Az egyetlen állandó az eltérés: a pénzügyi tervezés kulisszatitkai

A hatékony működés alapja az üzleti és pénzügyi tervezés. Hogyan dolgozik egy jó pénzügyes, hogyan lehet felkészülni a kockázatokra, és miért nem létezhet egymás nélkül az üzleti és a pénzügyi terv – a kérdésekre Köcse István, a Pénzügymenedzsment kurzus oktatója, az MKB Fintechlab pénzügyi igazgatója válaszol. 

Mit jelent pontosan a pénzügyi tervezés? Miért és mikor van erre szükség?

Nem árulok el nagy titkot, ha azt mondom: körülbelül mindig. A kurzuson bővebben is kitérek majd rá, hogy a pénzügyi terv egy olyan eszköz a cégvezetők kezében, amivel mérhetővé válnak az üzleti irányok, vagyis objektíven ellenőrizhető, hogy a kitűzött rövid vagy hosszú távú célok mennyire teljesültek. Nagyon fontos, hogy a pénzügyi terv és az üzleti terv egymás nélkül nem léteznek. 

Mit jelent ez, hogyan kapcsolódik egymáshoz, vagy hogyan épül egymásra az üzleti és a pénzügyi terv?

Az üzleti terv a magasabb szintű, hiszen jóval többet takar csupán számoknál. Ez mondja meg a stratégiát, hogy mi fog történni a céggel és a termékkel a piacon. Ezt az üzleti vezetők készítik, akiknek az összetétele elég változatos lehet. Start-upok esetében lehetnek maguk az alapítók, de benne lehet az értékesítési vezető és az egyes szakterületek vezetői is. Az üzleti terv az, ami kijelöli a cég számára a rövid és hosszú távú irányokat. Amikor pénzügyi tervet készítek, nem teszek mást, mint figyelek az üzleti vezetőkre és beárazom azokat a folyamatokat, amik a következő időszakban a cég előtt állnak. A pénzügyesre általában akkor van szükség, amikor számokat kell rendelni az üzleti terv egyes elemei mellé. 

Általánosságban elmondható, hogy ha a cégnek van egy olyan pénzügyi terve, ami egy jól és transzparensen működő tervezési folyamaton alapul, akkor egy olyan eszköz van a kezében, amivel mérhetővé válik, hogy mennyire teljesülnek a jövőt érintő elképzelések.

Van egy lineáris felépítés, vagyis előbb üzleti terv kell és aztán pénzügyi, vagy a két feladat párhuzamos?

Azt gondolom, hogy valahol mindkettő igaz. A jó pénzügyi terv lényege, hogy megértsük az üzleti feltételezéseket, amire alapozunk. Ez sokkal fontosabb annál, minthogy végül milyen konkrét számok kerülnek bele. Ha tudjuk és értjük, hogy milyen árazás, milyen kibocsátás és milyen cégméret várható a következő időszakra, akkor mire eljutunk oda, hogy eltértünk a pénzügyi tervtől – mert mindig el fogunk térni – akkor könnyebben megértjük ennek az eltérésnek az okát. Pénzügyi tervet nem azért készítünk, hogy aztán azt forintra teljesítsük, hanem azért, hogy később megértsük az eltérések okait, lássuk, hogy mik azok a tényezők, amik megváltoztak és más irányba vitték a céget.

Mi az, ami segíthet a tervezésnél? Főleg induló vállalkozásoknál fordulhat elő az, hogy az üzleti terv még inkább célokon, mint tényeken alapul. Hogyan lehet erre jól tervezni?

Mindig van egyfajta félelem a kollégákban mikor pénzügyi tervet kell készíteni. Ha valaki a bevételekért felelős, az általában azokat kicsit alacsonyabbra, ha kiadásokért, akkor azokat pedig magasabbra határozza meg. Mindenki szeret óvatosan tervezni és az első gondolata általában, hogy olyan tervet adjon le, amit biztosan tud is teljesíteni. Egy régi kollégám szerint a jó menedzser olyan tervet ad le, amit úgy is tud teljesíteni, ha egész évben be sem jár dolgozni. Viszont gondoljunk bele, ha egy cégben minden vezető így gondolkodik, akkor a pénzügyi terv nagyon messze lesz a valóságtól és semmi köze nem lesz ahhoz, ami valójában velünk történik. Az a fontos, és én is ezt mondom, hogy mindig

a tervezés pillanatában legaktuálisabb információk alapján adjunk becsléseket,

így biztosan nem lesz a tervünk sem túl optimista, sem túl pesszimista. Az is elengedhetetlen, hogy ismerjük és értsük, hogy a leadott tervek milyen feltételezéseken alapulnak – pl.: a marketinges miért úgy és azt írta bele a marketingtervébe. A cég vezetőinek közösen, együtt gondolkodva kell dolgozniuk, kell, hogy mindenki ugyanazokat az üzleti elvárásokat ismerje és azok részleteit dolgozza ki a saját területén. A pénzügyes dolga pedig, hogy a közös gondolkodás végén segítsen beárazni és összegezni az egyes elemeket.

