«Sikeres vezetői kompetenciák»
Németh Bite Barbara
Ügyvezető, Coach Akadémia
Kurzusok
Online kurzusok
Heti menetrend a hatékonyabb munkáért!
Lépésről lépésre megmutatjuk, hogyan készítsd el
Manapság a csapból is a tervezés folyik – tervezzünk stratégiát, életcélokat, bakancslistát, éves, negyedéves részcélokat, tervezzük meg a nyaralást, a karácsonyt, a szabadidőt... Erre a sok tervezésre zsigeri válasz, különösen az elmúlt két évben, hogy minek, hiszen tervezhetünk bármit, láthattuk, hogy az élet egy vonással keresztül tud húzni mindent! Mindkét szemléletben nagy igazságok vannak: a tervezés a hatékony, mégis nyugodt körülmények között végzett munka záloga, de akkor is hasznát vesszük, ha borulnak a dolgok – márpedig egyszer borulni fognak, ez elég valószínű.
A sokféle tervezési perspektíva (éves, negyedéves, szezonális vagy havi) mind nagyon hasznos, ám a heti és a napi tervezés az, amelyek segítségével a tényleges időbeosztás történik.
A heti tervezésben az az igazán nagyszerű, hogy van benne mozgástér. Míg a napi tervezés során lineárisan van 24 órád, amit be tudsz osztani, a heti tervezésben egymással párhuzamosan van 7x24 órád. Amibe természetesen 7 napnyi teendőt kell belezsúfolnod, ugyanakkor mégiscsak van mozgástered.
Egy jó heti terv segítségével
- a fontos dolgokra biztosan lesz időd
- meg tudod előzni a túlterheltséget
- lesz mozgástered, pihenőidőd, tartalékidőd
- a feladataidat logikus sorrendbe tudod helyezni
- előre fel tudsz készülni bizonyos helyzetekre
- az energikusabb időszakokra tudsz optimalizálni
- mindig lesz viszonyítási pontod, amelyhez képest újra tudsz tervezni fennforgás esetén.
Nézzük, hogy melyek azok a lépések, amelyekkel elkészíthető egy igazán hatékony heti terv!
Tedd heti rutinná!
Mint oly sok területén az életnek, a szokások a heti tervezést is hatékonyan segítik. Praktikus, ha nagyjából ugyanabban az időben csinálod minden héten. Válassz tehát egy napot, és azon belül is egy idősávot, amikor általában ráérsz, és rá tudod szánni a tervezésre. Jellemző választások szoktak lenni a péntek délután, a hétvége (pl. vasárnap este) és a hétfő reggel. Igazából rajtad múlik, de praktikus úgy választani, hogy a tervezés a megtervezendő időszak előtt történjen meg, méghozzá azért, hogy amint elkezdődik az új hét, teljes energiáddal vethesd bele magad a munkába. A tervezés egy nagyon fontos tevékenység, ugyanakkor viszonylag kis szellemi erőfeszítést kíván, tehát ne a legértékesebb munkaóráidban csináld. Bármely napot is választod, a lényeg az, hogy konzisztens legyen, és be tudd tartani. Kezdetben számolj egy órával, aztán meglátod, hogy neked milyen hosszú a tervezési folyamat.
Gyűjtsd össze mindazt, amire szükséged lehet a tervezéshez!
Legyen nálad a határidőnaplód, a teendőlistád, a noteszed – vagy mindezek elektronikus verziója, továbbá minden olyan „dolog”, ahová a hét során információ érkezhetett:
- elektronikusan: e-mail, Facebook-üzenet, SMS, hangposta, jegyzetek a telefonon vagy a számítógépen, fotók stb.
- papír alapon: papírok, számlák, cikkek, könyvek stb.
Fontos, hogy a rendszer akkor fog jól működni, ha megszokod, hogy minden információt ezen csatornák valamelyikébe irányítasz hétközben (legyen mindennek nyoma valahol, hogy mostanra, a tervezés idejére se vesszen a feledés homályába).
Nézd át az elmúlt hetet!
A tervezés előtt érdemes egy gyors visszatekintést is elvégezni az előző hetet illetően. Ennek a rituálénak két fontos célja van:
- levonni a tanulságokat
- elismerni a saját munkánkat (azaz vállon veregetni magunkat).
Utóbbi rendkívül fontos! Hajlamosak vagyunk egyik hétből átesni a másikba anélkül, hogy tudatosítanánk magunkban, mennyi mindent letettünk az asztalra még a legátlagosabb héten is. Ez a kis rituálé azonban remek módja az önbizalom fejlesztésének, a reális önértékelés megalapozásának.
