„Ha valaki szeretne elmozdulni az állandó újrakezdő státuszból, annak kihívásokat kell keresnie” – Igaz Ferenccel (Lead BI Analyst, Norsk Hydro) az Excel kevésbé ismert, de hasznos funkcióiról és a fejlődési lehetőségekről beszélgettünk.
A hamarosan 40 éves Excel kora ellenére az egyik legnépszerűbb szoftver még ma is. Miért nem tudta még senki letaszítani a táblázatkezelők képzeletbeli trónjáról?
Az üzleti életben, főleg a multinacionális világban – akár az informatika, akár a pénzügy területén – az évek során az Excel szinte semmit sem veszített a vonzerejéből. Sőt, igazából annyira univerzálissá vált, hogy ma már a teljes gazdasági életben, de akár egy jogásszal szemben is elvárás, hogy tudjon kezelni egy Excel-fájlt. Ennek egyik oka, hogy a Microsoft nagyon ügyesen teremtett magának monopolhelyzetet a táblázatkezelők között. Szinte szinonimaként használják a táblázatkezelőre az Excelt, sokan nem is tudják, hogy van bármiféle alternatívája. Elsősorban tehát az univerzalitása az, ami miatt nagyon vonzó.
Ez nem az informatikusok rejtett kis világa, ahol kiélhetik magukat – ezt tényleg mindenki használja.
Leginkább az üzleti életben, de az oktatásban vagy magáncélra is nagyon jól alkalmazható. Az én tapasztalatom az, hogy az üzleti felhasználók általában az egyszerűségét szeretik.
Az Excelt technikailag jóval felül tudja múlni rengeteg rendszer – én is ilyenekkel foglalkozom, BI, azaz analitikai rendszereket dolgozunk ki –, de az üzleti felhasználóknak erre sokszor nincs igényük. Nekik az a fontos, hogy gyorsan tudjanak adatokat kinyerni vagy manipulálni, azaz módosítani, átírni. Ha például elkészítünk egy kimutatást, ahol lesz egy kiugró érték (ami valószínűleg egy hibából ered), akkor ezt egy vállalatirányítási vagy egy informatikai rendszerben csak nagyon komoly elemzői munka és több folyamat révén lehet kijavítani.
Az Excel nagy előnye ezzel szemben, hogy a hiba néhány kattintással javítható, átírható. Ez az előny ugyanakkor egyben hátrány is – ez csak egy kis háttérinfó –, hiszen emiatt az Excel nem egy auditálható rendszer.
A másik előnye, ami miatt népszerű, hogy viszonylag kevés tudás is elég hozzá. A Microsoftnál több száz, vagy akár több ezer fejlesztő csak azon dolgozik, hogy a rendszer a legegyszerűbb felhasználó számára is könnyen alkalmazható legyen. Még egy kezdőnek is hamar rááll a keze, hogy mit hol talál meg – a felhasználói élmény fontos szempont a Microsoftnak. Emellett nagyon jól integrálva van az összes többi Office-termékkel is (pl.: Word, Powerpoint), a Microsoft pozíciója ezért is rettentően erős.
Korábban mondtad, hogy a legtöbb informatikai rendszer által generált adat is szinte mindig egy Excel-fájlként végzi. Ennek mi az oka?
Az Excel mellett vannak nagyon erős vezetői döntéstámogató rendszerek, chartok, dashboardok, diagramok, amiket figyelembe véve egy vezető dönt. Az SAP, Oracle vagy az IBM is rendelkezik a saját informatikai rendszerével. Sőt még magában az Excelben is van olyan funkció, amikor az eredményeket egy ún. kimutatásban, Pivot táblában jeleníthetjük meg – mégis az emberek legtöbbször át szeretnék tenni az adatot egy olyan táblázatba, amit könnyen tudnak módosítani.
Mindenhol ezt keresik, még a konkurens rendszerekben is, hogy hogyan tudják áttenni az adatot Excelbe, ahol aztán saját kedvük szerint dolgozhatnak vele.
