Jeremy Myerson, az elismert brit akadémikus és szerző több mint négy évtizede kutatja a dizájn munka világára gyakorolt hatását. A Royal College of Artnál társalapítóként vett részt a Helen Hamlyn Centre for Design létrehozásában, és a világ egyik legtekintélyesebb dizájnmagazinja, a Design Week alapító szerkesztője is volt.
Ma ő vezeti a WORKTECH Academyt, a világ egyik vezető online tudásplatformját, amely a munka és a munkahely jövőjét kutatja. Philip Ross-szal közösen írt, Unworking: The Reinvention of the Working Office című új könyvében a digitális technológia, a dizájninnovációk és a munkaerő sokszínűsége által ösztönzött hibrid munkahelyek megjelenését vizsgálja.
Interjúnkban Myerson professzor megosztja gondolatait – a távmunka forradalmának fényében – a jövő irodájáról, a munkavállalóknak kínált választási lehetőségek és „szuperélmények” fontosságáról, valamint a HR felértékelődött szerepéről. (Az interjú eredeti, angol nyelvű változata itt olvasható.)
A távmunka vajon hosszú távon is velünk marad?
A világjárvány nemcsak a munkavégzésünkre volt hatással, hanem a munka világában már korábban jelen lévő trendeket is felerősítette. Az emberek egyre többet dolgoznak otthonról, sőt, számos vállalatnál teljes távmunkára álltak át. Ezek a változások természetesen a vállalati kultúrára is kihatnak. Korábban is előfordult, hogy a munkavállalók rugalmasan dolgoztak, de ezt a munkáltatók csak bizonyos keretek között engedélyezték. Az irodák kihasználtsága péntekenként alacsonyabb volt, ami felett a felső vezetés sokszor inkább szemet hunyt.
A világjárvány idején minden irodát bezártak. A cégek ekkor szembesültek azzal, hogy a munkavállalók legnagyobb része már rendelkezik a rugalmas munkavégzéshez szükséges eszközökkel. Ez a tény hatalmas lökést adott azoknak a változásoknak, amelyek már jóval korábban elkezdődtek – a pandémia csak felgyorsította őket.
Megoszlanak a vélemények azzal kapcsolatban, hogy mindannyian vissza fogunk-e térni valaha az irodába. Sok vezető úgy gondolja, hogy a munkavállalók fejlődését és motivációját a személyes kapcsolatok és az irodai jelenlét támogatja leginkább – ráadásul vannak olyan munkafolyamatok, amelyeket nehéz online menedzselni.
A képlet azonban nem ilyen egyszerű. A munkavállalók már megtapasztalták a kevesebb ingázás és a nyugodtabb otthoni könyezet előnyeit – kényelmes és rugalmas munkavégzési lehetőségre vágynak. Az iroda még mindig fontos részét képezi a munka – fizikai és virtuális – ökoszisztémájának, de az biztos, hogy nem mindenki tér már vissza teljes munkaidőben annak falai közé. De mégsem létezhet jövő iroda nélkül!
Érezhetik úgy a vezetők, hogy kicsúszik a kezükből az irányítás?
A modern üzleti élet kifinomultsága és a technológia fejlettsége mellett mélyen gyökerező kulturális tényezők is befolyásolják munka világát. Ezek egészen a taylorista elvek alapján működő, tudományosan irányított irodákig vezethetők vissza, ahol az alkalmazottak egy légtérben, zsúfolt sorokban ültek, miközben a munkájukat ellenőrző felügyelők árgus szemekkel figyelték őket.
A bankok és az ügyvédi irodák jellemzően újító gyakorlatokkal dolgoztak, most mégis ezek az intézmények terelnék vissza munkavállalóikat az irodába. Azzal érvelnek, hogy a fiatal ügyvédek és bankárok csak személyes, vezetői útmutatás alapján tanulhatnak. Ez azonban idejétmúlt szemléletmód.
A fizikai közelség jelentős hatással van a személyközi kapcsolatok alakulására. Az Allen-görbe alapján minél távolabb ülsz valakitől, annál kevésbé valószínű, hogy kommunikálsz vele. Tehát vannak előnyei annak, ha úgy osztod be a munkahetet, hogy bizonyos napokon egy helyen dolgozz a csapatoddal.
A munkavállalók pandémia alatti mentális állapotát vizsgáló tanulmányok „mézeshetekként” hivatkoznak a járvány korai szakaszára. Az emberek abbahagyták az ingázást, és több időt töltöttek a családjukkal. Boldogabbnak és produktívabbnak érezték magukat – csúcsra járt az elégedettség és a termelékenység.
