Az emberek túlnyomó többsége halogató, éppen ezért kaphatott szárnyakat az a tévhit, hogy mindent az utolsó utáni pillanatig halogatni kiváló hatékonyságnövelő eszköz. Tény, hogy ha mindössze pár órád van elkészíteni egy projektmunkát vagy pár nap alatt kell felkészülnöd a vizsgára, kis szerencsével meg tudod ugrani, de több szempontból sem ajánlatos ezt a módszert követni…
Először: a határidő fojtogatásában dolgozni rendkívül stresszes, ráadásul nagy valószínűséggel minden más rovására történik – nem alszol, nem eszel, nem törődsz semmivel, csak a határidővel. Ez így sokszorosan egészségtelen. Másodszor: a lóhalálában végzett munka minősége általában erősen kifogásolható. Ezzel szemben ha időben belekezdesz a felkészülésbe, nyugodtan, átgondoltan tudsz dolgozni, és így sokkal jobban fogsz tudni koncentrálni, ami pedig jelentős időmegtakarításban nyilvánulhat meg. Szintén javítja a hatékonyságodat az, hogy eleget tudsz pihenni, el tudsz menni sportolni, ki tudsz kapcsolódni, mert nincs fojtogató határidő, csak kiegyensúlyozott, következetes munka.
Az utolsó perces kapkodásokat leginkább úgy kerülheted el, ha időben kezdesz el dolgozni a feladataidon, és ebben a tervezés lesz nagy segítségedre. Amint tudomást szerzel egy határidőről, számold ki, hogy mennyi idővel előtte kell elkezdened készülni rá, foglalkozni vele, hogy kényelmesen be tudd fejezni.
Ne csak a határidőt jegyezd tehát fel, hanem a rákészülési időt is jelöld be: papíralapú naptárban húzz egy folytonos csíkot erre az időszakra, elektronikus naptárban pedig egy mozdulattal fel tudod venni a több napos (netán több hetes) tevékenységet. A folytonosság fontos: minden nap látszania kell annak, hogy ebben az időszakban milyen projekttel, sőt, hány különböző hosszabb távú feladattal akarsz éppen foglalkozni. Két-három komolyabb felkészülést igénylő feladatnál többel ne foglalkozz egyszerre, mert elaprózod az energiáid.
Ezután jön a tervezés sakkozó része: össze kell nézni az egyes határidőket és a hozzájuk kapcsolódó felkészülési időket, majd lehetőség szerint minél egyenletesebben el kell osztani a rendelkezésre álló időben. Igen, ez egyben azt is jelenti, hogy lesz, amit sokkal előbb készítesz el, mint esedékes lenne, de inkább előbb, mint később, nem igaz?
Amikor a sakkozási fázisban vagy, nézd hozzá a naptárad többi részét is, vagyis vedd figyelembe a munkádon, projektjeiden kívüli életedet is. Ha gyereked van, figyelj oda az iskolai szünetekre, komoly befolyással lehetnek az időbeosztásodra (mindkét irányba, családtól és munkától függően, hiszen van, akinek könnyebbség, ha nincs az iskolával járó kötöttség, másnak megoldásra váró helyzet, hogy mi legyen a gyerekkel). Számolj a nagyobb ünnepekkel, illetve az esetleges utazásokkal is!
Szintén a sakkozás során fogod tudni felmérni azt, hogy nem túl nagy-e a terhelés, amit magadra vállaltál. Ha azt látod, hogy minden hétre 4-5 felkészülni/elkészítenivaló van, akkor szinte biztos, hogy le kell adnod valamiből. Ha egy terv nem reális, akkor sokkal többet árt, mint használ, hiszen borzasztóan frusztráló nap mint nap a teendők tömkelegét bámulni, és magunk előtt görgetni a sok elmaradást. Ez nagyon hamar motivációvesztéshez vezet. Ilyenkor is érvényesül a „lassan, de biztosan”-elv: inkább kevesebbet vállalj, amit teljesíteni is tudsz, semmint egy irreálisan zsúfolt tervbe vágj bele, ami eleve kudarcra van ítélve. Ha tehát úgy látod, hogy túl sok lesz a válladon, gondold át, hogyan lehetne kicsit lejjebb adni.
A három fő lépés tehát a következő:
- Feljegyezni a határidőket.
- Felmérni, hogy nagyjából mennyi időt fog igénybe venni a felkészülés.
- Elhelyezni a felkészülési időt a naptárban úgy, hogy lehetőleg ne ütközzön más kötelezettségeiddel, illetve ne terheld le magad jobban a kelleténél.
Fenti gondolatok persze csak irányelvek. Mint minden időgazdálkodással kapcsolatos elgondolás, ez is személyre szabandó! Sokaknak, illetve sok esetben az működik, ha nem húzod szét az időben, hanem rászánsz néhány napot, és csak erre az egy feladatra fókuszálva „mindent bele” alapon dolgozol. Ki kell kísérletezni, hogy nálad mi működik, de azt mindenképp vedd figyelembe, hogy túlhajszolni magad, az egészséged rovására hajtani semmilyen esetben nem ajánlatos.
Ha még biztosabb akarsz lenni abban, hogy nem kell majd kapkodnod és tüzet oltanod a határidők közeledtekor, akkor állíts saját határidőket. Az egy-két héttel korábbi belső határidő kimondottan jól jöhet, ha kicsi gyerekeid vannak, vagy olyan munkád, ami nagyon kiszámíthatatlan. Így bármi is történik, van némi haladékod.
Végezetül figyelmedbe ajánlok egy szuper eszközt, amit nagyon jól lehet használni több szálon futó projektek, egymásra épülő feladatok esetén. Ez a módszer nem más, mint a Gantt-diagram. A Gantt-diagram tulajdonképpen a feladatok kezdetének, időtartamának és végének megjelenítése az idősíkon, méghozzá úgy, hogy az egyes projektek egymással párhuzamos sávokon „futnak”. A Gantt-diagramot elsősorban a projektmenedzserek használják, mivel kiváló képet nyújt az aktuális és várható terhelésről, a feladatok egymásra épüléséről, és emiatt remek alap az idő- és erőforrástervezéshez.
Nem kell azonban megijedni: egyéni szinten is remekül használható eszközről van szó, amelyhez nincs is szükség speciális szoftverre vagy készségekre. Habár léteznek kimondottan jó Gantt-diagramkészítő alkalmazások, akár ingyenesen is (Instagantt, TeamGantt), egy sima Excel-táblában is létre lehet hozni az első Gantt-diagramot: az oszlopok lehetnek a napok vagy a hetek, a sorokat pedig az egyes projektekkel, sőt, akár részfeladatokkal, mérföldkövekkel tudod felcímkézni. Fontos ezen felül jelölni a belső és a külső határidőt egyaránt. Ha pedig komplex megoldásban gondolkodsz, akkor kipróbálhatsz olyan projektmenedzsment szoftvereket, amelyek többek között Gantt-ot is tartalmaznak, ilyenek például a ClickUp, a Bitrix, a Toggl Plan vagy a Monday is.
