A kick-off meeting egy indító megbeszélés a projekt megkezdése előtt. Ezek az egyeztetések elősegítik azt, hogy a csapat tagjai megismerjék egymást, kitűzzék a célokat, és átláthatóbbá tegyék az együttműködést. Természetesen feltéve, hogy a találkozót helyesen szervezték.
Összegyűjtöttük a francia Manager GO portál tanácsait a sikeres kick-off meeting megszervezéséhez.
Miért van szükség a projektindító megbeszélésre?
- hogy a projekt résztvevői megismerjék egymást, és felmérjük a csapaton belüli erőviszonyokat
- megvitassuk a projekt fő kérdéseit
- hogy meggyőződjünk róla, hogy mindenki érti a projekt céljait és a saját szerepét a projektben
- a projekt indulása előtt további motivációs és inspirációs forrásként szolgálhat
- hogy rögzítsük a munka szabályait
Mint minden más találkozót, a kick-off értekezletet is gondosan meg kell tervezni és át kell gondolni. Készíts egy tervet a megbeszélésről, és küldd át a meghívottaknak, hogy elő tudják készíteni a kérdéseiket és a javaslataikat.
Egy ilyen megbeszélés legfontosabb jellemzői az egyszerűség és a hatékonyság. Nem az a célja, hogy rázúdítsuk a résztvevőkre a projektről szóló információk, számok és adatok tengerét. Épp ellenkezőleg: hogy megkönnyítsük a munkafolyamatok megértését.
#1. Ismerkedés
Mutasd be magad, és kérd fel ugyanerre a többi résztvevőt is. Ez különösen akkor fontos, ha a szakértők nem ismerik egymást. Hogy mit kell ekkor elmondani? Csak az alapvető információkat: név, vezetéknév, beosztás a cégben. A projektben betöltött szerepeket majd később tisztázzuk.
#2. Az egyeztetés napirendje
Ezt a lépést gyakran kihagyják, amolyan felesleges formalitásnak tartva azt. Valójában azonban mindenkinek könnyebb lesz, ha már az elején meghatározod, hogy milyen sorrendben kerüljön sor a projekt átbeszélésére, mikor lehet kérdéseket feltenni és stb. Az ilyen megbeszélések nem monológ formában történnek, fontos, hogy az egész csapat részt vegyen bennük.
#3. A projekt lényege és a csapat előtt álló célok
Feltétlenül válaszolj a kérdésre: "Milyen problémákat old meg a projekt?" Fontos, hogy a munkatársaid értsék, miért fognak bizonyos munkát végezni.
Ne felejtsük el, hogy a találkozón különböző területek szakértői vannak jelen. Fogalmazd meg az általános célokat, és ha lehet, pontosítsd azokat területenként a kollégák minden csoportjára vonatkozóan. Határozd meg, hogy milyen eredményt vársz pontosan.
#4. A projekt különböző szakaszainak a leírása
Oszd fel a projektet szakaszokra, és határozd meg a hozzájuk tartozó elvárt eredményt (számítás, makett, dokumentum stb.), valamint a határidőt. Így biztos lehetsz benne, hogy nem hagytál ki semmit. Egyes folyamatok párhuzamosan futhatnak, így elkerülheted azt a helyzetet, amikor a munkatársad még az előző folyamat befejezésére vár, és nem folytatja a munkát, sok időt pazarolva vele.
Ha projektmenedzsmenthez egy speciális szoftvert használsz (például Trello, Redmine, Jira), akkor ezt is érdemes már az elején jelezni.
#5. A résztvevők szerepe és felelőssége
A projektindító értekezlet egyik fő célja, hogy részletesen elmagyarázzuk, ki mit csinál majd, milyen csapatokat alkotnak, és hogyan fognak dolgozni egymással. Például két tervező és egy menedzser, akik aztán elküldik a makettet jóváhagyásra az elemzőnek és a projektvezetőnek.
Feltétlenül készíts listát az egyes résztvevők elérhetőségeiről. Határozd meg a kommunikáció fő módját. Gyakran a projektvezetők sem bánják, hogy a személyes fiókjukon keresztül kommunikálnak a Facebookon. Egyesek számára pedig fontos a levelezéshez való állandó hozzáférés.
#6. Projekt monitoring
A Manager GO szakértői azt tanácsolják, hogy a projekt előrehaladásáról hetente legyen rendszeres tájékoztatás, és mindig írásban.
Egy ilyen jelentés a következő elemeket tartalmazhatja:
- a projekt végrehajtásának az aktuális állapota %-ban
- a munkarend betartása (például színek használatával: zöld - rendben, narancs - vannak megvitatásra váró kérdések, piros – felborult a határidő és felül kell vizsgálni a projekt munkarendjét)
- a költségvetés betartása (akár ugyanazzal a három színnel)
- elégedettség a csapatban (hasonlóan a színek használatával)
- az elvégzett munka összefoglalása, az eredmények felsorolása
- megoldásra váró ügyek
- kockázatok - ami a szakemberek szerint esetleg problémákat okozhat
A jelentések ugyanakkor ne legyenek túlbürokratizáltak. Csak a projekt szempontjából releváns információkat válaszd.
#7. Teljesítményértékelés
A kick-off értekezleten határozd meg, hogyan fogod értékelni, hogy a munkát elvégezték-e, és mennyire jól. Az alkalmazottaknak mennyire szigorúan kell betartaniuk a határidőket? Mennyire kötött a költségvetés? Kell-e használni új módszereket vagy technológiákat? Mi van, ha menetközben hibák csúsznak bele?
#8. A következő megbeszélések ütemezése
A későbbi megbeszélések ütemtervéről való egyeztetés ismét emlékezteti az alkalmazottakat a határidőkre és az időben elvégzendő munkára.
A projektindító értekezleten beszéld meg a következőket is:
- Megrendelő / Szponzor: aki számára a csapat az egész projektet csinálja. Ha a megrendelőnek van egy saját csapata, akkor ki és milyen döntéseket hoz majd.
- Alvállalkozók: bevonsz-e külső cégeket a projektbe, hogyan fogtok együttműködni velük és ki lesz a felelős ezért?
Használj interaktív eszközöket:
- rövid videó vagy prezentáció a projektről és a csapatról. De semmiképpen sem 100 diakép hosszúságban, kicsi betűmérettel… A prezentációnak könnyen fogyaszthatónak és gyorsan megjegyezhetőnek kell lennie.
- Flipchart egy-egy gondolat vizualizációjához, miközben kérdésekre válaszolsz. Ez bevonja a megbeszélésbe az egész csapatot.
A technológia lehetővé teszi, hogy megtartsuk a megbeszélést a teljes csapattal, még akkor is, ha különböző országokban vannak. Minél többen értik a projekt céljait és feladatait, annál nagyobb lesz a hatékonyságuk.
Ha esetleg nem sikerülne mindenkit összegyűjteni a kick-off meetingre, akkor legyenek ott legalább a kulcsfontosságú szakértők – azok, akik a különböző projekt csapatokat vezetik majd. Minden egyes funkció (marketing, informatika, pénzügy stb.) legalább egy képviselővel legyen jelen.
Több projektindító értekezlet is tartható: belső találkozók, és az Ügyféllel közösen tartott egyeztetések. Optimális esetben az értekezlet legfeljebb egy óráig tartson. Ha hosszabb ideig tart, akkor a résztvevők figyelme elvész.
