Egységben az erő — tartja a közhelyes mondás, ami azonban a valóságon alapul. Egy néhány évvel ezelőtti stanfordi kutatás résztvevőit arra ösztönözték, hogy egymással együttműködve dolgozzanak. A kísérlet megmutatta, hogy a résztvevők 64 százalékkal tovább tartottak ki a feladatuk mellett, mint magányos társaik — vagyis a kontrollcsoport —, miközben magasabb elkötelezettségi és alacsonyabb fáradtsági szintről, illetve nagyobb sikerességi arányról számoltak be.
Ráadásul ez a hatás több héten keresztül érvényesült. Hasonló eredményre jutott az Institute for Corporate Productivity kutatása is. A tanulmány szerint azok a vállalatok, amelyek elősegítették az együttműködésen alapuló munkavégzést, ötször hatékonyabbak voltak. A hatékony együttműködést számtalan módon támogathatja egy szervezet, most egy olyan eszközt mutatunk, amelyet könnyedén igénybe is vehettek. Ez pedig a team charter — amelyre sajnos eddig nem született bevett magyar kifejezés, így kénytelenek vagyunk ennél maradni.
Mi is az a team charter?
Definíció szerint a team charter egy olyan dokumentum, ami kimondja, miért létezik ez a csapat, és mit kell tennie azért, hogy beteljesítse célját; leírja továbbá, hogy kik a csapat tagjai, milyen szerepeket töltenek be, milyen célokért dolgoznak, ehhez milyen erőforrások állnak rendelkezésre, és milyen korlátokat kell leküzdeni.
Vagy másképpen: olyan megállapodások halmaza, amelyek világosan megmutatják, mit akar a csapat elérni, ez miért fontos, és hogyan fog a csapat együttműködni az eredmények elérése érdekében.
A team charter egy élő (!) dokumentum, amely a csapattal együtt fejlődik és alakul a körülményeknek megfelelően, emiatt a csapat iránytűjeként működhet, hiszen tartalmaz minden olyan esszenciális információt (a csapat küldetése, célja, működése, a közös munka alapelvei), amely a közös munkához elengedhetetlen.
A team charter mindenkit irányba állít a hatékony és eredményes munka érdekében; hatással van a mindennapi tevékenységekre és a nagy döntésekre egyaránt — tehát egy jól felépített struktúra, amely mentén meg lehet teremteni a hatékony közös munka alapjait. Röviden és profán módon szólva: a team charter az eszköz ahhoz, hogy a csapatban mindenki ugyanazt a mozit nézze — azaz közös megértés legyen a tagok között, valamit elköteleződés a közös cél érdekében, még akkor is, ha épp forró a talaj.
Mi szerepeljen a team charterben?
A team charter alapvetően tehát három kérdésre ad választ:
- miért vagyunk?
- kik vagyunk?
- hogyan dolgozunk?
A miértre válasz a tömör vízió, a küldetés; a csapat és a külvilág számára világos, közös célok, végső soron egy közös megértés a sikerről. Ehhez világos szerepek, felelősségek és elvárások kapcsolódnak (kik vagyunk?). A hogyan esetében szintén a közös megértés a kulcs: minden csapattagnak tudnia kell az akadályokról, erőforrásokról, csapatszabályokról. Világos irányelveket kell letenni a mindennapokra, az információmegosztásra, a kommunikációra, a változások kezelésére és az akadályok leküzdésére vonatkozóan.
Egy lehetséges team charter rovatszerkezet:
- kontextus (csapat helye a szervezetben)
- küldetés és értékek
- célok (+ scope)
- sikerkritériumok
- csapattagok és struktúra
- szerepkörök és felelősségek
- csapatnormák
- kommunikációs szokások
- a konfliktuskezelés lépései
- a döntéshozás lépései
- munkafolyamatok
- erőforrások
Ezért érdemes elkészíteni a team chartert
Egy korábbi amerikai kutatás során a szerzők azt vizsgálták, hogy a team charter hogyan járul hozzá a teljesítményhez. Ehhez tesztelték azokat a paramétereket, amelyek hozzájárulnak az eredményekhez. A kutatás során úgy találták, hogy a team charter jelentős fejlődést hozott az olyan területeken, mint az elégedettség, a kommunikáció, az erőfeszítés, a csapatkohézió, valamint egymás támogatása. Ezek pedig mind olyan tényezők, amelyek szoros kapcsolatban állnak egy csapat eredményességével.
Íme a tíz legfontosabb érv, amiért érdemes team chartert készíteni:
- Elköteleződés. Mivel a team chartert közösen készíti el a csapat, közösen hoznak szabályokat, normákat, mindenki részese a végeredménynek, így jobban magáénak érzi, mint egy ráerőltetett verziót.
- Számonkérhetőség. A team charternek köszönhetően — ahogy azt látni fogjuk — mindenki pontosan tudja, mi a dolga, meddig terjed a felelőssége. A közös megállapodások mentén mindenki számonkérhető (a vezetők is!).
- Munkavégzés hatékonysága. A letisztázott feladatköröknek köszönetően nincs redundáns működés vagy feladatszivárgás; kevesebb a zavar, duplikáció, ismétlés; mindenki megérti, hogy mit várnak el tőle, és ő mivel járul hozzá az eredményekhez, és ami legalább ennyire fontos: mindenki tudja, mivel foglalkoznak a többiek.
- Fókusz (iránytartás) rövid és hossz útávon is (beleértve a döntéseket).
- Gördülékeny konfliktusmenedzsment. Kevesebb konfliktus; ami mégis felmerül, könnyen kezelhető, mert a konfliktusmenedzsment csapatszintű irányelvei le vannak fektetve.
- Folyamatos információmegosztás a csapattagok közötti nyílt kommunikációnak köszönhetően.
- Erős csapatkohézió, ami a bajtársiasságon és bizalmon alapul.
- Megalapozott és gyors döntéshozás. A team charter ellentmondások esetén eloszlatja a kétségeket (például idő-, feladatkonfliktusok esetén).
- Transzparencia. Csapaton belül és kifelé, a szervezet és az ügyfelek irányába is.
- Dolgozói elégedettség. Javuló munka-magánélet egyensúly, kevesebb hiányzás, távollét, csökkenő fluktuáció.
Mikor érdemes team chartert készíteni?
Röviden: bármikor. Nincs olyan csapat, aki ne profitálna abból, ha leül, és tisztázza a működése célját, alapszabályait, normáit.
Különösen hasznos azonban új szervezet alakulásakor, két vagy több csapat összeolvadásakor. Felgyorsítja ugyanis a csapatformálódást — azaz a forming-storming-norming-performing ciklust —, tehát előbb lesz hatékony a csapat, szóval nem érdemes megspórolni időhiányra hivatkozva! Szintén hasznos eszköz, amikor bajban van a csapat, és össze kell szedniük magukat, újra látniuk kell az összképet, vagy amikor egyszerűen csak szeretné rendezni a sorait a csapat.
Hogyan legyen naprakész a team charter?
A team charter — ahogyan már említettük — egy élő dokumentum, ami akkor lesz naprakész, ha rendszeresen, például negyedévente frissítjük. Érdemes továbbá foglalkozni vele minden nagyobb változás esetén, új ember érkezésekor, hiszen a team charter frissítése gyors és hatékony módja az onboardingnak, ráadásul az új ember is megbecsülve érzi magát, hogy részese lesz a team charternek. Ahogyan egy meglévő ember távozásakor is, hiszen ilyenkor érdemes átbeszélni a szerepelosztásokat, a keletkező szűk keresztmetszeteket, pláne az esetleges konfliktusokat.
Hogyan csináljátok mindezt hatékonyan?
A leghatékonyabb módja a team charter készítésének egy workshop, ami fél naptól 2-3 napig terjed; ideális, ha egyszerre tartjátok egy csapatépítéssel, lehetőleg házon kívül. De ami a legfontosabb: mindenki részt vesz benne, hogy egy olyan megállapodás születhessen, amivel mindenki tud azonosulni.
Kapcsolódó kurzusok:
Eszközként lehet használni:
- olyan egyszerű szoftvereket, úgymint Word, az Excel, illetve ezek Google-ös megfelelői,
- olyan kicsit bonyolultabb projektmenedzsment eszközöket, mint az Asana, a Clickup, a Monday vagy a Wrike;
- vagy olyan vizuális eszközöket, mint a Miro vagy a Mural — ezekben találtok kifejezetten team charter készítésére alkalmas sablonokat is (ide és ide kattintva).
A team charter mindig egy ötleteléssel indul. Ekkor a csapattagok minden egyes témában megosztják az elképzeléseiket. Egy finomítási fázis után lehet véglegesíteni a dokumentumot, amit, miután mindenki elfogadott a csapatból érdemes megfuttatni a környezetben a stakeholderek között is. Fontos, hogy az elkészült team charter legyen mindenki számára bármikor hozzáférhető: legyen fent egy közös szerveren, vagy ha kellően kompakt, akár poszterként is ki lehet tenni a falra, hogy mindig szem előtt legyen.
Ez már csak azért is lényeges, mert akkor fog működni ez az írásos normarendszer, ha rendszeresen hivatkoztok rá. Ezt megtehetitek például a napi munkaidő betartásakor, a megfelelő kommunikációs csatornák megválasztásakor, a konfliktusok esetén, illetve döntéshozatalkor is.