Ilyen rugalmasságot egy komplett integrált BI-rendszer nem tud adni, nem az a feladata. A vezetők viszont leginkább az előbbit szeretik a gyorsasága és az egyszerű kezelése miatt. Ugyanakkor a Microsoft azt is felismerte, hogy elég sok üzleti felhasználó használja „kvázi informatikusként” az Excelt, és ezért folyamatosan bővítik az összetettebb funkciókat is. Az egyik ilyen a már évtizedek óta létező makróírás vagy a külső adatbetöltés lehetősége. Ez utóbbi nagyon hasznos tud lenni annak, aki hajlandó egy picit elmélyedni a témában.
Vannak olyan kevésbé ismert funkciók, amik akár kezdőként is nagyon hasznosak?
Mivel adatelemzéssel foglalkozom, így mindig kicsit hazabeszélek, de az Excelben például tipikusan ilyen funkció az Analyse Data. Elég egy gombot megnyomni, és a program kielemzi az adathalmazt, amivel dolgozunk.
Manapság már az összes fájl, amivel dolgozunk, 99%-ban a felhőben van tárolva. A Microsoftnál ezt OneDrive-nak hívják, a Google-nél Google Drive-nak és az Apple-nek is megvan a maga felhőszolgáltatása. Amikor ezeken a fájlokon dolgozunk, azt az elemzőszoftverek folyamatosan nyomon követik – az adatokat és az adatelemző munkáját is –, amiből meg lehet állapítani, hogy egy-egy felhasználó általában milyen műveleteket végez el egy adatbázison.
Az Analyse Data erre épül: egy lebutított mesterséges intelligencia automatikusan elvégzi helyettünk az alapműveleteket. Ez tulajdonképpen egy AI-alapú, úgynevezett mintázatfelismerő funkció, ami kielemzi az adatokat, és javaslatot tesz, hogy az adott adathalmazból milyen értékes információkat lehet kinyerni.
Ehhez hasonló a villámkitöltés funkció. Ez az, amikor van egy oszlopunk benne valamilyen adattal, amivel szeretnénk csinálni valamit. Át akarjuk alakítani, szorzatot csinálni belőle, szét akarjuk szedni, vagy egyesíteni (ha szövegről van szó). Ilyenkor elég csak a legelső, vagy esetleg az első két sorban elvégeznünk a feladatot, amit aztán kiterjesztünk a teljes táblára.
Tipikus példa erre, amikor egy cellában szerepel a név, Igaz Ferenc, de én szeretném, hogy külön legyen a vezeték és külön a keresztnév. Akkor a következő oszlopba beírom, hogy Igaz, a mellette lévő cellába, hogy Ferenc, majd ez lehúzom az összes sorra. Az első sor alatt szereplő 100 vagy ezer név esetén az Excel már felismeri, hogy mit szeretnék, ez is az ún. mintázatfelismerő funkció. Ezt is a mesterséges intelligencia csinálja, felismeri, hogy mit akarok csinálni, és a háttérben legenerálja a függvényt, ami szétválasztja a vezeték- és keresztneveket.
Amit én még nagyon szoktam ajánlani és kevésbé ismert funkció, az az XKERES. Mindenki ismeri az FKERES-t, ez az egyik legklasszikusabb függvény, és a kurzuson is majdnem egy teljes órát szentelünk neki. Nagyon praktikus, kicsit olyan, mint maga az Excel: mindenki ismeri, egy picit mindenki tudja használni, ugyanakkor vannak korlátai.
Az Excel ezért 2019-ben létrehozta az XKERES függvényt, ami az FKERES – és a kevésbé ismert VKERES – továbbfejlesztett változata. Az FKERES használatakor, ha hibaérték szerepel az eredményben, tehát a keresési táblázatban nem találja meg azt az értéket, amit meg kell keresni, akkor egy elég csúnya #HIÁNYZIK értéket kapunk. Ez nem néz ki túl jól, és főleg nem olyan esetekben, ha a riport rögtön a vezetők elé megy, esetleg képkivágásként .ppt-be kerül.
