A State of Agile 2006 óta évente elkészített felmérései alapján a scrum keretrendszer népszerűsége töretlen. 2023-ban a megkérdezettek 63%-a nevezte a kedvencének az agilis módszerek közül. A válaszadók 58%-a szerint a jobb együttműködés a scrum – és általában az agilis megközelítés – legnagyobb előnye, 57%-uk szerint pedig az üzleti igényekhez való jobb és hatékonyabb igazodás. E két kiemelkedő előny nem kis részben köszönhető az egyik legfontosabb scrum ceremóniának: a sprinttervező meetingnek. Cikkünkben ennek szerepét járjuk körbe, praktikus iránymutatást adva ahhoz, hogy ezek a megbeszélések valóban elősegítsék az eredményes sprintet.
A hangulattól az eredményekig
A scrumban az idő mértékegysége a sprint. A sprint egy jellemzően 2-4 hetes időtartam, amely alatt a csapat egy előre kitűzött sprintcélon, valamint az ahhoz kapcsolódó product backlog elemeken dolgozik. (A product, azaz termék backlog a projekt teljesítéséhez szükséges lépések – fázisok, teendők, funkciók és így tovább – folyamatosan aktualizált listáját takarja.)
A sprinttervező meeting során a résztvevők, a scrum master, a product owner és a fejlesztőcsapat közösen meghatározzák a küszöbön álló sprint hangulatát, céljait, elvárásait, leszállítandó eredményeit. A csapat eldönti, hogy a product backlog mint input mely elemeivel foglalkozik a következő sprint során. Ez lesz majd az egyik output: a sprint backlog; a másik output pedig maga a sprintcél, ami egy rövid, egy-két mondatos leírás arról, hogy a csapat mit tervez elérni a sprint során, és az miért értékes a stakeholderek számára.
A meetinget a product owner készíti elő üzleti szempontból. Ő az, aki az ügyfelet vagy az üzleti oldalt képviseli. A scrum master feladata pedig a gyakorlati előkészítés, a helyszín az időpont és hasonlók leszervezése, illetve a facilitálás a meeting során.
A sprinttervező meetinget a sprintkezdet előtt néhány nappal érdemes megtartani; hosszával kapcsolatban létezik egy formula, mely szerint a sprint heteinek számát megszorozva kettővel megkapjuk a javasolt időtartamot órában kifejezve. Szóval egy két hetes sprint esetén 4 óra hosszú az ideális sprinttervező meeting. Ám természetesen ez csak egy ajánlás: a formulánál sokkal fontosabb, hogy a sprinttervező meeting mind hosszában, mind felépítésében igazodjon a csapathoz és a projekthez.
A meeting előkészítésének 4 lépése
A sprinttervező meeting előkészítésében a product owner és a scrum master vesznek részt, az alábbi lépések mentén.
1. A product backlog aktualizálása
Az agilis fejlesztés egyik fontos jellemzője, hogy egy iteratív folyamat, ami azt jelenti, hogy a product backlog folyamatosan változik.
Ahhoz, hogy a sprinttervező meeting során megfelelő döntések születhessenek, a product backlognak tökéletesen naprakésznek és precízen definiáltnak kell lennie.
Vagyis minden elemnek pontos leírással, az elfogadás kritériumaival, a becsült ráfordítással kell szerepelnie.
Ebben a fázisban a product owner és a scrum master karöltve dolgozik annak érdekében, hogy a prioritások valóban összhangban legyenek a projekt céljaival, és természetesen a fejlesztőcsapattól is szükség lehet információkra. Ez időigényes feladat, de fontos látni, hogy minél jobban elő van készítve a backlog, annál hatékonyabb és eredményesebb lesz a sprinttervező meeting.
2. A csapat várható kapacitásának felmérése
A sprinttervező meeting során nemcsak feladatokról, hanem ütemezésről is dönt majd a csapat, ezért fontos már előre tisztázni, hogy kire milyen mértékben lehet számítani az elkövetkező sprint során. Az előkészítés során tehát egyeztetni kell a csapattagokkal a tervezett szabadságokról, más projektekben való szerepvállalásukról és minden olyan tényezőről, ami hatással lehet a munkaóráikra.
A csapat rendelkezésre állása mellett arról is gondoskodni kell, hogy az összes szükséges erőforrás elérhető legyen. Minden ismert problémát vagy hátráltató tényezőt figyelembe kell venni az agilis sprint tervezésénél, és annak megkezdése előtt meg kell beszélni a csapattal.
3. A csapat sebességének becslése
Az agilis szótár egyik fontos kifejezése a „velocity", azaz a csapat sebessége: az a munkamennyiség, amelyet a csapat egy sprint alatt képes elvégezni.
Ez nagyban függ attól, hogy mennyi ideje dolgoznak együtt, hány backlog-elemet készítettek elő a befejezésre, és mennyire hatékonyan tervezték meg a sprintet.
A már régóta együtt dolgozó csapatok esetén ezt nagyjából érzik a csapattagok, beleértve a scrum mastert és a product ownert is; frissebb csapatok esetén érdemes statisztikát vezetni, és sprintről sprintre finomítani a sebességgel kapcsolatos tudást.
