A nagyvállalati adminisztráció és a különböző jelentések és beszámolók száma gyakran viccek tárgyát képezi. Joggal, hiszen néha úgy tűnhet, hogy egy-egy munkanap csak ezeknek a dokumentumoknak az elkészítéséből áll. Sajnos a ráfordított idő ellenére ritkán sikerülnek jól ezek a jelentések, és ez nemcsak a nagyvállalatoknál, de a kisebb cégek esetében is így van.
Megvizsgáltuk, hogy általában miért nem szoktak jól működni ezek a belső jelentések, és azt is, hogy lehet-e esetleg nélkülözni is őket.
Milyen egy jó riport
Tisztázzuk - a belső jelentések azok, amelyekhez ti magatok hozzátok létre a sablonokat és űrlapokat, meghatározzátok a határidőket, valamint azoknak a körét, akik használják ezeket.
Minden egyes jelentésnek, még a legkisebbnek is, hasznosnak kell lennie, és három kérdésre kell válaszolnia:
1. Hogy állunk az eredeti tervhez képest (terv-tény / korábban-most)?
2. Tartható a terv, vagy újra van szükségünk?
3. Jó-e vagy rossz a helyzet (a céges mutatókat tekintve)?
Akkor készítettél valóban jó jelentést, ha
- az elolvasása nem tart tovább 10 percnél,
- az átnézése után az adott témában (amiért a jelentés készült) már lényegében nem marad több kérdés,
- rendszeresen visszatérsz hozzá, és könnyen megtalálod benne az információkat,
- a benne szereplő adatokat gyorsan át tudod alakítani különböző más formátumokba (szöveg, Excel-tábla, infografika).
A jó vállalati jelentések 3 szabálya
1. A jelentés segítse a munkát, de ne helyettesítse
A dokumentumban szereplő információk a cég életének a pillanatnyi lenyomatai. Azért van szükség a riportra, hogy a segítségével felmérjék a megtett lépések eredményességét és ez alapján döntéseket hozzanak. De ne foglald le magad teljesen a jelentésekkel, és ne próbálj biztos, ami biztos alapon egyre több adatot gyűjteni a rendszerbe. A jelentés készítése egy rendszeres és hasznos kiegészítése a munkának, de nem helyettesíti azt. Ne követeld meg az elkészítésüket napi szinten (kivéve vészhelyzet esetén).
A riportok segítségével az eredményességet növeld, ne a munkatársak leterheltségét!
2. Kérd meg a kollégákat, hogy szakszerűen gyűjtsék és tálalják az információkat
Figyelj arra, hogy mit küldenek a kollégáid. A különböző nyilvántartások, leltárak, mutatók kiszámítására szolgáló nyomtatványok nem jelentések (még akkor sem, ha látszik belőlük a tervtől való eltérés). Szoktasd rá az alkalmazottaidat és követeld meg tőlük, hogy következtetéseket, ajánlásokat és megjegyzéseket írjanak.
Egy jó jelentés-táblázat nem csak az összegző mutatókat, de analitikus adatokat, következtetéseket és javaslatokat is tartalmaz. „A gép számol”, de továbbra is az embernek kell gondolkodnia. A szöveges jelentés is világos szerkezettel és következtetésekkel rendelkezik. Hasonló a helyzet a prezentációkkal és az összegző infografikákkal is.
Kevesebbet kell foglalkozni az adatközléssel, miközben az elemzések arányának és minőségének növekednie kell. Furcsán néznek ki például egy cég pénzügyi teljesítményéről szóló jelentések, amelyekben az információ 90%-ában a számítási képletek leírásai találhatók. Ha hasznosnak találod ezeket, akkor készíts egy külön mellékletet, de ne cseréld le velük a jelentést.
Légy ügyfélközpontú, és igény szerint végezz hasznos módosításokat a dokumentumon. Például, ha a vezető folyamatosan rákérdez, hogy mennyit vesztett a cég az árfolyamváltás miatt, akkor már előre egészítsd ki a jelentést ezekkel az adatokkal. Persze tartsd észben, hogy olyan dokumentum nem létezik, amely minden lehetséges kérdésre választ tud adni.
3. Kommunikáljatok személyesen, ne csak csendben nézegessétek a riportokat
Van egy rész, amit még a tapasztalt szakemberek is ki szoktak felejteni – a visszajelzés. Ha neked nem tetszik, ahogyan a kollégáid jelentései kinéznek (nehezen használhatók, elemzések és következtetések nélkül), akkor mondd el az észrevételeid. Még akkor is, ha azok az információátadás túl kreatív módjára vonatkoznak.
Ha a főnököd hallgat, te pedig nem kérdezel semmit, az is egy veszélyes helyzet lehet. Legalább egyszer szerezz egy pozitív választ, hogy a riportod érthető és hasznos-e a számára. Ellenkező esetben egy nap a menedzser azzal fog megjelenni, hogy nem érti, „mit csináltok itt”.