(Egyébként erre is van megoldása az Excelnek egy úgynevezett HAHIBA függvénybe kell beágyazni az FKERES-t, de ehhez már két függvényt kell írni.) Az XKERES-nek azonban olyan beépített olyan funkciója van, hogy a #HIBA, #HIÁNYZIK helyett mi adhatunk meg egy szép szöveget, például: „Az adat nem található meg a forrásban”. Azaz beépített hibakezelő funkciója van.
Emellett az FKERES úgy működik, hogy a táblázatnak mindenképp az első oszlopában kell legyen a keresési érték, és onnantól jobb kéz fele valahányadik oszlopban kell legyen a célérték. Ezzel szemben az XKERES-ben nincs ilyen megkötés, a keresési és célérték egymástól jobbra is és balra is lehet. Egy gyors manuális megoldás az FKERES-ben is van: az, hogy áthelyezzük a keresési értéket tartalmazó oszlopot. Viszont ez a megoldás sokszor nem megoldható, ha fix struktúrája van az adott táblázatnak, akkor nem módosíthatom. Az XKERES ezért jó, nincs benne ez a helyhez kötött megkötés.
Milyen típusú feladatokban segít még az Excel, vagy milyen folyamatokat lehet felgyorsítani a használatával?
Egy tipikus példa az adattisztítás. Tegyük fel, hogy van egy fájl, amibe az embereknek be kellett írniuk a nevüket. Volt, aki a teljes nevét beírta a keresztnévhez, volt, aki a név elé írta, hogy doktor, és volt, aki utána. A szövegfüggvények segítségével – akár a villámkitöltéssel, akár, ha mi magunk írjuk a szövegfüggvényt – nagyon gyorsan lehet javítani az adatokat többezer soros táblázatban is. Vagy egy nagyon egyszerű példa: a keresztnév és a családnév fel lett cserélve. Ezt visszacserélgethetjük kézzel (CTRL+C, CTRL+V), de van erre egy függvény is, amit elég egyszer megcsinálni, és sorozatkitöltéssel akár ezer adatot is javíthatok pár másodperc alatt.
Ugyanígy tipikus informatikai hiba, amikor van egy termékkód az eladáshoz, és van hozzárendelve egy azonosító is, például hogy melyik lokáción lett gyártva. Nekünk csak a termékkódra van szükségünk, viszont abban az oszlopban ott van ez a másik kód is, az összes termékkód előtt. Az egyik megoldás, hogy egyenként kitörölgetem, ami nem kell, vagy CRTL+H-val kicserélem a lokáció kódot „semmire”, hogy eltűnjön. Azonban erre is van egy sokkal hatékonyabb szövegfüggvény. Ezt hívjuk tipikusan adattisztításnak, amikor nem adunk hozzá plusz értéket (az az adatgazdagítás), hanem a meglévőt tisztítjuk meg egy bizonyos logika alapján. Erre a szövegfüggvényeket nagyon jól lehet használni.
Egy másik példám, amikor két adathalmazt akarnak összehasonlítani. Az utolsó tanfolyamon is volt egy ilyen konkrét eset. Adott volt egy analitikai kimutatás, az egyik oszlopban ott vannak mondjuk a költséghelyek, és van egy korrekciós kimutatás, ahol az eredetihez képest kevesebb elem van. Ezt a kettőt kell összehasonlítani, hogy megtalálhatók-e a korrekciós tételek az eredeti kimutatásban. Ezt lehet úgyis, hogy egymás után CTRL+F-fel végigkeresünk minden egyes tételt, vagy – amit én javasolni szoktam – használjuk az FKERES függvényt, amivel egy másodperc alatt meg lehet nézni, hogy megegyezik-e a két adatbázis.
