Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

„A virtuális projektmenedzsment pszichológiai kihívások elé is állít”

Hogyan építsünk csapatot virtuális térben? Más készségekre, vagy csak más megközelítésre van szükség? Mik azok a kérdések, amiket már a projekt elején tisztázni kell? A kérdéseinkre a Projektmenedzsment a gyakorlatban című kurzusunk előadója, Dr. Kertész Máté válaszolt.

cover-614099121b1ab767474316-614b3c15d8ab0609959631.jpg

A virtuális csapatok és a távmunka elterjedésével újfajta munkamódszerekre van szükség és újfajta kihívásokkal néznek szembe a projektmenedzserek is. A technikai problémákra számtalan megoldás létezik, azonban az online munkával együtt jár az elszigetelődés, az emberi kapcsolatok hiánya, ami újfajta nehézségekhez vezet. A kihívásokról és a lehetséges megoldásokról Dr. Kertész Mátéval, a Project Management Institute alelnökével beszélgettünk, aki több mint 10 éve dolgozik virtuális projektekkel.

A távmunkáról számokban

A COVID-19 vírus megjelenésével átalakult a munkaerőpiac, egyre több szektorban és egyre több cégnél álltak át az otthoni munkavégzésre. A KSH adatai szerint míg 2019 májusában a munkavállalók 2,3%-a dolgozott rendszeresen vagy alkalmanként távmunkában, addig 2020 májusára ez már csaknem 17%-ra duzzadt, azaz összesen 760 ezer ember maradt „home office”-ban

A COVID alatt még azok a cégek is átálltak az online munkavégzésre, akik korábban csak a hagyományos irodai munkavégzésre rendezkedtek be – tudtuk meg Dr. Kertész Mátétól. Ez egy erősödő tendencia, ami a COVID elmúltával sem fog megállni. Viszont amíg 2020-ban teljesen távmunkára váltottak a cégek, mára mintha megpróbálnának egyfajta hibrid modellre átállni, azaz, hogy nem kizárólag otthonról és nem is kizárólag csak az irodában dolgoznak a kollégák.

A KSH statisztikája alapján leginkább az információs és kommunikációs szektorban váltottak távmunkára, de a tudományos és műszaki tevékenységet folytató vagy a pénzügyi területen dolgozó cégek esetében is jelentősen megnőtt az otthonról dolgozó kollégák aránya.

Dr. Kertész Máté szerint ez a tendencia a COVID-19 nélkül is hasonlóan alakult volna, persze az átállás jelentősen lassabban menne. A járvány csak felgyorsította a folyamatot, nem pedig előidézte. Ma már egyre többen – főleg a fiatalok – virtuális közegben képzelik el a munkájukat.

Ezt támasztja alá egy, a Debreceni Egyetemen végzett felmérés is, ahol a megkérdezett középiskolások majdnem fele (44,9%) otthonról is végezhető munkát szeretne. A HVG egy 2020 májusi cikkében már megjelent egy párizsi közgazdasági egyetem doktorandusz hallgatójának kutatása, ami szerint a 21. század új digitális kapcsolatokat hoz, és a távmunka általánossá válik.

Az online munkahelyi közösségek, a távmunka és a virtuális projektirányítás tehát velünk maradnak a járvány elmúltával is. Dr. Kertész Mátéval arról beszélgettünk milyen új kihívásokkal kell szembenézniük a projektmenedzsereknek ebben a helyzetben.

A virtuális projektmenedzsmentnek van technikai és van emberi oldala, ami kihívások elé állíthat. Technikai oldalról felmerül egy alapvető eszközigény – laptop, kamera stb. – és meg kell legyenek a megfelelő szoftverek, platformok, ahol az ember a csapattal kommunikál, e-mailezik, online meetingeket tart, dokumentumot tárol. Akik korábban nem így dolgoztak, azoknak át kell állni erre a munkavégzésre. Ez nyilván okozhat nehézséget, főleg a projektek elején.

(A technikai megoldásokról bővebben a Termékmenedzsment szoftveres segítséggel írásunkban olvashatnak. A cikkben összegyűjtött eszközök a projektmenedzsmentben is hasznosíthatók.)

Az emberi oldal talán még a technikai nehézségeknél is nagyobb kihívást jelenthet. Sokan most szembesülnek vele, mennyivel nehezebb valamit elintézni, ha nincsenek jelen személyesen a kollégák. Nem tudjuk az értekezletek közti szünetben, egy kávé mellett megbeszélni a konfliktusokat, ez a fajta közvetlenség teljesen eltűnik. Máshogy kell kezelnünk a csapatokat, ha online projektben dolgozunk, hiszen elvész számos olyan faktor, ami az összetartozást, a bizalmat erősítené. A virtuális térben nehezebb és hosszabb a folyamat, mire az emberekből összeszokott és hatékony csapat válik.

Ugyanakkor van előnye is az online közösségnek, hiszen rengeteg időt megspórolhatunk azzal, hogy nem állunk reggelente a dugóban, egy-egy megbeszélésnél nem kell egyik helyről a másikra vándorolnunk, vagy egyik ügyféltől a másikig ingázni. Ami fontos és amire figyelnünk kell az az, hogy ez a fajta felgyorsult munka hosszú távon milyen hatással van az emberekre.

Kapcsolódó kurzusok:

Másfajta készségek kellenek a virtuális projektmenedzsment esetén?

