Mindegy, hogy a napi teendőlistánkat vagy a hosszú távú céljainkat szeretnénk rangsorolni; a munkanapunkat megszervezni vagy éppen a határainkat meghúzni és nemet mondani, nem árt, ha a tarsolyunkban van egy-két ütős priorizálási módszer. Az alábbiakban egy olyan válogatást olvashatsz, ami mind céljaiban, mind logikájában különböző módszereket mutat be. Mindegyik módszernek más az előnye és a hátránya, így ki tudod választani azt, ami a legjobban passzol a te élet- és munkastílusodhoz, valamint a problémakörhöz, ami esetében priorizálni szeretnél. A válogatás érdekessége, hogy mindegyik módszer egy valamilyen szempontból híres személyhez fűződik.
Eisenhower-mátrix
Az egykori amerikai elnök után elnevezett módszert Stephen Covey hozta be újfent a köztudatba „sürgős-fontos mátrix” néven. A módszer lényege, hogy minden egyes teendőről eldöntjük: mennyire sürgős és mennyire fontos.
Természetesen mindenki a sürgős és fontos teendőivel kezd. Ide tartoznak a közelgő határidők, fontos megbeszélések, megcsúszott munka, tűrhetetlenné váló problémák, mindennapi tűzoltás. Nincs mese, ezeket a feladatokat azonnal meg kell csinálni. Ha túl sok sürgős és fontos feladatod van, hajszoltnak stresszesnek érzed magad, akár a fásultság, kiégés veszélye is fenyegethet. Hosszú távon az a cél, hogy minél kevesebb feladat kerüljön ebbe a kategóriába, azaz előzd meg azt, hogy a körmödre égjenek a fontos feladatok.
Gondolkodás, tervezés, előkészületek, megelőzés, kapcsolatépítés, fejlődés, karbantartás, egészség, pihenés, kikapcsolódás – a nem sürgős, de fontos kategória előre mutat, itt érzed azt, hogy te irányítasz. Azonosítsd azokat a feladatokat, amelyek ide tartoznak, és szakíts rájuk időt mindenáron, hiszen ezek a feladatok jelentik a valódi előrelépést.
A nem fontos, mégis sürgősnek tűnő feladatok alatt az állandó megszakításokat, csip-csup teendőket értjük. Ha túl sok időt szánsz ezekre, könnyen érezheted úgy, hogy elment melletted a nap, és semmi értelmeset nem csináltál. Bár teljesen nem lehet kikerülni ezeket a tevékenységeket, ám tudatos nemet mondással, delegálással, megelőzéssel és kellő önfegyelemmel vissza lehet szorítani őket.
A nem sürgős és nem fontos tevékenységek az igazi időrablók, amelyektől érdemes rövid úton megszabadulni. Hosszas vagy értelmetlen meetingek, fölösleges adminisztráció, közösségi média, halogatás, perfekcionizmus – csak egy pár példa. Ha túl sok időd megy el ezekre a tevékenységekre, könnyedén megcsúszhatsz a többi teendőddel, így a munka vagy a pihenés rovására mennek. Felejtsd el őket!
Eisenhower-mátrix. Forrás: By Rorybowman
A Pareto-elv
A Pareto-elv, más néven 80/20-as szabály, melyet az olasz közgazdászról, Vilfredo Paretoról neveztek el, a priorizálás nagyágyúja. Pareto nagy hobbikertész volt, így vette észre, hogy mindössze néhány tő adja a zöldborsóhozam zömét. Megfigyeléseit számszerűsítette, kiterjesztette, és többek között azt a megállapítást tette, hogy az eredmények 80%-a a tevékenységek 20%-ából származik.
Nincs más dolgod tehát, mint beazonosítani azt a maroknyi tevékenységet, ami tényleges eredményeket hoz; a többit pedig szorítsd vissza, amennyire csak tudod (ideális esetben töröld ezeket). És fordítva is igaz! Ha sikerül felismerned azt a néhány pontot, amely a problémáid zöméért felelős, fordíts nagy erőket ezek kiiktatására.
