Online kurzusok
50% kedvezménnyel
-50%
-50%
Érdekel
LABA Tartalomgyár

Mielőtt belevágunk a projektbe: a projektindító értekezlet 8 titka

A sikeres kick-off meeting szabályai

cover-2-60dd747b22055312539972.jpg

A kick-off meeting egy indító megbeszélés a projekt megkezdése előtt. Ezek az egyeztetések elősegítik azt, hogy a csapat tagjai megismerjék egymást, kitűzzék a célokat, és átláthatóbbá tegyék az együttműködést. Természetesen feltéve, hogy a találkozót helyesen szervezték.

Összegyűjtöttük a francia Manager GO portál tanácsait a sikeres kick-off meeting megszervezéséhez.

Miért van szükség a projektindító megbeszélésre?

- hogy a projekt résztvevői megismerjék egymást, és felmérjük a csapaton belüli erőviszonyokat

- megvitassuk a projekt fő kérdéseit

- hogy meggyőződjünk róla, hogy mindenki érti a projekt céljait és a saját szerepét a projektben

- a projekt indulása előtt további motivációs és inspirációs forrásként szolgálhat

- hogy rögzítsük a munka szabályait

Mint minden más találkozót, a kick-off értekezletet is gondosan meg kell tervezni és át kell gondolni. Készíts egy tervet a megbeszélésről, és küldd át a meghívottaknak, hogy elő tudják készíteni a kérdéseiket és a javaslataikat.

Egy ilyen megbeszélés legfontosabb jellemzői az egyszerűség és a hatékonyság. Nem az a célja, hogy rázúdítsuk a résztvevőkre a projektről szóló információk, számok és adatok tengerét. Épp ellenkezőleg: hogy megkönnyítsük a munkafolyamatok megértését.

#1. Ismerkedés

Mutasd be magad, és kérd fel ugyanerre a többi résztvevőt is. Ez különösen akkor fontos, ha a szakértők nem ismerik egymást. Hogy mit kell ekkor elmondani? Csak az alapvető információkat: név, vezetéknév, beosztás a cégben. A projektben betöltött szerepeket majd később tisztázzuk.

#2. Az egyeztetés napirendje

Ezt a lépést gyakran kihagyják, amolyan felesleges formalitásnak tartva azt. Valójában azonban mindenkinek könnyebb lesz, ha már az elején meghatározod, hogy milyen sorrendben kerüljön sor a projekt átbeszélésére, mikor lehet kérdéseket feltenni és stb. Az ilyen megbeszélések nem monológ formában történnek, fontos, hogy az egész csapat részt vegyen bennük.

#3. A projekt lényege és a csapat előtt álló célok

Feltétlenül válaszolj a kérdésre: "Milyen problémákat old meg a projekt?" Fontos, hogy a munkatársaid értsék, miért fognak bizonyos munkát végezni.

Ne felejtsük el, hogy a találkozón különböző területek szakértői vannak jelen. Fogalmazd meg az általános célokat, és ha lehet, pontosítsd azokat területenként a kollégák minden csoportjára vonatkozóan. Határozd meg, hogy milyen eredményt vársz pontosan.

#4. A projekt különböző szakaszainak a leírása

Oszd fel a projektet szakaszokra, és határozd meg a hozzájuk tartozó elvárt eredményt (számítás, makett, dokumentum stb.), valamint a határidőt. Így biztos lehetsz benne, hogy nem hagytál ki semmit. Egyes folyamatok párhuzamosan futhatnak, így elkerülheted azt a helyzetet, amikor a munkatársad még az előző folyamat befejezésére vár, és nem folytatja a munkát, sok időt pazarolva vele.

Ha projektmenedzsmenthez egy speciális szoftvert használsz (például Trello, Redmine, Jira), akkor ezt is érdemes már az elején jelezni.

#5. A résztvevők szerepe és felelőssége

A projektindító értekezlet egyik fő célja, hogy részletesen elmagyarázzuk, ki mit csinál majd, milyen csapatokat alkotnak, és hogyan fognak dolgozni egymással. Például két tervező és egy menedzser, akik aztán elküldik a makettet jóváhagyásra az elemzőnek és a projektvezetőnek. 

Feltétlenül készíts listát az egyes résztvevők elérhetőségeiről. Határozd meg a kommunikáció fő módját. Gyakran a projektvezetők sem bánják, hogy a személyes fiókjukon keresztül kommunikálnak a Facebookon. Egyesek számára pedig fontos a levelezéshez való állandó hozzáférés.

#6. Projekt monitoring

A Manager GO szakértői azt tanácsolják, hogy a projekt előrehaladásáról hetente legyen rendszeres tájékoztatás, és mindig írásban.

Egy ilyen jelentés a következő elemeket tartalmazhatja:

A jelentések ugyanakkor ne legyenek túlbürokratizáltak. Csak a projekt szempontjából releváns információkat válaszd.

#7. Teljesítményértékelés

A kick-off értekezleten határozd meg, hogyan fogod értékelni, hogy a munkát elvégezték-e, és mennyire jól. Az alkalmazottaknak mennyire szigorúan kell betartaniuk a határidőket? Mennyire kötött a költségvetés? Kell-e használni új módszereket vagy technológiákat? Mi van, ha menetközben hibák csúsznak bele?

#8. A következő megbeszélések ütemezése

A későbbi megbeszélések ütemtervéről való egyeztetés ismét emlékezteti az alkalmazottakat a határidőkre és az időben elvégzendő munkára.

 

A projektindító értekezleten beszéld meg a következőket is:

- Megrendelő / Szponzor: aki számára a csapat az egész projektet csinálja. Ha a megrendelőnek van egy saját csapata, akkor ki és milyen döntéseket hoz majd.

- Alvállalkozók: bevonsz-e külső cégeket a projektbe, hogyan fogtok együttműködni velük és ki lesz a felelős ezért?

Használj interaktív eszközöket:

- rövid videó vagy prezentáció a projektről és a csapatról. De semmiképpen sem 100 diakép hosszúságban, kicsi betűmérettel… A prezentációnak könnyen fogyaszthatónak és gyorsan megjegyezhetőnek kell lennie.

- Flipchart egy-egy gondolat vizualizációjához, miközben kérdésekre válaszolsz. Ez bevonja a megbeszélésbe az egész csapatot.

A technológia lehetővé teszi, hogy megtartsuk a megbeszélést a teljes csapattal, még akkor is, ha különböző országokban vannak. Minél többen értik a projekt céljait és feladatait, annál nagyobb lesz a hatékonyságuk.

Ha esetleg nem sikerülne mindenkit összegyűjteni a kick-off meetingre, akkor legyenek ott legalább a kulcsfontosságú szakértők – azok, akik a különböző projekt csapatokat vezetik majd. Minden egyes funkció (marketing, informatika, pénzügy stb.) legalább egy képviselővel legyen jelen.

Több projektindító értekezlet is tartható: belső találkozók, és az Ügyféllel közösen tartott egyeztetések. Optimális esetben az értekezlet legfeljebb egy óráig tartson. Ha hosszabb ideig tart, akkor a résztvevők figyelme elvész.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.