3 problémás szituáció a riportokkal kapcsolatban
A jelentéseket általában maga a vezető hozza létre, mert erre több lehetősége van. Néha azzal a céllal, hogy rendet tegyen, néha azért, hogy nagyobb legyen a kontroll, néha pedig nevelési céllal. A hatás lehet pozitív és negatív is.
1. „Itt van egy nagyszerű riport az előző munkahelyemről, csináljunk egy ugyanilyet.”
A probléma: ezek vezetői jelentések másolatai, és a bennük leírtakat valószínűleg más formában már máshol is olvashattad. És az is lehetséges, hogy a te céged éppen nem tudja pontosan ugyanígy elkészíteni ezeket.
A háttérben meghúzódó okok: megszokás, a változásoktól való félelem, biztonságérzet (főleg az alkalmazkodási időszakban), túlzott büszkeség a korábbi eredmények miatt („a legjobb cégeknél dolgoztam”).
Megoldás, ha az elkészítését nem lehet elkerülni:
- igazítsd a javasolt jelentést a cégedhez (lehet, hogy valóban vannak benne hasznos ötletek)
- automatizáld az adatátvitelt a többi, már elkészített munkajelentésedből, hogy időt spórolj meg
- fokozatosan ismertesd meg a vezetőt a cégben használt aktuális jelentésekkel
2. „A jelentésnek legyen egyszerre több változata!”
A probléma: a munka egyfajta iratkitöltési maratonná válik. Ugyanis itt nem feltétlenül különböző adatokról, hanem külön nyomtatványokról van szó (bankok, könyvvizsgálók, partnerek, vagy különböző bizottságok számára).
Okok: a múltból származó megközelítés (a különböző rendszereknek való megfelelés igénye, és a vágy, hogy fel legyünk készülve minden helyzetre).
Megoldás, ha az elkészítését nem lehet elkerülni:
- automatizálni az adatok átvezetését a különböző jelentésformátumokra
- egy win-win lehetőség felajánlása (például a könyvvizsgálói jelentésben használt szempontok és számítások alkalmazása más jelentések esetében is)
3. „Komoly cég vagyunk – egy egységes, nagy jelentésünk lesz.”
A probléma: Ez a helyzet egy csapda. Az egész szervezet heteken át dolgozik, hogy létrejöjjön egy hatalmas táblázat. Aztán mindenki megpróbál valami újat hozzáadni. Valakinél minden rendben lesz az elemzés részével, valakinek sokkal kevésbé; valakire mindig várni fognak; valaki mindig másnak az adatait fogja átírni vagy törölni. Ha egy ilyen jelentést az anyavállalatban találtak ki, akkor a jóváhagyásáig minden munka le fog állni. Valójában gyakran csak 2-3 mutatót használunk itt.
Okok: kényelmetlen 10 különböző részlegről származó 10 különböző jelentésben átnézni az információkat (esetleg valamilyen nevelőmunkának gondolják a feladatot).
Megoldás, ha a jelentést nem lehet visszavonni: automatizálni kell, és ki kell dolgozni az összes részleg együttműködését szolgáló algoritmust.
A kommunikáció alapelve mindhárom helyzetben az, hogy ne kerüljünk túl nagy konfliktusba. Nézd át a javaslatot, majd:
- ha úgy döntöttél, elfogadod, vizsgáld meg az alkalmazottak leterheltségét,
- javasolj alternatívát, ha nem tartod jónak az ötletet.
Van élet belső riportok nélkül?
A jelentések készítését nem lehet teljesen elkerülni. Lehetetlen céget vezetni információ nélkül, a jó jelentések pedig az információgyűjtést segítik. Sőt, néha hasznos átgondolni egy egyszerű táblázatban látott adatokat, mert jó eséllyel lesznek új ötleteid a munka optimalizálására.
A lényeg, hogy ne a jelentés kedvéért készítsünk egy újabb jelentést. Ha a számviteli rendszer lehetővé teszi a különféle lekérdezéseket, akkor előfordulhat, hogy nincs is szükség további dokumentumokra. Csak legyen mindenki előtt ismert, hogy mikor frissülnek az adatok a részlegedről, különben a kollégák rossz információkat fognak használni.
Le lehet viszont mondani:
1. azokról a jelentésekről, amelyek semmilyen hasznot nem hoznak, miközben az elkészítésük a munkaidő harmadát elviszi (ez még automatizálás esetén is előfordul).
2. belső beszámolókról és hírlevelekről, amelyeket a kollégák nem használnak fel a feladataikhoz (de meg kell győződni arról, valóban feleslegesek-e, és megvizsgálni, miért van ez így).
Kapcsolódó kurzusok:
