemcsak az észrevételek fontosak, hanem az is, hogy miként lehet ezeket beépíteni a további munka során, tehát a retrospektív rendszerint egy olyan akciótervvel zárul, ami segít gördülékenyebbé és hatékonyabbá a közös munkát a továbbiakban.
Ezzel megvalósítva a folyamatos fejlesztés elvét, ami az agilis szemléletmód egyik alapvetése. Bár minden megbeszélésen alapvetésnek kellene lennie, a retrospektíven kifejezetten fontos a pszichológiai biztonságot nyújtó környezet megteremtése. Nem egymás hibáztatása a cél, hanem a közös munka jobbá tétele. A retrospektíven a Scrum Master és a fejlesztőcsapat vesz részt, a Product Owner jelenléte nem kötelező. Ez a megbeszélés rendszerint 2-3 óra hosszú.