A kezdeti lelkesedés hamar alábbhagyott, mert az emberek állandóan online voltak. A Microsoft adatai szerint a munkavállalók késő estig elérhetők voltak, és munkához kapcsolódó hívásokat fogadtak. Az ingázással töltött időt több munkára és kevesebb szabadidőre cserélték. Ennek az lett az eredménye, hogy sokan a kiégés és a depresszió jeleit kezdték magukon tapasztalni.
Az amerikai Gensler építészeti ügynökség 14 ezer munkavállaló körében végzett felmérése szerint az emberek nemcsak azért járnak be a az irodába, hogy a munkatársaikkal együtt hatékonyabb munkát végezzenek, hanem hogy koncentráltabban tudjanak dolgozni. Fontos számukra az, hogy maximum heti 2-3 alkalommal kelljen az irodában tölteni a munkanapjukat. Az egyensúlyt keresik.
Az irodai munkavégzésnek tartania kell a lépést a változó igényekkel – ennek a fejlődés a kulcsa, és az, hogy a munkáltatók képesek legyenek minőségi munkavállalói élményt nyújtani. Kisebb, praktikusabb irodákra van szükség. A Leesman felmérése szerint a vállalatok célja az, hogy feleakkora irodatérben dupla akkora élményt nyújtsanak és a minőség felé forduljanak. Ez az új irányvonal – fenntarthatóbb irodák, több kényelmi szolgáltatással. Nem csak kávé és pizza, hanem mindfulness órák, finom ételek és profin kialakított belső terek: vagyis kiemelkedő munkavállalói élmény.
Miért biztosítanak a cégek a munkavállalóknak – ahogyan ön nevezi – „szuperélményeket”?
Az emberek nagy része már a pandémia előtt is ritkán érezte úgy, hogy megéri bejárni a munkahelyére. A legtöbb iroda két irányvonal mentén működött. Az egyik az erőforrások optimalizálása – azok teljes kihasználása és a lehető legtöbb ember lehető legkisebb térbe való bezsúfolása. A másik az áttekinthetőség – a cél, hogy a munkavállalókat az irodába belépve világos, nyitott, átlátható terek fogadják. Nincsenek rejtélyek, kíváncsiskodás vagy intrika. Az iroda olyan, mint egy betonpadlós üvegkalitka.
Ha az erőforrások optimalizálását a felhasználó iránt érzett empátiára, az áttekinthetőséget pedig érdeklődésre és inspiráló élményekre cserélnénk, akkor ki tudnánk szabadulni az eredményközpontúság csapdájából. Nyithatnánk a kreativitás felé, az emberek pedig szívesebben járnának be az irodába. Néhány cég már felismerte a szemléletváltásban rejlő lehetőségeket, és azt, hogy a világjárvány megjelenése óta nagy az érdeklődés az úgynevezett szuperélmények iránt.
Ez a szuperélmény pedig nem feltétlenül egy látványos dizájnelem – lehet akár egy csendes sarok is, ahol az emberek megpihenhetnek. Az élmény – beleértve az élmény-feltérképezést (experience-mapping) és a fejlesztési terveket – a munka jövőjének egyik kulcseleme.
Az irodai környezet tervezésére specializálódott szakemberek korábban a folyamatok megszállottjai voltak. A dizájn az emberek által végzett munkára fókuszált, de azt nem vette figyelembe, hogy az emberek munkával kapcsolatos attitűdje legalább olyan fontos, mint az, amit csinálnak. Nem csak azért megyünk étterembe, hogy együnk – ha ez lenne a helyzet, akkor díszítetlen asztalok várnának. A gasztronómiában is az élményt keressük.
Az irodába pedig már a munka élményéért járunk be. Ha a munkavállalók szabadon dönthetnek a munkavégzésük helyéről, akkor a munkáltatók sem kezelhetik őket többé alkalmazottként – ügyfélként kell rájuk tekinteni. Itt jön képbe a fogyasztóközpontú szolgáltatói szemléletmód.
A vállalatok különböző juttatásokkal szeretnék a munkavállalókat az irodában tartani, de az embereknek inkább arra van szükségük, hogy markánsabb legyen a határvonal a magánélet és a munka között, nem?
Nem egészséges, ha a munkád keveredik a magánéleteddel. Amint hazaviszed a munkaeszközeidet, és állandó megfigyelésnek veted alá magad, máris átléptél egy határt. A hibrid munkavégzés könnyen felbillenti a munka és a magánélet egyensúlyát.
