Online kurzusok
50% kedvezménnyel
-50%
-50%
Érdekel
LABA Tartalomgyár

Angyalarcú időrabló: a multitasking

Avagy így foglalkozz egyszerre csak egy dologgal

blog-post-1-633554989ea75965673679.jpg

Bár lassan tán lecseng, de az utóbbi években (évtizedekben?) nagy divat volt multitaskingolni. Az emberek panaszkodásnak álcázva dicsekedtek, hány zsonglőrlabdát tudnak egyszerre mozgásban tartani, hány irányba tudnak figyelni, hány emberrel tudnak egyszerre kommunikálni. És bár technikailag senki nem hazudott, hiszen tényleg mozgásban maradt minden és mindenki, a multitasking hatékonyságáról már bizony megoszlanak a vélemények.

Ma már többszörösen bizonyított tény, hogy multitasking nem létezik; amit annak érzünk, az nem több nagyon gyors feladatváltogatásnál, azonban a váltásoknak tetemes járulékos költsége van mind időben, mind figyelemben. Magyarul: ha meg akarod spórolni a feladatváltásoknak köszönhető elvesztegetett perceket, a hibázással járó időveszteségeket és a túlpörgés miatti stresszt, akkor egyszerre egy dologgal foglalkozz.

Elrettentésképpen íme néhány statisztikai adat: a feladatok közötti váltogatás, illetve a járulékos időköltség akár a munkaidőd 40%-át is elviheti (16 óra! 2 munkanap!); ami pedig a kapkodásból adódó hibázási rátát illeti, a kutatások a multitaskingot ahhoz hasonlították, mintha 10-15 pontot veszítenél az IQ-szintedből, vagy ha kihagytál volna egy teljes éjszakai alvást. Nem érdemes tehát két-három-ötfelé küzdeni, koncentrálj egy feladatra, és válts, amikor végeztél!

Természetesen a multitasking kivédésére, azaz a „singletasking” üzemmódra is van néhány jól bevált technika.

Singletasking-technika 1: Tervezz!

A multitasking sokszor abból adódik, hogy kapkodunk a feladatok között, mivel túl sok belőlük, és attól tartunk, nem jut idő mindegyikre. A helyzet az, hogy a multitasking ebben nem fog segíteni, sőt! Egy egységnyi idő alatt több munkát tudsz elvégezni, ha egy feladatra koncentrálsz, mintha váltogatnál több feladat között, hiszen utóbbi esetben a veszteségidőkkel, valamint a kapkodás és a hibák okozta időkieséssel is számolnod kell.

Fotó: Andrea Piacquadio, Pexels

Egy korrekt módon priorizált és elvégezhetően rövid teendőlista segítségével látni fogod, milyen feladatokat kell ténylegesen elvégezned. Egy karbantartott naptár, heti vagy napi terv mellett tudni fogod, hogy mikor jut majd idő a többi teendődre (hiszen ha fontos, kijelöltél neki időt a későbbiekben), így a sok beugráló feladatot nyugodtan kitolhatod a fókuszodból, hiszen lesz rá idő később. Vagy nem lesz, de annak oka van, egy korábbi döntésed alapján nem volt elég fontos ez a feladat – így most sem érdemel figyelmet, nemhogy még azt, hogy multitaskingba sodorjon téged.

Singletasking-technika 2: Limitáld a folyamatban lévő feladatok számát!

A multitasking egy másik módja, amikor nem párhuzamosan próbálunk több feladaton dolgozni, hanem újabb és újabb feladatokba kapunk bele anélkül, hogy a korábbiakat befejeznénk. Nagyon sok elkezdett feladat befejezetlen marad, így minden idő, amit beletettünk, időpazarlásnak bizonyul utólag. Légy tehát megfontolt, amikor feladatot választasz, és csak olyat válassz ki, amit terveid szerint be is fogsz fejezni.

Van még egy vetülete az elkezdett feladatoknak, és ez nem más, mint a Zeigarnik-hatás. Eszerint jobban emlékszünk az elkezdett, de be nem fejezett feladatainkra, ami azért problémás, mert torzítja a prioritásokat. Egy elkezdett feladatot hangsúlyosabbnak találunk, mint egy valójában nála fontosabb, de még érintetlen feladatot. Állíts tehát egy határt a megkezdett feladatoknak – kiindulásnak lehet a bűvös szám, a három. Figyelem! Ez a szabály nem azt jelenti, hogy addig nem kezdhetsz új feladatba, míg ezt a hármat ki nem pipálod! Behozhatsz új feladatot abban a pillanatban, amikor a trióból egyet kipörgettél – így biztosítani tudod azt, hogy egyszerre több irányba dolgozz, de mégsem veszel el a megkezdett feladatok tengerében.

Singletasking-technika 3: Tömbösítsd az összetartozó feladatokat!

Az apró feladatok – akár bejövők, akár már korábban meglévők – hajlamosak arra, hogy beússzanak a kreatív idődbe, kizökkentsenek a flow-ból, elvegyék a lendületet és multitaskingra csábítsanak. Ezt elkerülendő, gyűjtsd össze a hasonló feladatokat, és csináld őket kötegelve! Jelölj ki egy (fél) órát, amikor elvégzed ezeket a feladatokat, addig pedig tedd ki őket a látóteredből! 

A legnagyobb előnye ennek a megoldásnak az, hogy nem árasztják el a napod az apró-cseprő ügyek, de további pozitívumokkal is jár a módszer: a hasonló feladatokat együtt végezve gyorsan belejössz a dologba, így hatékonyabban és kevesebb hibával végzed el a feladatot, mi több, akár optimalizálni is tudod a folyamatot; a kötegelés segíti az összpontosítást és akadályozza a multitaskingot; végül pedig egyben kezelve a sok apró feladatot, mentális energiát takaríthatsz meg.

És hogy mit érdemes tömbösíteni? Íme néhány tipp: rutinfeladatok, telefonhívások, elintézendők egy adott környéken, számlák kiállítása/fizetése, social media posztok időzítése – és persze az örök klasszikus: az e-mail. Ha valahonnan ismerősnek tűnik ez a felsorolás, segítek: a teendőlistáknál, méghozzá a kontextusoknál hasonló felosztásról beszéltünk – tehát a kontextusmódszer kiválóan kombinálható a tömbösítéssel.

Singletasking-technika 4: Figyeld meg magad!

A korrekt időgazdálkodás és a hatékony munkavégzés elsősorban tudatosság kérdése – eme tudatossághoz pedig nagyrészt az önismereten keresztül vezet az út. A szokásainkkal kapcsolatban a különféle naplózási technikák jelentenek hatékony segítséget – nincs ez másképpen a multitasking esetében sem. A naplózáshoz készíthetsz egy táblázatot (papíron vagy számítógépen), de egy sima jegyzetelő alkalmatosság is megteszi. Figyeld magad néhány napon, esetleg héten keresztül. Minden egyes alkalommal, amikor multitaskingon kapod magad, tedd fel magadnak az alábbi kérdéseket:

Minden egyes esetből tanulhatsz, de ha huzamosabb ideig figyeled a multitasking-szituációidat, tendenciákat is felfedezhetsz, amelyek kiküszöbölésével még hatékonyabban erősítheted a singletasking-izmodat, s ezzel együtt a hatékonyságodat is.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.