Mik a leggyakoribb hibák, amit el lehet követni?

# Áfa

Nagyon érdekes, de sokszor nem egyértelmű, hogy bruttó vagy nettó értékek szerepelnek a tervben. Amennyire azt gondolnánk, hogy ez triviális, annyira nem biztos, hogy az áfa a megfelelő helyre kerül.

# Összhang

Fontos, – és ezt már említettem – hogy azok a részlegek, akik az üzleti folyamatokban is együtt dolgoznak, a pénzügyi tervezésben is ismerjék egymás adatait. Egy termelő cégnél például előfordulhat, hogy aki a bevételt tervezi, az nem ugyanakkora kapacitással számol, mint aki a kiadásokat kalkulálja. Ilyenkor könnyen félrecsúsznak a dolgok.

# Ördög a részletekben

Egy kis odafigyeléssel és precizitással könnyen elkerülhető, mégis gyakori hiba, hogy amikor egy-egy tételt megadunk a tervben, akkor nem jegyezzük fel, milyen kalkuláció és logika alapján adtuk meg azt az értéket. Ha például egy devizás értékesítésről van szó, akkor ne csak a „forint” értéket írjuk be a tervbe, hanem azt is, abból mennyi az eurós értékesítés, és főleg, hogy milyen árfolyamon. Így amikor majd 2-3 hónap múlva megnézzük a tényszámokat, és eltérést látunk, akkor visszakereshető, hogy pontosan mi volt az oka. Ha csak a végső számokat adtuk meg, akkor sokkal nehezebb lesz megérteni az eltérés okát.

Milyen egy jó üzleti terv? Hogyan lehet mérni a sikerességét?

A pénzügyi terv készítés egy folyamatos munka, igazán sosem lehet elengedni, egész évben foglalkozni kell vele. Ha egy mondatban kellene összefoglalnom, akkor

a pénzügyes akkor dolgozik jól, ha a tervben kevés a meglepetés.

Vagyis amikor a terv- és tényszámokat összehasonlítjuk, akkor kevés olyan dolog bukkan elő, amire nem gondoltunk a tervezéskor. Vannak rá különböző technikák, hogy hogyan lehet erre felkészülni és hogyan lehet a menedzsmentet felkészíteni. Az egyik mód: az elkészült pénzügyi terv mellé (amikor már azt érezzük, hogy az értékek validak, egy darabig nem kell hozzányúlnunk) összeírjuk még azokat a kockázatokat is, amik elterelhetnek a kijelölt útról, de a tervben még nem szerepelnek.

A másik, ami segít a tervezésben – bár klasszikus értelemben nem technika – az az idő. Amikor egy cég életében a legelső üzleti tervet kell összeállítani, az mindig nehézkes. Viszont időről időre, ahogy dolgozunk rajta, módosítjuk, áttervezzük vagyis ahogy a szervezet maga is tanul, úgy készülnek majd egyre jobb pénzügyi tervek is. Célszerű működtetni egy olyan riporting rendszert, amivel a visszamérési időszakban (amikor azt nézzük meg, mi és hogyan teljesült) ki tudjuk mutatni, hogy miért és hogyan tértünk el a tervtől.

Volt olyan eset, amikor az üzleti terv és a pénzügyi terv nagyon nem volt összhangban? Elképzelhető olyan, hogy a pénzügyesnek kell behúznia a féket?

A helyzet általában nem ennyire drasztikus. Azok a cégek és piacok, ahol én dolgoztam, elég hektikusan változó környezetben mozogtak. De ez szinte mindenkire igaz ma már, nem nagyon mondhatja senki, hogy stabil piaci környezetben, stabil költségekkel és bevételekkel működne. Vagyis nem nagyon lehet kis eltérésekkel tervezni. Ha meg nagyok az eltérések, akkor a menedzsmenten múlik, hogyan tud ehhez alkalmazkodni. Természetesen mindig vannak meglepő pillanatok, amikor azt látjuk, hogy a bevételek nem érik el a várt összegeket, ilyenkor azonban még fontosabb, hogy a menedzsment közösen találja ki, hogyan lehet ebből a helyzetből továbblépni.

Kapcsolódó kurzusok:

Üzlet és menedzsment

«Pénzügymenedzsment»

Köcse István
Head of Finance, DATAPAO

További információk