Hogyan építsünk csapatot virtuális térben? Más készségekre, vagy csak más megközelítésre van szükség? Mik azok a kérdések, amiket már a projekt elején tisztázni kell? A kérdéseinkre a Projektmenedzsment a gyakorlatban című kurzusunk előadója, Dr. Kertész Máté válaszolt.
A virtuális csapatok és a távmunka elterjedésével újfajta munkamódszerekre van szükség, és újfajta kihívásokkal néznek szembe a projektmenedzserek is. A technikai problémákra számtalan megoldás létezik, azonban az online munkával együtt jár az elszigetelődés, az emberi kapcsolatok hiánya is, ami újfajta nehézségekhez vezet. A kihívásokról és a lehetséges megoldásokról Dr. Kertész Mátéval, a Project Management Institute alelnökével beszélgettünk, aki több mint 10 éve dolgozik virtuális projektekkel.
A COVID-19 vírus megjelenésével átalakult a munkaerőpiac: egyre több szektorban és egyre több cégnél álltak át az otthoni munkavégzésre. A KSH adatai szerint míg 2019 májusában a munkavállalók 2,3%-a dolgozott rendszeresen vagy alkalmanként távmunkában, addig 2020 májusára ez már csaknem 17%-ra duzzadt, azaz összesen 760 ezer ember maradt „home office”-ban.
A COVID alatt még azok a cégek is átálltak az online munkavégzésre, akik korábban csak a hagyományos irodai munkavégzésre rendezkedtek be – tudtuk meg Dr. Kertész Mátétól. Ez egy erősödő tendencia, ami a COVID elmúltával sem fog megállni. Viszont amíg 2020-ban teljesen távmunkára váltottak a cégek, mára mintha megpróbálnának egyfajta hibrid modellre átállni, azaz, hogy nem kizárólag otthonról és nem is kizárólag csak az irodában dolgoznak a kollégák.
A KSH statisztikája alapján leginkább az információs és kommunikációs szektorban váltottak távmunkára, de a tudományos és műszaki tevékenységet folytató vagy a pénzügyi területen dolgozó cégek esetében is jelentősen megnőtt az otthonról dolgozó kollégák aránya.
Dr. Kertész Máté szerint ez a tendencia a COVID-19 nélkül is hasonlóan alakult volna, persze az átállás jelentősen lassabban menne. A járvány csak felgyorsította a folyamatot, nem pedig előidézte. Ma már egyre többen – főleg a fiatalok – virtuális közegben képzelik el a munkájukat.
Ezt támasztja alá egy, a Debreceni Egyetemen végzett felmérés is, ahol a megkérdezett középiskolások majdnem fele (44,9%) otthonról is végezhető munkát szeretne. A HVG egy 2020 májusi cikkében már megjelent egy párizsi közgazdasági egyetem doktorandusz hallgatójának kutatása, ami szerint a 21. század új digitális kapcsolatokat hoz, és a távmunka általánossá válik.
Az online munkahelyi közösségek, a távmunka és a virtuális projektirányítás tehát velünk marad a járvány elmúltával is. Dr. Kertész Mátéval arról beszélgettünk, milyen új kihívásokkal kell szembenézniük a projektmenedzsereknek ebben a helyzetben.
A virtuális projektmenedzsmentnek van technikai és van emberi oldala, ami kihívások elé állíthat. Technikai oldalról felmerül egy alapvető eszközigény – laptop, kamera stb. – és meg kell legyenek a megfelelő szoftverek, platformok, ahol az ember a csapattal kommunikál, e-mailezik, online meetingeket tart, dokumentumot tárol. Akik korábban nem így dolgoztak, azoknak át kell állni erre a munkavégzésre. Ez nyilván okozhat nehézséget, főleg a projektek elején.
(A technikai megoldásokról bővebben a Termékmenedzsment szoftveres segítséggel írásunkban olvashatnak. A cikkben összegyűjtött eszközök a projektmenedzsmentben is hasznosíthatók.)
Az emberi oldal talán még a technikai nehézségeknél is nagyobb kihívást jelenthet. Sokan most szembesülnek vele, mennyivel nehezebb valamit elintézni, ha nincsenek jelen személyesen a kollégák. Nem tudjuk az értekezletek közti szünetben, egy kávé mellett megbeszélni a konfliktusokat, ez a fajta közvetlenség teljesen eltűnik. Máshogy kell kezelnünk a csapatokat, ha online projektben dolgozunk, hiszen elvész számos olyan faktor, ami az összetartozást, a bizalmat erősítené. A virtuális térben nehezebb és hosszabb a folyamat, mire az emberekből összeszokott és hatékony csapat válik.
Ugyanakkor van előnye is az online közösségnek, hiszen rengeteg időt megspórolhatunk azzal, hogy nem állunk reggelente a dugóban, egy-egy megbeszélésnél nem kell egyik helyről a másikra vándorolnunk, vagy egyik ügyféltől a másikig ingázni. Ami fontos és amire figyelnünk kell az az, hogy ez a fajta felgyorsult munka hosszú távon milyen hatással van az emberekre.
