Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

Mielőtt belevágunk a projektbe: a projektindító értekezlet 8 titka

A sikeres kick-off meeting szabályai

cover-2-60dd747b22055312539972.jpg

A kick-off meeting egy indító megbeszélés a projekt megkezdése előtt. Ezek az egyeztetések elősegítik azt, hogy a csapat tagjai megismerjék egymást, kitűzzék a célokat, és átláthatóbbá tegyék az együttműködést. Természetesen feltéve, hogy a találkozót helyesen szervezték.

Összegyűjtöttük a francia Manager GO portál tanácsait a sikeres kick-off meeting megszervezéséhez.

Miért van szükség a projektindító megbeszélésre?

- hogy a projekt résztvevői megismerjék egymást, és felmérjük a csapaton belüli erőviszonyokat

- megvitassuk a projekt fő kérdéseit

- hogy meggyőződjünk róla, hogy mindenki érti a projekt céljait és a saját szerepét a projektben

- a projekt indulása előtt további motivációs és inspirációs forrásként szolgálhat

- hogy rögzítsük a munka szabályait

Mint minden más találkozót, a kick-off értekezletet is gondosan meg kell tervezni és át kell gondolni. Készíts egy tervet a megbeszélésről, és küldd át a meghívottaknak, hogy elő tudják készíteni a kérdéseiket és a javaslataikat.

Egy ilyen megbeszélés legfontosabb jellemzői az egyszerűség és a hatékonyság. Nem az a célja, hogy rázúdítsuk a résztvevőkre a projektről szóló információk, számok és adatok tengerét. Épp ellenkezőleg: hogy megkönnyítsük a munkafolyamatok megértését.

#1. Ismerkedés

Mutasd be magad, és kérd fel ugyanerre a többi résztvevőt is. Ez különösen akkor fontos, ha a szakértők nem ismerik egymást. Hogy mit kell ekkor elmondani? Csak az alapvető információkat: név, vezetéknév, beosztás a cégben. A projektben betöltött szerepeket majd később tisztázzuk.

#2. Az egyeztetés napirendje

Ezt a lépést gyakran kihagyják, amolyan felesleges formalitásnak tartva azt. Valójában azonban mindenkinek könnyebb lesz, ha már az elején meghatározod, hogy milyen sorrendben kerüljön sor a projekt átbeszélésére, mikor lehet kérdéseket feltenni és stb. Az ilyen megbeszélések nem monológ formában történnek, fontos, hogy az egész csapat részt vegyen bennük.

#3. A projekt lényege és a csapat előtt álló célok

Feltétlenül válaszolj a kérdésre: "Milyen problémákat old meg a projekt?" Fontos, hogy a munkatársaid értsék, miért fognak bizonyos munkát végezni.

Ne felejtsük el, hogy a találkozón különböző területek szakértői vannak jelen. Fogalmazd meg az általános célokat, és ha lehet, pontosítsd azokat területenként a kollégák minden csoportjára vonatkozóan. Határozd meg, hogy milyen eredményt vársz pontosan.

#4. A projekt különböző szakaszainak a leírása

Oszd fel a projektet szakaszokra, és határozd meg a hozzájuk tartozó elvárt eredményt (számítás, makett, dokumentum stb.), valamint a határidőt. Így biztos lehetsz benne, hogy nem hagytál ki semmit. Egyes folyamatok párhuzamosan futhatnak, így elkerülheted azt a helyzetet, amikor a munkatársad még az előző folyamat befejezésére vár, és nem folytatja a munkát, sok időt pazarolva vele.

Ha projektmenedzsmenthez egy speciális szoftvert használsz (például Trello, Redmine, Jira), akkor ezt is érdemes már az elején jelezni.

#5. A résztvevők szerepe és felelőssége

A projektindító értekezlet egyik fő célja, hogy részletesen elmagyarázzuk, ki mit csinál majd, milyen csapatokat alkotnak, és hogyan fognak dolgozni egymással. Például két tervező és egy menedzser, akik aztán elküldik a makettet jóváhagyásra az elemzőnek és a projektvezetőnek. 

Feltétlenül készíts listát az egyes résztvevők elérhetőségeiről. Határozd meg a kommunikáció fő módját. Gyakran a projektvezetők sem bánják, hogy a személyes fiókjukon keresztül kommunikálnak a Facebookon. Egyesek számára pedig fontos a levelezéshez való állandó hozzáférés.

#6. Projekt monitoring

A Manager GO szakértői azt tanácsolják, hogy a projekt előrehaladásáról hetente legyen rendszeres tájékoztatás, és mindig írásban.

Egy ilyen jelentés a következő elemeket tartalmazhatja:

A jelentések ugyanakkor ne legyenek túlbürokratizáltak. Csak a projekt szempontjából releváns információkat válaszd.

#7. Teljesítményértékelés

A kick-off értekezleten határozd meg, hogyan fogod értékelni, hogy a munkát elvégezték-e, és mennyire jól. Az alkalmazottaknak mennyire szigorúan kell betartaniuk a határidőket? Mennyire kötött a költségvetés? Kell-e használni új módszereket vagy technológiákat? Mi van, ha menetközben hibák csúsznak bele?

#8. A következő megbeszélések ütemezése

A későbbi megbeszélések ütemtervéről való egyeztetés ismét emlékezteti az alkalmazottakat a határidőkre és az időben elvégzendő munkára.

 

A projektindító értekezleten beszéld meg a következőket is:

- Megrendelő / Szponzor: aki számára a csapat az egész projektet csinálja. Ha a megrendelőnek van egy saját csapata, akkor ki és milyen döntéseket hoz majd.

- Alvállalkozók: bevonsz-e külső cégeket a projektbe, hogyan fogtok együttműködni velük és ki lesz a felelős ezért?

Használj interaktív eszközöket:

- rövid videó vagy prezentáció a projektről és a csapatról. De semmiképpen sem 100 diakép hosszúságban, kicsi betűmérettel… A prezentációnak könnyen fogyaszthatónak és gyorsan megjegyezhetőnek kell lennie.

- Flipchart egy-egy gondolat vizualizációjához, miközben kérdésekre válaszolsz. Ez bevonja a megbeszélésbe az egész csapatot.

A technológia lehetővé teszi, hogy megtartsuk a megbeszélést a teljes csapattal, még akkor is, ha különböző országokban vannak. Minél többen értik a projekt céljait és feladatait, annál nagyobb lesz a hatékonyságuk.

Ha esetleg nem sikerülne mindenkit összegyűjteni a kick-off meetingre, akkor legyenek ott legalább a kulcsfontosságú szakértők – azok, akik a különböző projekt csapatokat vezetik majd. Minden egyes funkció (marketing, informatika, pénzügy stb.) legalább egy képviselővel legyen jelen.

Több projektindító értekezlet is tartható: belső találkozók, és az Ügyféllel közösen tartott egyeztetések. Optimális esetben az értekezlet legfeljebb egy óráig tartson. Ha hosszabb ideig tart, akkor a résztvevők figyelme elvész.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.