4. A sprinttervező meeting megszervezése
A scrum master meghirdeti a meetinget, kitűzi az időpontot és a helyszínt, meghatározza a résztvevők körét, és meghívja őket. Emellett megtervezi meeting napirendjét, és megosztja azt a meghívottakkal. Emellett érdemes összegyűjteni minden olyan adatot, kimutatást, jelentést, ábrát, amire a meetingen szükségetek lehet.
A sprinttervező meeting 8 lépése
Sok előkészület után eljön a sprinttervező meeting napja. A megbeszélésnek pedig szintén megvan a maga koreográfiája. Az alábbi lépések nélkülözhetetlenek ahhoz, hogy minden esélyt megadjatok magatoknak a sikeres sprinthez.
1. A meeting elindítása
Érdemes egy könnyed ráhangolódással kezdeni: kötetlen beszélgetéssel, jégtörő játékokkal jól be lehet melegíteni a csapatot. Erről a lépésről sokan megfeledkeznek vagy éppen időspórolás végett szándékosan hagyják ki, pedig a csapatkohézió érdekében megéri rászánni az időt.
2. A sprintcél kitűzése
Bár ez a lépés elsősorban a product owner feladata és felelőssége, a sprinttervező meetingen nem elég csak ismertetni a kitűzött célt, hanem érdemes meg is vitatni, körbe is járni, ha az nem egyértelmű mindenkinek.
A sprint sikerének egyik kulcsa ugyanis, hogy a csapattagok megértsék, miért kell elvégezniük az adott feladatot, hiszen ettől érzik majd hasznosnak a munkájukat.
A sprintcél referenciaként szolgál a további, sprinttel kapcsolatos döntésekhez. A korrekten megfogalmazott sprintcél megkönnyíti a backlog priorizálásának folyamatát (lásd következő lépést) és annak megértését, hogy az egyes feladatok hogyan járulnak hozzá a nagyobb vízióhoz.
3. A visszajelzések, változások és problémák ismertetése
Miután mindenki számára világosan megfogalmaztuk a következő sprint jövőképét, a scrum master és a product owner tájékoztatják a csapatot az előző sprint óta történt változásokról, a felmerült problémákról, a stakeholderektől érkezett visszajelzésekről.
Ez az alkalom alkalmas arra is, hogy átbeszéljék azokat a problémákat, amelyek az előző sprint során akadályozták az előrehaladást. Ilyen lehet a szükséges erőforrások hiánya, a rossz kommunikáció és más olyan akadályok, amelyeket a jövőbeli munka racionalizálása érdekében csapatszinten érdemes megvitatni és kezelni.
4. A kapacitás, illetve a sebesség megerősítése
Bár előzetes tervek eddigre már vannak ezzel kapcsolatban, érdemes megerősítést kérni a csapattagoktól a rendelkezésre állást illetően. A cél ugyanis értelemszerűen egy reális becslés.
5. A backlog-elemek kiválasztása (a sprint backlog elkészítése)
Ezen lépés feladata, hogy a naprakész product backlogból a csapattagok kiválasszák azokat az elemeket, amelyeket a sprint során meg fognak csinálni, ez lesz a sprint backlog. A product backlog és a sprint backlog között tehát az a fő különbség, hogy míg előbbi olyan tételeket tartalmaz, amelyeket a dolgok jelen állása szerint idővel meg kell csinálni, az utóbbi ennek a sprint céljához igazodó, erősen leszűkített verziója, ami már nem lehetőségeket tartalmaz, hanem a sprintre nézve kötelezően megoldandó feladatokat.
6. Felelősök hozzárendelése
A sprint backlog minden egyes tételéről állapítsátok meg, kinek lesz a feladata, ki lesz a felelős érte. A megbeszélés ezen pontja meglehetősen sok egyeztetést és együttműködést igényel, ezért a scrum masternek különösen oda kell figyelnie.
Miután minden feladat gazdára talált, érdemes leellenőrizni, nincs-e valaki túlterhelve a csapaton belül.
Ha valakire túl sok feladat hárul, akkor lehetőség szerint ki kell egyenlíteni a terhelést, hiszen a csapat jól felfogott közös érdeke, hogy ne legyenek a rendszerben sem potyautasok, sem pedig irreális elvárások.
7. A problémák és függőségek beazonosítása
Érdemes időt elkülöníteni arra, hogy az esetlegesen felmerülő új problémákat, kialakulni látszó szűk keresztmetszeteket, egymásra épülő feladatokat át tudja beszélni a csapat. A product owner ilyenkor értelemszerűen igyekszik megválaszolni minden felmerülő kérdést.
8. Közös megegyezés
Miután a csapat elkészült a sprint backloggal, meg kell győződni arról, hogy a terv összhangban van a termék víziójával, valamint a csapat jelenlegi kapacitásával és sebességével.
A terméktulajdonos és a scrum master jóváhagyja a tervet, és megbizonyosodik arról, hogy mindenki érti a saját feladatát, és egyetért a célokkal. Ha komolyabb bizonytalanság merülne fel, mindenképp dokumentálni kell. A sprinttervezés akkor fejeződik be, amikor a csapat elégedett a kiválasztott feladatokkal mind céljukat, mind mennyiségüket tekintve és már indulhat is a sprint.
