Az aadatok elemzése a cégek életében egyre fontosabbá válik: a döntéshozatal ma már elképzelhetetlen enélkül. Vizualizációval, dashboardok készítésével könnyebbé és gyorsabbá válhat az adatokból nyert információk átadása, a felhőalapú megoldások pedig bármilyen eszközről azonnal elérhetővé teszik ezeket. Megnéztük, mikor érdemes a téma klasszikusánál, az Excelnél maradnunk, és mikor van szükségünk a Power BI képességeire.
Ha szeretnénk összehasonlítani a cégünk terveit az elért számainkkal vagy megtalálni, mely területeken van terünk a fejlődésre, hogy javítsunk az eredményességünkön, akkor elemeznünk kell a cégünk adatait: ebben segít az üzleti elemzés (Business Intelligence – BI). Egy ilyen elemzésben pedig az információ megjelenítése, a riportok és dashboardok már nem egyszerű illusztrációk a történetben, hanem maga a történet.
Az adatok elemzéséhez, információvá alakításához és megjelenítéséhez ma már számos szoftveres megoldást választhatunk: kézenfekvő megoldás az Excel, néhány éve pedig a felhőalapú szolgáltatások felé tolódó Microsoft előrukkolt a Power BI nevű termékével is, amely dashboardjaival egy sor új lehetőséget adott a kezünkbe. A két alkalmazást jelenleg párhuzamosan használják a cégek, és arra számítunk, hogy ez az irányvonal folytatódik, hiszen mindkét terméknek megvannak a maga előnyei és hátrányai, így a feladat jellege és célja, illetve a felhasználó technikai felkészültsége alapján dönthetjük el, hogy melyikkel célszerűbb dolgoznunk.
Egy diagram összeállítása Excelben még az átlag felhasználónak is egyszerűen megoldható feladat, míg query, pivot és VBA jártassággal már komolyabb dashboardokat is készíthetünk. Nagy előnye, hogy az Office programcsomag része, így bárki számára könnyen elérhető és használható: egy néhány alkalmas tréning már akkor is sokszorosan megtérülő időbefektetés, ha csak a legegyszerűbb ismétlődő feladatainkat adjuk át a makróknak.
A Power BI alapszintű használatához szükség van azonban némi adatbázis-ismeretre is, amellett, hogy el kell sajátítanunk az új chartokat és publikálási módszereket. Jóllehet olyan módon építették fel, hogy az elején roppant könnyű használni: van például olyan funkciója, ahol természetes nyelven tehetünk fel kérdéseket az adatainkról. Később, ahogy egyre mélyebbre ásunk a program funkciói között, egyre komplexebb feladatokat vár el a felhasználótól.
A Power BI piacterén számos egyedileg fejlesztett diagramot vagy chartot elérhetünk, sokat közülük ingyenesen, sőt akár sajátot is létrehozhatunk. Ezeket ugyanakkor csak beépített formázási lehetőségekkel alakíthatjuk – szemben az Excel sokkalta szélesebb körű formázási lehetőségeivel. Az adatok vizuális megjelenítésében igazán erős a BI, és bár ad némi lehetőséget mélyebb vizsgálatra, ha például egy probléma gyökérokának feltárására van szükségünk, elképzelhető, hogy inkább az Excelt fogjuk választani.
Az adatmennyiség egy fontos szempont lehet az eszközünk megválasztásánál: az Excellel 20-30 ezer sor felett már lesznek gondjaink, nagy táblákon az FKERES és egyéb fontos függvények futtatása is lényegesen lassabb. Ezzel szemben a Power BI könnyedén kezel milliónyi sort is, és bármilyen adatbázishoz csatlakoztatható, akár egyszerre több különböző forrásból származó adatainkat is összefésülhetjük. Az Excelben szintén nehézkes és lassú a több táblából származó adatok egymáshoz kapcsolása, ezzel szemben a BI-ban az adatbázisok közötti kapcsolat az MS Accessből már ismert kapcsolatok megrajzolásával könnyen és gyorsan kivitelezhető. A Power BI egyik legnagyobb előnye pedig az automatikus frissítés, mely az Excelben még VBA-val is nehézkes.
Szintén inkább a Power BI mellett szól az interaktivitás kihasználása: a Pivot táblák szűrései adnak erre némi lehetőséget az Excelben is, ám a Power BI-ban minden lista és minden diagram egyszerre szűrhető, sokkal rugalmasabban.
Ha még komplexebb funkciókat keresünk, nagyobb interaktivitást szeretnénk vagy nagyobb mennyiségű adatot szeretnénk feldolgozni, akkor a Tableau nevű szoftver is jó alternatíva lehet, de érdemes egy pillantást vetnünk az SAP-ra, a Business Objects BI-ra, a Qlickview-ra vagy az IBM Cognosra is. Ha pedig még mélyebbre merülnénk az adatok elemzésében, akkor kihasználhatjuk, hogy a BI kompatibilis az adatbányászatra, statisztikai modellezésre és gépi tanulásra használt R programnyelvvel, így az ebben írt scripteket és az így készített adatvizualizációkat is beépíthetjük a dashboardunkba.