Szintén jó példák a Pivot táblák, vagy magyarul kimutatások. Ezekkel a többi függvénynél fejlettebb szinten tudunk különböző dimenziók mentén megmutatni mutatószámokat. Átlag, szórás, különböző szűrési értékek – a Pivot táblák lényege, hogy ezek beépített funkcióként érhetők el.
Te is említetted, hogy ez Excelt akár minimális tudással is lehet használni, azonban sokan megragadnak az alapszintnél. Mi ennek az oka? Miért nem lép feljebb a felhasználók egy része?
Ez a jelenség nem Excel-specifikus, bármilyen tudásra igaz, én is ezzel problémával küzdök a saját területemen. Gazdasági informatika területén dolgozom, alapvetően funkcionális pozícióm van, de szeretek belenyúlni technikai dolgokba is. Megtanultam kezelni a PowerBI-t, ahogy más megtanulja az Excelt: elmegyünk a legjobb kurzusra, megcsináljuk a házi feladatokat, sikeresen elvégezzük, majd elkezdünk dolgozni.
Olyan munkakör, olyan környezet azonban nincs, ahol állandó fejlődési igény lenne, általában amit már tudunk, azt csináljuk. És ha egyszer egy problémára van egy jó megoldás, akkor attól nem lehet eltántorítani senkit. Visszautalva az FKERES függvényre, ha azt valaki megtanulta, akkor azt fogja használni, hiába tízszer jobb nála akár az XKERES. Vagyis legtöbbször ez a gond, hogy megtanulják alapszinten használni, aztán nincs kihívás, hogy továbblépjenek. Azért az Excelt nem hardcore informatikusok használják, akiknek háromévente újra kell tanulniuk egy programnyelvet, hanem üzleti felhasználók, akiknek az egyéb feladataik mellett ez elsikkad.
Nagyon keveseknek van olyan belső motivációja, hogy időről időre frissítsék az Excel-tudásukat, megnézzék, milyen új funkciók érhetők el. Azt látom, sokan azért rekednek meg, mert megtanultak egy repetitív dolgot, aztán csak azt használják. Pedig már az is fejlődési lehetőséget jelent, ha valaki segítséget kér. Ha van egy problémám, és eljutok oda, hogy saját magam keresem meg a megoldást, az már nagyon jó.Középhaladónak számít, ha valaki hajlandó a Google-ban angolul keresni a problémájára – ez azonban nem annyira jellemző. Általában van a csapatban egy super user, akihez mindenki fordul tanácsért, hiszen ő érti az Excelt, ő meg tudja csinálni, nekem nem is kell megtanulnom, majd ő segít.
A kurzuson pont ebben tudok segíteni. Elég nehéz házi feladatokat adok – olyat, amit nem lehet két kattintással megoldani. Szenvedni kell velük, de ezért általában hálásak a hallgatók. Öt házi feladat van a kurzus során, azaz öt hétvégi nap el fog menni vele, amíg azt valaki megcsinálja. Persze a tanfolyamon nem várom el, hogy valaki „kiguglizza”, kérhetnek segítséget tőlem, esetleg a hallgatók is egymástól, viszont ha valaki szeretne kimozdulni az újrakezdő státuszból, akkor kihívásokat kell keresnie.
Annál jobb tanár nincs, mint amikor azt mondja egy főnök – itt az informatikában nálunk ez nagyon jellemző –, hogy holnapra legyen meg. Nem érdeklik a kifogások. Általában meg is lesz, mert mindenre van megoldás. Ha máshogy nem, egy kerülő úttal, de akkor is megoldható. Azok az élmények és tapasztalatok, amiket nem elmondott valaki, hanem én magam kutattam utána, én magam oldottam meg – ezek megmaradnak, bevésődnek. Én ebben látom a lehetőséget arra, hogy valaki kimozduljon az újrakezdő státuszból. Így válhat ő a super userré a cégnél, akihez a többiek jönnek megoldásért.