Az emberek azért szerettek bejárni dolgozni, mert ahogy kikapcsolták a számítógépet, a munkájuk aznapra véget is ért. Ma már állandóan elérhetőek vagyunk. A francia munkavállalókat például már nem kötelezheti a munkáltatójuk arra, hogy munkaidőn kívül hivatalos emaileket olvassanak vagy munkahelyi hívásokat fogadjanak. Az ilyen jellegű szabályozások pedig egyre elterjedtebbé fognak válni.
Sok hátránnyal jár, ha minden nap bekényszeríted magad egy üvegkalitkába, de az sem feltétlenül szerencsés, ha otthonról végzed a munkádat. Nem mindenkinek van otthon dolgozószobája. Sokan a konyhaasztalnál ülve dolgoznak, miközben a gyerekeikre is figyelniük kell, ami komoly stresszforrás lehet. Sok fiatal azért megy be dolgozni, mert az irodában kényelmesebbek a székek és jobb a wifi – a pandémia teljesen átrendezte a munka térképét.
A digitalizáció generációs különbségeket is felszínre hoz. Én a hatvanas éveim végén járok, így nagyon bizalmatlan vagyok az adataim megosztásával kapcsolatban. A fiatalabbak úgy tekintenek a munkára, mint kereskedelmi tranzakciók sorozatára. Sokkal nyitottabbak a digitális megoldásokra – az adataikért cserébe szolgáltatásokat kapnak.
Gondoljunk csak az olyan munkavégzést támogató technológiák elterjedésére, mint a tárgyalófoglaló-rendszerek, az ételrendelés és az irodai jelenléti ívek. A digitalizáció teljesen átszövi a munka világát. Az emberek a technológiát felhasználva döntenek arról, hogyan és hol dolgozzanak.
Az „unworking” kifejezés nem azt jelenti, hogy egyáltalán nem vagy kevesebbet dolgozunk, hanem azt, hogy újragondoljuk a munkát. A munka már nem egy hely vagy folyamat – már nem ugyanazt jelenti az emberek számára, amit a 20. században. A munka mára sokkal inkább tapasztalat és döntések sorozata. Az emberek most izgatottak mivel rengeteg választási lehetőség áll előttük. Ez rendben is van addig, amíg a vállalatok megfelelő választékot kínálnak fel nekik.
A vállalatokra nagy nyomás nehezedik, hiszen megfelelő feltételeket kell teremteniük a hibrid munkavégzéshez. A modern irodát – ahogyan azt az 1920-as évek óta ismerjük – ugyan újra kell gondolnunk, de az nem fog eltűnni. Sok irodát multifunkciós intézmények részeként fognak átalakítani: ezekben a munka, a lakhatás és szabadidős tevékenységek egyaránt helyet kaphatnak.
A munkavállalók teljesítménye már számszerűsíthető. Vezethet ez digitális taylorizmushoz?
Természetesen. A munkavállalókat a sportolókhoz hasonlóan monitorozzák. Amikor értékelést kapsz, nem kell megkérdezniük, hogyan teljesítesz, hiszen vannak adataik a munkavégzésedről. Ami egyébként a magánszféra megsértése.
Az életünk minden területén adatokkal kereskedünk. Jelentkeztél egy állásra? Ha van rólad valahol a Facebookon kompromittáló kép, akkor azt a cég HR-ese is garantáltan megtalálja majd. A munkáltatók azonban arra is felhasználhatják az adatokat, hogy az irodai környezetet a munkavállalók egyedi igényei alapján alakítsák ki.
Szükségünk van a virtuális munkahely intézményére, és lehet-e a metaverzum ennek egy korai változata?
2020 a metaverzum éve volt. A Facebookból Meta lett, a Microsoft pedig felvásárolta a világ legnagyobb játékfejlesztő cégét. Azóta úgy tűnik, mintha kipukkadt volna a metaverzum-lufi. Ennek az egyik oka a technológia – az emberek nehezen barátkoznak meg a drága és kényelmetlen VR-felszereléssel.
Nehéz megmondani, hogy mely technológiák fognak elterjedni. A videóhívás például már egy több évtizede létező kommunikációs forma, de csak jóval később terjedt el tömegesen, ma pedig szinte el sem tudjuk nélküle képzelni az életünket.
A dizájn legalább annyira fontos, mint a technológia. Az üzleti siker kulcsa a felhasználói elfogadás, nem pedig a technológiai találékonyság. A dizájn a felhasználó és a termék vagy szolgáltatás közötti kapcsolatról szól, és egyre fontosabb szerepe lesz a következő években.
Milyen térszervezési elv válthatja fel a korábban népszerű open office koncepciót?
