Az igazi időnyerő: delegálás mesterfokon
A projektmenedzsernek rengeteg olyan eszköze van, amivel a munkáját hatékonyabbá teheti. Talán az egyik legfontosabb ezek közül a delegálás készsége.
Bár logikusnak tűnhet, hogy a projekt minden fontos részletére személyesen is odafigyeljünk, de ez a túlzott mértékű kontroll több stresszt, hibákat, sőt, kiégést eredményezhet. A delegálás az egyik legjobb módja annak, hogy a legtöbbet hozzuk ki a csapatunkból úgy, hogy mi se essünk össze a ránk nehezedő sok-sok teher alatt. Sőt, mindezt úgy is elérhetjük, hogy közben még időt is megtakarítunk. Valamiért azonban sokan vagyunk, akik mégsem szívesen delegálunk, vagy ha mégis, akkor nem tudjuk, hogyan kell (jól) csinálni. Vajon mikor, miért és hogyan érdemes tehát delegálni?
Nulladik lépés: merd megtenni!
Ha eddig ódzkodtál a delegálástól, akkor egy remek nulladik lépés lehet, ha az ellenérzéseid mélyére ásol.
Maximalizmus, fokozott kontrolligény, bizonytalanság, aggodalmak, kifogások... Bármi is van a háttérben, érdemes megtalálni az ellenérzésed gyökerét, és feloldani – némi önelemezgetés már sokat segíthet, de előfordulhat, hogy szakember (pszichológus vagy coach) segítségével gyorsabban jutsz eredményre.
Amit azonban mindenképp érdemes megjegyezned: semmilyen szerepedben nem minősít az, hogy delegálsz – a delegálás nem jó és rossz kérdése, hanem a hatékony munkaszervezés, az észszerű felelősségmegosztás, a prioritásokat tükröző időgazdálkodás egyik kulcsa.
Miért delegálj?
Segíthet a folyamatban az, ha tudatosítod magadban, milyen előnyökkel jár, ha megtanulsz hatékonyan delegálni. Elsősorban természetesen azért, mert a felszabaduló időt fontosabb dolgokra, a családodra, a párodra vagy önmagadra (munkahelyen: anyagilag jövedelmezőbb vagy elismerés szempontjából láthatóbb feladatokra) szánhatod. A kevesebb teendőnek köszönhetően csökken a terhelés, a stressz, a frusztráció, ami a testi és a lelki egészségednek egyaránt jót tesz (többek között megelőzheted a kiégést).
A delegálás nemcsak neked, hanem annak az embernek is hasznos, aki a feladatot kapja, hiszen lehetőséget kap a tanulásra, a fejlődésre, tágul a látótere és a tudása, hasznosnak és eredményesnek érezheti magát. A delegálással kifejezed a másik ember felé, hogy megbízol benne és a képességeiben, ez egyrészt mindenkinek jólesik, másrészt motiválólag is hat, hiszen szeretné meghálálni a belé vetett bizalmat, és bebizonyítani, hogy valóban képes a feladatra. Amennyiben fizetsz azért, hogy valaki más végezze el helyetted a feladatot (például takarítónőt vagy virtuális asszisztenst bérelsz fel), munkát adsz valakinek – ez sem egy utolsó szempont.
Fontos szempont lehet továbbá a fejlődés szempontjából az, hogy minden egyes új ember új szemszögből látja a feladatot, új ötletekkel állhat elő, a megszokottól eltérő módon, más szemléletben, más módszerekkel kezdhet bele a munkába. Mindez a munkafolyamatok átgondolásához, fejlesztéséhez vezethet, ezzel pedig további időt nyerhettek.
Mikor és kinek delegálj?
A delegálás akkor fog jól működni, ha proaktívan végzed. Ne várd meg, míg időzavarba kerülsz, gondoskodj időben a megfelelő segítségről. A jó delegáláshoz idő kell, mi több, a tűzoltás jelleggel kiosztogatott feladatokat nem is nevezhetjük valódi delegálásnak – hamarosan azt is megérted, hogy miért. Kérj tehát segítséget még mielőtt(!) a körmödre égne a munka, netán te magad égnél ki.
A „kinek” kérdés megválaszolásához proaktívan kell gondolkodnod, vagyis úgy kell felépítened a csapatodat, hogy lehetőséged legyen delegálni a feladataidat. Ha nem voltál kellően előrelátó, és jelenleg nem teljesül ez a kritérium, akkor sincs semmi veszve: gondolkodj el azon, hogy a továbbiakban mit kell változtatnod a felvételi eljárásban, illeve hogy a meglévő csapatodat hogyan tudod olyan irányba fejleszteni, hogy képesek legyenek átvenni a szükséges feladatokat.
Valószínűleg már most van egy elképzelésed arról, hogy kire számíthatsz, illetve mire van anyagi kereted. Ám könnyen meglehet, hogy vannak még rejtett tartalékok. Ha úgy érzed, kifogytál az ötletekből, érdemes végignézni, melyek azok a tevékenységek, amelyeket szívesen delegálnál (erről mindjárt beszélünk), és a konkrét teendők ismeretében brainstormingolni.
Fotó: Nataliya Vaitkevich, Pexels
Mit delegálj?
