Magyarul nincs még kanonizált formája az angol „task batching” kifejezésnek, de talán a feladattömbösítés vagy -kötegelés fedi le leginkább az eredeti szóösszetétel jelentését. A név talán nyakatekert, a módszer azonban igen egyszerű, hiszen mindössze annyiról van szó, hogy a valamilyen szempontból hasonló feladatokat összegyűjtjük és egyszerre csináljuk meg, ezzel növelve a hatékonyságot. A feladattömbösítés azon kevés módszerek egyike, ami tényleg mindenkinél működik.
Miért van rá szükség?
A feladattömbösítés legalább két esetben lesz nagy segítségedre:
- ha rendszeresen esnek be mindenféle kisebb-nagyobb feladatok a napodba, és
- ha a teendőlistádon a „nagy” feladatok mellett csillió apró-cseprő tennivaló is szerepel.
Mindkét szituáció magában hordozza a multitasking veszélyét, hiszen a beeső feladaton azonnal túlesnél, hogy ne zavarja tovább a napodat, és a már rég szem előtt lévő pici feladatok is legalább ennyire frusztrálóak.
A feladatkötegelést jellemzően kisebb feladatokra alkalmazzuk, hiszen értelemszerűen azokból tudunk egyszerre többet is elvégezni. Hogy mit értesz „kisebb” feladat alatt, az rajtad múlik: nincs rá ökölszabály, de 15-20 percnél hosszabb tennivaló esetében már megfontolandó, hogy érdemes-e inkább külön időblokkba illeszteni az adott feladatot.
Mi a baj a kis feladatokkal?
Oké, kis feladatok, de miért kell külön technika a kis feladatok leküzdésére? Legfőképpen azért, mert nagyon könnyen válhatnak a halogatás és fókuszvesztés okává. Még abban az esetben is, ha már meglévő (tehát nem éppen most beeső) feladatról van szó, fennáll a veszélye annak, hogy egy nagyobb fókuszt igénylő, tehát nehezebb feladatot elkerülendő inkább a könnyebb irányt választod, és „ezzel is haladni kell!” felkiáltással a kisebb teendőidet kezded el elvégezni. Ilyenkor nyilván azt érzed, hogy szuperhatékony vagy, hiszen bár nem azzal foglalkozol, amivel kellene, de csak úgy repülnek a pipák a teendőlistára – ám ez becsapós helyzet. Jellemzően nem az apró feladataink a legfontosabbak, tehát a prioritásunkat szem elől tévesztve csupán elfoglaljuk magunkat, nem pedig hatékonyan dolgozunk.
A másik gond a kis feladatokkal, hogy jellemzően sok van belőlük, és mennyiségükből adódóan könnyen leuralják a teendőlistát, ezzel elhomályosítva a valóban fontos feladatokat. Éppen ezért érdemes őket teljesen külön kezelni: akár külön listára írni őket, akár kategorizálni, címkézni, színkódolni. A lényeg az, hogy el tudd őket különíteni a többi teendődtől, és egy mozdulattal előhívni azt a listát, amin csak a kisebb lélegzetvételű feladataid vannak.
Mit érdemes tömbösíteni?
Gyakorlatilag bármilyen szempont alapján tömbösíthetsz, ami számodra valódi segítséget nyújt. Jellemzően valamilyen körülmény vagy erőforrás mentén érdemes csoportosítani. Van, amit ösztönösen csinálunk: ha egyazon környéken van több elintéznivalónk, akkor igyekszünk egy alkalommal végigjárni a helyeket – azaz körülmény mentén szervezzük a feladatainkat. Hasonló szempont lehet a feladat eszközigénye: számítógépen végzendő feladatok, telefonhívások; vagy éppen a feladat jellege: közösségimédia-posztok időzítése, adminisztráció.
A kötegeléshez soroljuk az e-mailezést is, hiszen minden egyes e-mail egy külön kis feladat, ráadásul folyamatosan záporozó feladattömegről beszélünk. Klasszikus feladatkötegelési példa tehát az, hogy ahelyett, hogy folyamatosan figyelnéd a leveleidet és azonnal válaszolnál rájuk, inkább napi 1-2-3 kisebb blokkban foglalkozz velük koncentráltan.
Első lépések a feladattömbösítéshez
A feladattömbösítés két fő pilléren alapul: a teendőlistán és az időzítésen. Ahogy már említettük, feltétlenül érdemes külön vezetni a kötegelésre szánt feladataidat – rengeteg adminisztrációs terhet spórolsz így meg magadnak. Érdemes úgy elindulni ebben a kísérletben, hogy összeírsz jónéhány olyan feladattípust, amelyek szerinted beleférnek ebbe az apró-cseprő kategóriába. A listád nagy valószínűséggel rohamosan bővülni fog, amint rákapsz a technika ízére. Ha nem jön magától a lista, akkor egy héten át jegyezd fel az összes dolgot, amit elvégeztél, majd keresd ki a kötegelhető tevékenységeket.
Amennyiben több szempont alapján is tömbösíthetőek a feladataid, úgy készíthetsz több listát is (tipikus felosztás a munkával és a háztartással kapcsolatos teendők különválasztása, az adminisztratív teendők elkülönítése, vagy éppen az egyedül/másokkal vonal meghúzása, de gyakorlatilag végtelen a lehetőségek sora).
Ezután jelölj ki olyan (korlátos!) időblokkokat, amikor haladni tudsz a listáddal. Érdemes ilyenkor figyelembe venni a bioritmusodat is. Az apró-cseprő feladatok jellemzően nem igényelnek túl sok kreativitást, így a kevésbé éber idősávjaid tökéletesek lehetnek arra, hogy haladj ezekkel a feladatokkal is – kár lenne a legfókuszáltabb óráidat rájuk szánni.
Az e-mailezés mint legzavaróbb tényező mindig külön blokkot érdemel, a munkádtól függően akár többet is. Légy nagyon szűkmarkú az e-mailjeidre szánt idővel – általában nagyságrendekkel több időt szánunk a levelezésünkre, mint amennyit érdemes lenne.
Ezért érdemes belevágnod
Nézzük, mit nyerhetsz ezzel a technikával! Ahogy már szóba került, a feladatkötegelés egy igen hatékony módja annak, hogy megóvd az időd, a fókuszod és a prioritásaid a kisebb-nagyobb, beeső vagy már jelenlévő feladatoktól, ám a lista itt nem ér véget.
Jelentősen lecsökkentheted például a járulékos időt, ami a feladataiddal jár. Minden feladattípus esetében vannak ugyanis olyan „rezsiidők”, mint az előkészületek, a ráhangolódás vagy éppen a lezárás. Ezeket akkor is egyszer kell megcsinálni, ha egyszerre több hasonló feladatot csinálsz, így a fajlagos járulékos idő kevesebb lesz. Az egyszeri ráhangolódás a hibázás esélyét is csökkenti: minden alkalommal, amikor egyik feladatról a másikra váltunk, idő kell, amíg a teljes figyelmünk „megérkezik” az új feladatba, és az átállási idő alatt nemcsak a hatékonyságunk nincs még a topon, de a munkánk minősége sem: gyakrabban hibázunk.
Ha pedig már belejöttél a feladatba, talán optimalizálási lehetőségekre is bukkanhatsz, ami tovább fokozza a hatékonyságot, mint ahogy az is, hogy időkorlátot szabva dolgozol: az idő szorítása keményebb priorizálásra és feszesebb munkatempóra sarkall.
További haszna a feladattömbösítésnek, hogy a holtidőidet is jobban tudod majd hasznosítani. Hányszor fordul elő, hogy elmarad egy megbeszélés, valakire várnod kell, vagy bármilyen más módon az öledbe esik 20-30 perc, ami „semmire se jó” – gondolhattad eddig. Nos, valamire mégis jó: kipipálhatsz pár tételt az apró feladataid listájáról.
Végül pedig nyugodtabb és elégedettebb leszel, hiszen nem reagálsz állandóan a kisebb feladatok annál hangosabb hívására, a fókuszált idődet meg tudod védeni és hatékonyan a fontosabb, nagyobb feladataidra fordítani, míg a kisebb teendőkkel sem maradsz el, hiszen kiblokkoltad nekik az időt.