Ivy Lee-módszer
Az anekdota szerint Charles M. Schwab amerikai gyártulajdonos azzal bízta meg Ivy Lee-t, aki maga is sikeres üzletember volt, hogy mutasson neki egy olyan módszert, amellyel még hatékonyabb lehet. Ivy Lee nem kért ellenszolgáltatást, csupán 15 percet minden egyes vezetővel. Az ajánlata az volt, hogy amennyiben beválik Schwab cégénél, a Betlehem Steel Corporationnél a módszere, úgy Schwab küld neki egy csekket, amelyen olyan összeg szerepel, amennyit Schwab gondol. Három hónappal később Schwab 25 000 dollárral jutalmazta Lee munkáját. Vajon mi zajlott ebben a 15 percben?
Lee módszere tényleg pofonegyszerű. A munkanap végén írd le azt a hat legfontosabb teendőt, amit másnap el akarsz végezni. Hat feladatnál ne írj le többet! A teendőket állítsd fontossági sorrendbe. Másnap reggel kezdj bele a legfontosabb feladatba. Addig dolgozz, amíg be nem fejezed, ezután (és csakis ezután) jöhet a második legfontosabb. Hasonlóképpen járj el a többi feladattal – mindig az éppen legfontosabb feladattal foglalkozz, teljes erőbedobással. Este ismét írd össze a másnapi hat legfontosabb feladatot – és így tovább.
Warren Buffett-módszer
Warren Buffett amerikai üzletember egy alkalommal a magángépén utazott, amikor a pilótája a saját karrierjével kapcsolatos dilemmáiról kezdett el beszélni. A legenda szerint Buffett három lépésben megoldotta eme dilemmát. Először arra kérte a pilótát, hogy írja le a 25 legfontosabb célját. (Esetünkben ez jelentheti a 25 legfontosabb teendőt.) A következő lépésben a pilótának be kellett karikáznia azt az 5 célt, ami kiemelkedik a többi közül. (Vagyis jelöld meg az 5 legfontosabb teendődet.)
Ezen a ponton tehát a pilótának volt 5 igazán fontos és 20 kevésbé fontos célja. Buffett azon kérdésére, hogy mit tenne most, a pilóta azt válaszolta, hogy az 5 igazán fontos célján dolgozna, de mivel a többi 20 is fontos, ezért a köztes időben azokkal is foglalkozna. Mire Buffett azt válaszolta: semmi esetre se tegye! Minden olyan cél, amit nem karikáztál be, szigorúan elkerülendő, ugyanis éppen ezek azok a célok, amelyek a leghatékonyabban viszik el az időt a legfontosabb ötről! Tégy te is eszerint. Amíg nincs kipipálva az 5 legfontosabb teendő, addig felejts el minden mást!
Nyeld le a békát!
Az előbb említett Buffett-módszer arra a gondolatra épít, hogy minden olyan cél vagy feladat, ami nem a legeslegfontosabb az adott pillanatban, elterelő hadművelet, disztrakció, ami fókuszvesztéshez vezet. Brian Tracy Nyeld le a békát! című könyvében írja le az azonos névre hallgató módszert, amelynek képi világa, azaz a béka Mark Twaintől származik, aki szerint ha reggel megeszel egy élő békát, annál rosszabb már nem történhet veled aznap.
Gyakorlati megvalósítását tekintve nem különösebben komplikált a módszer. Válaszd ki azt a (legfeljebb) három feladatot, amelyek igazán fontosak a céljaid szempontjából. Ezeket írd a teendőlistád tetejére, karikázd be pirossal, tegyél mellé nagy felkiáltójeleket – azaz tedd egyértelművé, hogy ezek a mai békáid. Majd vágj bele! Kezdd a napod a legfontosabb feladataiddal, és mindaddig dolgozz rajtuk, amíg be nem fejezed őket! Utána jöhet minden más – előtte semmiképp.
Kapcsolódó kurzusok:
