Stratégia, elemzés, rendszerszemlélet — az üzleti elemzők feladatköre, ahogy az egész üzleti világ egyre gyorsabb ütemben alakul, fejlődik, változik. A business analyst az az ember, aki rendszer- és folyamatelemzésen át a szoftverfejlesztésig mindennel foglalkozik. A folyamatos változáshoz folyamatosan alkalmazkodni is kell, ehhez pedig jól jön a külső segítség. Összegyűjtöttük, mire lesz szükséged üzleti elemzőként és hogyan segít a céljaid elérésében a Laba kurzusa. Oktatónk segítségével pedig konkrét példákon keresztül mutatjuk be, mi is valójában egy üzleti elemző feladata.
Az Üzleti Elemzők Nemzetközi Intézete (International Institute of Business Analysts, IIBA) megfogalmazásában az üzleti elemző elsődleges szerepe a változások bevezetése a szervezetben.
„Üzleti elemzőként egyedülálló kapcsolatunk van a változással. Megtapasztaljuk személyesen (a saját életünkben, a céges struktúrákban, a karriercéljainkban); találkozunk vele másokon keresztül (az ő élettapasztalataikban, az üzleti folyamataikban, a technológiai döntéseikben); és van, hogy a változást ügynökként éljük meg.
Rendkívüli képességeink vannak, hogy ne csak megtapasztaljuk a változást, hanem befolyásoljuk is; segíthetünk irányítani és demisztifikálni a bonyolult és komplex címkéket, amelyeket sokan a változáshoz kapcsolnak, amikor saját maguk tapasztalják meg.”
A változások lehetnek magas szintű, nagyobb léptékű strukturális átalakítások, például egy új HR-rendszer bevezetése. Lehetnek részletesebb, aprólékosabb tervek is, például egy meglévő raktárkészlet-nyilvántartó rendszer bővítése az ügyfeleknek szánt értesítésekkel. Bármi is a cél, a lényeg, hogy az üzleti elemző segítsen új lehetőségeket felkutatni és megvalósítani, az általa képviselt változások pedig a lehető legnagyobb értéket képviseljék a szervezet számára.
Feladatuk emellett, hogy hidat képezzenek az informatikai részleg felé, hogy az üzleti igényeknek megfelelő részletes IT-követelményeket fogalmaznak meg, és ezáltal új rendszereket hozzanak létre, vagy módosítsák a meglévőket. Az üzleti elemző követi is ezeknek a követelményeknek a teljesülését illetve változásait, mind üzleti, mind IT-vonalon. Gondoskodik arról is, hogy minden értékes ötlet bekerüljön a projektbe, és ezekről mindenki tudjon is.
Egy business analyst alapvetően négy elemzéstípussal dolgozik:
- Stratégiai tervezés: a vállalat (változó) igényeinek meghatározása.
- Üzletimodell-elemzés: a szakmai elvárások és a piaci helyzet vizsgálata.
- Folyamattervezés: a munkafolyamatok szabványosítása.
- Rendszerelemzés: a követelmények meghatározása az informatika számára.
És hogy ez mit is jelent pontosan a gyakorlatban? Erről Nagy Pétert, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság üzleti elemzőjét kérdeztük, aki saját projetkein át segít megérteni az üzleti elemzői feladatokat:
“Jelenleg egy olyan projekten dolgozom — részben üzleti elemzőként – ahol HR-rendszereket kell összehangolni. Adott a hazai csapat, akik egy saját szoftverrel dolgoznak, és a külföldi anyacég, akik az SAP rendszer használatát írják elő. Ezt a kettőt kell valahogy összehozni. Ehhez először fel kell térképezni, dokumentálni a jelenlegi HR-folyamatokat, majd azt is ki kell találni, mi lesz később a folyamat az új rendszerben. Létre kell hozni a két rendszer közötti kapcsolat leírását. A magyar HR- csapat a saját folyamatait ismeri, az anyacég pedig az SAP-t.
Elemzőként a feladatom, hogy a két rendszer közti kapcsolatot értelmezzem. Mi az, aminek át kell kerülnie és hogyan? Mi lesz a folyamat az új rendszerben? Szó szerint és átvitt értelemben is tolmácsként működöm a projektben. Mivel az anyacégben a munkanyelv angol, amit itt kevesen beszélnek ezért egyrészt fordítok, másrészt igyekszem IT nyelvre adaptálni a HR igényeket. A munka során van egy „üzleti szótáram” meg egy „IT szótáram” és a kettő közt tolmácsolok. Például, hogy mit jelent az, amikor a HR azt mondja: valaki kimerítette az éves szabadságkeretet. A fejlesztőnek ebből azt kell tudnia, hogy az adott emberhez tartozik egy szám és ha ez nulla, akkor az illető nem vehet ki szabadságot.
A sport világából is tudok egy jó példát mondani elemzői feladatokra — ezt a kurzuson részletesebben is bemutatom majd. Van egy edzőcsapat, akik egy Magyarországon eddig még kevéssé ismert sportot szeretnének meghonosítani. Ehhez szükségük lenne egy programra, amiben rögzíteni tudják a csapattagok teljesítményét, hogy ki mit csinál a pályán. Mindezt azonnal, másodperces lebontásban.