Gondold át az alábbiakat:
- Milyen sikereid voltak a héten? Mi az, amire büszke vagy?
- Mi az, ami nem valósult meg? Miért?
- Milyen nagy tanulságokkal szolgált számodra ez a hét?
- Miben kellene fejlődnöd?
Rakj rendet, tisztázd le!
Ez a fázis nem más, mint a hétközben beérkezett információk feldolgozása. Nézd át az összes bejövő (elektronikus vagy papír alapú) információforrást, és dolgozd fel őket! Írd be a naptárba az időpontokat, válaszd külön a teendőket, és írd fel őket a teendőlistádra, a későbbi felhasználásra szánt infókat mentsd el.
Dolgozd fel az e-mailjeidet is! Töröld, amit lehet, válaszolj meg mindent, amit helyből meg tudsz válaszolni néhány perc alatt. Minden mást teendősíts, és mehet a listádra!
Ilyenkor érdemes egy gyors ötletelést-agytakarítást is végezni: adj magadnak pár percet, és írj le mindent, ami a fejedben kavarog – legyen az ajándékötlet, teendő vagy egy kérdés, amit a kollégádnak fel akarsz tenni. Ezeket a jegyzeteket is dolgozd fel.
A feldolgozást segíti az „egyszer fogom meg”-elv, azaz ha valamivel elkezdtél foglalkozni, akkor dönts róla, ne tedd vissza a kupacba, mert ez csak halogatást szül.
Miután minden újdonság bekerült a megfelelő helyre, érdemes azt is megnézni, hogy mi kerüljön ki: a teendőlistáról a már elvégzett vagy aktualitásukat vesztett teendők; a naptárból az időközben tárgytalanná vált időpontok. A művelet végére minden infó a helyére kerül, illetve a már nem aktuális infók elkerültek szem elől.
Írd meg a heti teendőlistádat!
Az előző lépések eredményeképpen tisztán látod, hol tartasz most a munkádban, és merre kell haladnod a továbbiakban; itt az idő tehát, hogy megírd a heti teendőlistádat - azaz válaszd ki a teendőid kupacából, a folyamatosan vezetett teendőlistádról azokat a feladatokat, amelyek reálisan bele fognak férni a jövő hetedbe, és természetesen indokolt is, hogy foglalkozz velük jövő héten (aktuálisak, relevánsak, fontosak, sürgősek – vagy ezek valamilyen kombinációja).
A teendők kiválasztásakor érdemes megbecsülni a végrehajtáshoz szükséges időt, és prioritásokat rendelni az egyes tennivalókhoz. Ezek alapján nagyjából fel tudod mérni, hogy reálisak-e a terveid, belefér-e mindez a jövő hétbe. Ha nem, akkor még most töröld a legkevésbé fontos/sürgős feladatokat; ha rajta hagyod őket a listán, akkor fennáll a veszélye annak, hogy halogatásképpen, a könnyebb utat választva ezeket csinálod majd meg a ténylegesen fontos teendőid helyett egy-egy nehezebb pillanatban.
Nézd át a naptárad!
A teendők kezelésénél szarvashiba, hogy egymás mellett futtatjuk a naptárat és a teendőlistát. Pedig könnyen belátható, hogy teljesen más méretű teendőlistát tudsz kipörgetni egy teljesen megpakolt héten, mint egy lazább időszakban. Éppen ezért a heti tervezéskor párhuzamosan kell figyelni a naptárt és a teendőlistát.
Először nézd át a jövő heted. Minden esemény bekerült a naptárba? Mindent töröltél, ami mégsem aktuális? A heti naptárad rendbe rakásával tisztába kerülsz azzal is, hogy mennyi időt tudsz a teendőidre fordítani. Jó megoldás erre, ha a találkozók, meetingek, egyéb időpontokhoz kötött események által szabadon hagyott idősávokra a teendőid számára dedikált időblokkokat készítesz.
Készíts időblokkokat, és oszd be a feladataidat!
Ez a lépés átkerülhet a napi tervezésbe is, ugyanakkor praktikus, ha nagyjából azért mégis beméred, be fog-e férni a blokkokba minden, amit elterveztél – ha nem, akkor a heted értelemszerűen kudarcra van ítélve. Tehát ha azt tapasztalod, hogy túl sok a teendő és túl szűkös az időkeret, két dolgot tehetsz:
- szűkíted a teendőidet, azaz a legkevésbé fontosakat/sürgőseket visszateszed a kupacba
- növeled az időkeretet, vagyis ha nem tudsz törölni a feladatok közül, akkor a programok közül kell
Valamelyik eshetőséget azonban választanod kell, ugyanis a 168 órádban semmilyen trükkel nem fog beférni 243 óra program és teendő.