Alapvetően nincs szükség másféle skillekre, de a hangsúlyt máshová kell fektetni a projektmenedzsment során. Jól kell tudni kommunikálni és motiválni az embereket és sokkal inkább résen kell lenni, hogy kiszűrhessük a hibákat, sokkal jobban oda kell figyelni az emberekre. Jobb esetben egy-egy megbeszélésen látjuk a kollégákat, rosszabb esetben csak a hangjukat halljuk, így nehezebb észrevenni, ha valaki demotivált, vagy valamilyen problémája van.
Ez nagyrészt attól függ, hogy mennyire összeszokott csapattal dolgozunk – és ez ugyanúgy igaz azokra a projektekre is, ahol egy helyen, egy irodában dolgoznak a kollégák. Egy válságértekezletet ugyanúgy össze lehet hívni személyesen és online is, sőt, online talán még egyszerűbb, hiszen a csapatnak nem kell sehová utaznia, mindenki gyorsabban elérhető és mozgósítható.
A kihívást az okozza, hogy az online térben a bizalom nehezebben alakul ki ugyanúgy a vezető, mint egymás iránt. A kötődés, az elhivatottság
és a motiváció nehezebben jön létre és sokkal hamarabb össze is omolhat. Hiszek benne, hogy emberek vagyunk, így szükségük van a fizikai jelenlétre is. Nem véletlenül követtem azt a gyakorlatot az eddigi munkáim során is, hogy – függetlenül a COVID járványtól – ha egymástól távol lévő vagy esetleg külföldön élő kollégákkal, ügyféllel kell dolgozni, akkor legalább egyszer-kétszer személyesen is találkozunk. Egy-egy ilyen találkozó csodákat tud művelni a projektben, utána sokkal gördülékenyebb a kommunikáció és a közös munka. Személyes kontaktus nélkül, virtuális környezetben mindenképp nehezebb a csapatot irányítani.
A legfontosabb a bizalom kiépítése. Egy irodában a kollégák elmennek együtt ebédelni, isznak egy kávét délután, így könnyen és gyorsan megismerik egymást, kialakul a kötődés. Az online térben mesterségesen kell megteremteni ezeket a lehetőségeket. Már a projekt elején igyekszem alaposan megismerni a kollégáimat, lehetőséget adok a bemutatkozásra – ami egyébként bármilyen projekt esetében fontos, de távmunkában dolgozó csapat esetén erre különösen figyelni kell. A kommunikációt rendszeressé kell tenni. Azokkal, akikkel együtt dolgozom, igyekszem heti szinten beszélni, igyekszem az embert is megismerni, nem csak a munkáját. Főleg a projekt elején, amíg még nem alakult ki a csapatdinamika, akár napi szinten tartunk egy 15-20 perces egyeztetést, ahol mindenki elmondhatja milyen eredményeket ért el és min fog tovább dolgozni. Ez segít összekovácsolni a csapatot, növelni a hatékonyságot.
A legtipikusabb konfliktusok a félreértésekből adódnak. Valaki közöl valakivel egy információt, de az nem jut el a megfelelő helyre. Tipikus hiba, hogy nem határozzák meg a projekt elején, hogy milyen információnak, milyen csatornán és milyen formában kell áramolnia. Gondolunk itt arra, hogy valaki mondjuk feltölt egy anyagot a projekt Sharepoint oldalára, de nem ír róla e-mailt, így más nem tudja, hogy az információ ott van. Vagy mikor egy megbeszélésen elhangzik egy fontos adat, de azt senki nem rögzíti írásban, nem kerül be a dokumentációba. Illetve elég gyakran történik meg, hogy valaki egy fontos információt chatben oszt meg a kollégájával, de az épp nem figyeli, vagy a chat maga nem tárolja el, így elvész. Számos eset van, ami egyértelmű és tiszta folyamatokkal elkerülhető.
Nemzetközi projektek esetén sokszor a nyelvi nehézségek is súlyosbítják a helyzetet. Sokkal könnyebben félreértik egymást a kollégák. Illetve az is gondot okoz, hogy nem látjuk a másik felet, akivel kommunikálunk. Nem látjuk a testtartását, a mimikáját, a reakcióit – ez mind-mind félreértésekhez vezethet. Virtuális projekteknél tehát nagyon fontos a tiszta, egyértelmű és egyszerű kommunikáció.
Erre mondok egy egyszerű példát: A napi rendszerességű reggeli csapatmegbeszélésekre felesleges személyesen behívni a kollégákat. Nem hatékony, ha reggelente a dugóban ülnek, idő és energia megy el arra, hogy bejönnek. Viszont egy projektindító megbeszélésen, egy-egy nagyobb mérföldkő elérésekor esetleg egy válságértekezletkor jobb, ha a kollégák személyesen jelen vannak. Úgy gondolom, hogy az általános szabály az, hogy egy-egy fontosabb témánál, egy-egy nagyobb állomásnál célszerű személyesen összehívni a kollégákat, hogy valóban egy csapatnak érezzük magunkat.