Nyugaton egyre kisebbek az épületek. Az ázsiai csendes-óceáni térségben már más a helyzet. A munkáltatók valós idejű adatok alapján, azonnal értesülhetnek arról is, hogy a munkavállalók épp melyik asztalnál ülnek az irodában. A dizájnerek szoftverek és algoritmusok segítségével terveznek átlátható, természetes fénnyel elárasztott irodai tereket azoknak a vállalatoknak, akik kényelmes, ergonomikus munkahelyi környezetet szeretnének kialakítani a munkavállalóik számára.
Egyre nagyobb az érdeklődés a co-dizájn iránt, aminek az egyik alapelve szerint a felhasználók központi szerepet játszanak a tervezési folyamatban. Ez a szemléletmód már évek óta ismert a fogyasztói elektronika, valamint a közösségi és várostervezés területén.
A trendek a nagy, nyílt légterű irodáktól egyre inkább az elkülöníthető terek felé mozdulnak el. A Google új Mountain View-i központjában sok hibrid meetinget tartanak, így több zárt térre – foglalható tárgyalókra és privát szobákra – van szükség. Ez a munkahelyi dizájn jövője – variálható, moduláris, felosztható tér. Kisebb helyiségek, áthelyezhető bútorok és válaszfalak.
Kapcsolódó kurzusok:
Egyes cégek az innovatív ötletek reményében támogatják az alkalmazottak közötti interakciókat, míg mások töretlen koncentrációt várnak el a munkavállalóktól. Hogyan lehetne megteremteni az egészséges egyensúlyt?
„Énidő” kontra „miidő” – itt jön képbe a tevékenységalapú munkavégzés. A vállalatok csendes zónákat vezetnek be, olyan tereket, ahol még a mobiltelefonok használata sem engedélyezett. Több olyan pihenésre és zavartalan koncentrációra kijelölt tér fog rendelkezésünkre állni, ahol feltöltődhetünk munkavégzés közben.
A pihenőterek eleinte arra szolgáltak, hogy a munkavállalók szünetet tartsanak. Később azonban már a pihenőszobában is folytatták a munkát a wifihez csatlakozva. Egyes munkáltatók szerint nincs helye a munkahelyen a kávéautomata melletti beszélgetéseknek. Mások homlokegyenest ellenkező nézeteket vallanak.
A laza és szoros munkahelyi kapcsolatok összehasonlítása érdekes kutatási téma. A statisztikákból az derül ki, hogy a pandémia alatt a munkatársak közötti korábban is erős kötelékek még szorosabbra fűződtek, viszont a felszínes kapcsolatok gyengülni kezdtek.
Az ismerős, akivel mindennap szóba elegyedsz a vonaton, a recepciósok, a társosztályon dolgozó kollégák – ezek a felszínes kapcsolatok nemcsak a szervezeti működés, hanem a munkavállalók szempontjából is hasznosak. Ha ingázás közben beszélgetsz másokkal, úgy érzed, hogy részese vagy valami fontosnak. Szükség van laza és erős kapcsolatokra is – ez újabb érv az iroda fennmaradása mellett.
Mi a HR-osztály szerepe ebben az új környezetben?
A nagyvállalatoknál hagyományosan a HR volt felelős a személyzeti ügyekért, az IT a technológiáért, a üzemeltetési osztály pedig az irodahelyiségekért és a munkahelyi környezetért. De a munkavállalók hiába élvezik egy igényesen kialakított iroda előnyeit, ha a wifi akadozik – manapság, ha az informatika összeomlik, akkor nagy a baj.
A munkavállalói élményért napjainkban már a Chief Experience Officer és a Chief Technology Officer felel. A HR a munkahelyi szabályzattal és a különböző keretrendszerekkel foglalkozik – például azzal, hogy engedélyezett-e a vállalatnál a távmunka. A HR egyre nagyobb figyelmet fordít a munkavállalói élmény tudatos fejlesztésére, és szorosabban működik együtt az üzemeltetéssel és az IT-vel is annak érdekében, hogy a távmunka feltételei biztosítottak legyenek a munkavállalók számára.
A HR kulcsszerepet játszik a szervezet működésében, és integráltabb szolgáltatást nyújt. A munkavállalók rendelkeznek választási lehetőségekkel, és döntéseket hoznak. A HR-nek, az IT-nek és az üzemeltetési osztálynak tehát szorosabban együtt kell működniük. Szervezeti átalakításokra van szükség, hogy ez az újfajta szemléletmód tudatosabbá váljon, és összhangba kerüljön a vállalati kultúrával. A rugalmas munkavégzés nem csupán a munkavégzés helyével, hanem a szervezeti struktúrával kapcsolatos kihívásokat is tartogat.