Fontos, szeretem, jó vagyok benne. Ez a három szempont az, amit meg kell fontolnod, ha delegálandó-delegálható feladatok után kutatsz. Ha valami nem fontos, akkor miért töltenéd vele az időd? Ha valamit nem szeretsz, miért kellene neked csinálnod? Ha valamit más is meg tud csinálni helyetted, miért ragaszkodsz hozzá?
Keresd meg azokat a feladatokat, amelyet nem jó szívvel csinálsz, és hacsak nem elengedhetetlen, hogy te csináld (mert neked van hozzá szakértelmed, vagy egyszerűen nem lehet helyettesíteni), delegáld őket. Azon teendők esetében, amelyeket szívesen csinálsz, érdemes mérlegelni: ad-e annyit a feladat számodra lelkileg, hogy megérje annak ellenére saját kezűleg csinálnod, hogy nem vagy benne profi? Lehet, hogy szeretsz falat festeni, de nem biztos, hogy az eredmény is olyan lesz, amit szeretni fogsz...
Hogyan delegálj?
A delegálás körüli legnagyobb tévhit az, hogy nem jelent mást, mint egyfajta „lepasszolást”, azaz a nem alkalmas / nem kívánt feladat átdobását valaki másnak. „Csináld meg, légy szíves” – mondjuk, futtában elhadarjuk a feladatot, majd várjuk a csodát. A delegálás sokkal több holmi feladat-átruházásnál; megvan a maga módszertana, amelyet követve lepasszolás helyett profi módon adhatod át a feladatot, ezzel mintegy bebiztosítva, hogy a feladat el is lesz végezve, méghozzá a megfelelő módon és a megfelelő időben. Lássuk, hogyan!
- Azonosítsd a delegálandó feladatot, fogalmazd meg, és azt is tisztázd magadban, miért delegálod (ez elsősorban azoknak segítség, akik hajlamosak végül inkább előhúzni a jól bejáratott „majd én megcsinálom” kártyát). Tudd, hogy miért vállalod fel a delegálással járó teendőket (mert vannak vele teendők!).
- Keresd meg a célszemélyt, vagyis azt az embert a csapatból, akinek megvan a tudása és a képességei a feladat megoldásához (vagy lehetőség van arra, hogy ebbe az irányba képezze magát), és ideje is van rá.
- Magyarázd el a feladatot! Mondd el, miért fontos, és azt is domborítsd ki, miért lesz jó az illetőnek, hogy ezzel a feladattal foglalkozhat. Mondd el, hogy mi az elvárt eredmény, lásd el pontos instrukciókkal, lehetőleg írd is le. Bocsátkozz részletekbe, különösen, ha a célszemély viszonylag kevés gyakorlattal rendelkezik. Inkább magyarázd túl, semmint fontos részletek kimaradjanak; tartsd szem előtt, hogy ami neked egyértelmű, az másnak egyáltalán nem az! Ha olyan feladatról van szó, mutasd is meg, pontosan mit és hogyan kell csinálni!
- Ellenőrizd, hogy megértett-e mindent. Erre jó módszer, ha elmagyaráztatod vele a folyamatot: mondja el a saját szavaival, mi a feladat, így még tudsz korrigálni, ha félreértések lennének. Adj lehetőséget a kérdésekre, tisztázzátok az összes homályos pontot. Ha olyan jellegű a feladat, tehettek is egy próbát, hogy jól csinálja-e – adj korrekt visszajelzést, javítsd, amit kell, és emeld ki, amit helyesen csinál.
- Szánj elegendő időt a feladat átadására! Ha csak felületes instrukciókra van lehetőség, könnyen félrecsúszhat a dolog, és valóban beigazolódnak a korábban tárgyalt tévhitek, miszerint „csak én tudom jól megcsinálni”, „most javítgathatom én” – persze, hiszen nem lett megfelelően delegálva a feladat, hogyan is sikerülhetett volna jól? Senki nem gondolatolvasó, a saját gondolataidat, elvárásaidat, bevált módszereidet pedig csak úgy tudod korrekt módon átadni, ha rászánod az időt.
- Biztosíts minden információt, eszközt, erőforrást, amire szükség lehet a feladat elvégzéséhez!
- Ha hosszasabb feladatról van szó, bizonyos időközönként nézz rá a folyamatra. Lehetnek mérföldkövek, amelyeket előre megbeszéltek, és biztosítsd arról, hogy bármikor kérdezhet, ha elakad. Ugyanakkor fogadd el, hogy van némi kockázata a delegálásnak, engedd el a teljes kontrollt és maximalizmust, különben mikromenedzselésbe fullad a dolog, ami egyrészt kontraproduktív, másrészt nagyon kellemetlen lesz mindkettőtök számára. Légy elérhető, ha kérdés vagy probléma merülne fel!
- A feladat végeztével feltétlenül adj visszajelzést! Mindenképp emeld ki a munkája pozitív oldalait, a negatívumokat pedig konstruktív módon közelítsd meg. Kérd meg, hogy ő is mondja el, hogyan élte meg a folyamatot, mit tanult belőle, illetve arról is hallgasd meg, hogyan látja a te szerepedet a folyamatban.
***
Projektmenedzsment kurzusaink a PMI által akkreditáltak, az elvégzésükkel egyenként 15 (PMI) PDU pontot szerezhetsz.