Korábban ezt Excelben próbálták vezetni, de ott képtelenség ilyen sebességgel rögzíteni. A szoftver létrehozásához az edzőkkel közösen néztük meg, hogy mik a követelmények. Az egyértelmű, hogy nagyon gyorsan lehessen rögzíteni. De pontosan milyen adatokra van szükség? Fell kell vinni a csapatokat, az ellenfelet, mikor vannak a meccsek, hányan vannak a pályán, kik vannak ott, milyen életkorba tartoznak — ezek mind-mind fontos információk az edzőknek.
Ezeket az addicionális tételeket ismernie és kezelnie kell a rendszernek ahhoz, hogy értelmezhető elemzést lehessen készíteni. Az is elvárás volt, hogy a szünetben meg tudják mutatni a csapatnak, hogy mi történt a pályán, legyen egy ehhez megfelelő ábra. Azt az edzők mondják meg, hogy mi kerüljön rá. Viszont azt, hogy ehhez hogyan dolgozzon az adatokból a szoftver, már én fordítom le IT-nyelvre. Ebben a példában annyi a csavar, hogy maga az IT-fejlesztő is én vagyok. Azért vállaltam el, mert a fiam is itt játszik.
Mivel én alapvetően fejlesztői háttérből jöttem, ezért főleg informatikai projekteken dolgozom, de maga a feladatkör más területeken is megjelenhet. Egy nagyon egyszerű példával élve: amikor beszélsz egy építésszel, mert szeretnél egy házat, akkor sem az történik, hogy rajzol neked automatikusan egy Kádár-kockát. Ehelyett elkezd kérdezgetni, mik az igényeid, milyen színeket szeretsz, emeletes ház legyen-e, hol szeretnéd kivitelezni stb. Ezek mind-mind olyan kérdések, amiket gyakorlatilag egy üzleti elemző tenne fel, de ebben a helyzetben ezt a szerepet maga az építész tölti be.”
Az üzleti elemzők célja tehát függetlenül attól, hogy milyen piacon dolgoznak: ismerjék a kiindulási fázist (ami lehet egy létező folyamat, vagy egy új projekt) és pontosan tudják innen hova kell eljutni — majd a folyamat lépéseit megfogalmazzák a fejlesztőknek. Hogyan lehet idáig eljutni?
5 lépés a profi üzleti elemzővé válás útján
1. Elsajátítod az üzleti elemzés alapjait
Mit ad ehhez a Laba kurzusa?
Megismered az üzleti elemzés alapjait, az üzleti elemző szerepét és a felelősségi köreit a projektekben. Megtudod hogyan osztódnak el a feladatok a projektmenedzser és az üzleti elemző között. Átlátod a munka során használt módszereket és eszközöket is.
2. Elmélyedsz az elemzési módszerek világában
Mit ad ehhez a Laba kurzusa?
GAP-analízist végzel, megtanulsz profi business case-t és projektindító dokumentumot készíteni, megismered a RACI-mátrixok gyakorlati hasznát és fekete öves leszel a stakeholderek megtalálásában és kategorizálásában. Modellezési módszereket ismersz meg (UML, BPMN) és elsajátítod a különböző követelménygyűjtési technikákat.
3. Projekteken dolgozol, fejlesztve a gyakorlati adatelemzési készségeidet
Mit ad ehhez a Laba kurzusa?
A-tól Z-ig átlátod a szoftverfejlesztés teljes életciklusát (System Development Life Cycle), valamint megismerkedsz a követelmény életciklus menedzsmenttel (Requirement Life Cycle management). A kurzus után magabiztosan mozogsz a minőségbiztosítás területén (Quality Assurance — QA) és a felhasználói elfogadási tesztek (User Acceptance Test) vagy a szoftverkonfiguráció-kezelés sem okoz majd gondot (Software Configuration Management).
4. Diagramokat és egyéb vizualizációkat készítesz, és megtanulod, hogyan mutasd be hatékonyan őket
Mit ad ehhez a Laba kurzusa?
Megismered az üzleti elemzésben használt programokat, mint a Microsoft Visio, a Diagrams.net/draw.io vagy az Enterprise Architect. Képes leszel rá, hogy az adatokat diagramokká, grafikonokká és egyéb vizualizációkká, vagy akár interaktív műszerfalakká alakítsd. Ezeket megfelelően bemutatva irányíthatod, meggyőzheted a döntéshozókat.
5. Üzleti elemzői portfóliót készítesz
Mit ad ehhez a Laba kurzusa?
Valódi üzleti problémákon dolgozol, folyamatos szakmai segítséggel. Fejleszted elemzői és technikai tudásodat, olyan szakmai ismereteket kapsz, amellyel értékesebbé válsz a munkaerőpiacon. A kurzus során a projektek minden lépését átlátod majd, a tervezéstől kezdve a kivitelezésen át az értékelésig mindent, ami egy üzleti elemzői munka során felmerülhet. A sikeres kurzus végén 15 PMI-PDU pontot is kapsz.