Alapvetően nincs szükség másféle skillekre, de a hangsúlyt máshová kell fektetni a projektmenedzsment során. Jól kell tudni kommunikálni és motiválni az embereket és sokkal inkább résen kell lenni, hogy kiszűrhessük a hibákat, sokkal jobban oda kell figyelni az emberekre. Jobb esetben egy-egy megbeszélésen látjuk a kollégákat, rosszabb esetben csak a hangjukat halljuk, így nehezebb észrevenni ha valaki demotivált, vagy valamilyen problémája van

Mennyire lehet hatékonyan kezelni egy problémát egy távmunkás csapattal? Hogyan működhet hatékonyan a válságkezelés virtuális projekt esetén?

Ez nagyrészt attól függ, hogy mennyire összeszokott csapattal dolgozunk – és ez ugyanúgy igaz azokra a projektekre is, ahol egy helyen, egy irodában dolgoznak a kollégák. Egy válságértekezletet ugyanúgy össze lehet hívni személyesen és online is, sőt, online talán még egyszerűbb, hiszen a csapatnak nem kell sehová utaznia, mindenki gyorsabban elérhető és mozgósítható.

A kihívást az okozza, hogy az online térben a bizalom nehezebben alakul ki ugyanúgy a vezető, mint egymás iránt. A kötődés, az elhivatottság a motiváció nehezebben jön létre és sokkal hamarabb össze is omolhat. Hiszek benne, hogy emberek vagyunk, így szükségük van a fizikai jelenlétre is. Nem véletlenül követtem azt a gyakorlatot az eddigi munkáim során is, hogy – függetlenül a COVID járványtól – ha egymástól távol lévő vagy esetleg külföldön élő kollégákkal, ügyféllel kell dolgozni, akkor legalább egyszer-kétszer személyesen is találkozunk. Egy-egy ilyen találkozó csodákat tud művelni a projektben, utána sokkal gördülékenyebb a kommunikáció és a közös munka. Személyes kontaktus nélkül, virtuális környezetben mindenképp nehezebb a csapatot irányítani.

Mit tehetünk, hogy csökkentsük a nehézségeket?

A legfontosabb a bizalom kiépítése. Egy irodában a kollégák elmennek együtt ebédelni, isznak egy kávét délután, így könnyen és gyorsan megismerik egymást, kialakul a kötődés. Az online térben mesterségesen kell megteremteni ezeket a lehetőségeket. Már a projekt elején igyekszem alaposan megismerni a kollégáimat, lehetőséget adok a bemutatkozásra – ami egyébként bármilyen projekt esetében fontos, de távmunkában dolgozó csapat esetén erre különösen figyelni kell. A kommunikációt rendszeressé kell tenni. Azokkal, akikkel együtt dolgozom, igyekszem heti szinten beszélni, igyekszem az embert is megismerni, nem csak a munkáját. Főleg a projekt elején, amíg még nem alakult ki a csapatdinamika, akár napi szinten tartunk egy 15-20 perces egyeztetést, ahol mindenki elmondhatja milyen eredményeket ért el és min fog tovább dolgozni. Ez segít összekovácsolni a csapatot, növelni a hatékonyságot.

Vannak konkrét típushibák az online projekteknél?

A legtipikusabb konfliktusok a félreértésekből adódnak. Valaki közöl valakivel egy információt, de az nem jut el a megfelelő helyre. Tipikus hiba, hogy nem határozzák meg a projekt elején, hogy milyen információnak, milyen csatornán és milyen formában kell áramolnia. Gondolunk itt arra, hogy valaki mondjuk feltölt egy anyagot a projekt Sharepoint oldalára, de nem ír róla e-mailt, így más nem tudja, hogy az információ ott van. Vagy mikor egy megbeszélésen elhangzik egy fontos adat, de azt senki nem rögzíti írásban, nem kerül be a dokumentációba. Illetve elég gyakran történik meg, hogy valaki egy fontos információt chatben oszt meg a kollégájával, de az épp nem figyeli, vagy a chat maga nem tárolja el, így elvész. Számos eset van, ami egyértelmű és tiszta folyamatokkal elkerülhető.

Nemzetközi projektek esetén sokszor a nyelvi nehézségek is súlyosbítják a helyzetet. Sokkal könnyebben félreértik egymást a kollégák. Illetve az is gondot okoz, hogy nem látjuk a másik felet, akivel kommunikálunk. Nem látjuk a testtartását, a mimikáját, a reakcióit – ez mind-mind félreértésekhez vezethet. Virtuális projekteknél tehát nagyon fontos a tiszta, egyértelmű és egyszerű kommunikáció.

A beszélgetés elején említette, hogy a cégek kezdenek átállni egyfajta hibrid munkaformára, amikor a kollégák néhány napot az irodában vannak, a fennmaradó időben pedig távmunkában dolgoznak. Mi az egészséges egyensúly ezen a téren? Milyen típusú feladatokhoz jobb a személyes jelenlét?

Erre mondok egy egyszerű példát: A napi rendszerességű reggeli csapatmegbeszélésekre felesleges személyesen behívni a kollégákat. Nem hatékony, ha reggelente a dugóban ülnek, idő és energia megy el arra, hogy bejönnek. Viszont egy projektindító megbeszélésen, egy-egy nagyobb mérföldkő elérésekor esetleg egy válságértekezletkor jobb, ha a kollégák személyesen jelen vannak. Úgy gondolom, hogy az általános szabály az, hogy egy-egy fontosabb témánál, egy-egy nagyobb állomásnál célszerű személyesen összehívni a kollégákat, hogy valóban egy csapatnak érezzük magunkat.

Kapcsolódó kurzusok:

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.