Ha időmenedzsmentről beszélünk, érdemes tisztában lenni azzal, hogy az időérzékelésünk megbízhatatlan. Elég csak arra gondolni, hogy mennyire másképp éljük meg a percek múlását nyaralás közben vagy a fogorvosnál; vagy belegondolni abba, hogy hány meg hány alkalommal mondtuk azt, hogy „csak öt perc”, és lett belőle két óra. Az ingatag időérzékünk miatt tévhitekbe ringatjuk magunkat: alulbecsülünk tevékenységeket („én alig nézek tévét” – biztos?), vagy éppen túlgondoljuk („rengeteg időt tettem ebbe a projektbe” – pontosan mennyit is?), a vállalásainkban tévutakra csúszunk (például túl rövid határidőre vállalunk el feladatokat).
Szerencsére ma már sok olyan alkalmazás van, amelyek segítségünkre lehetnek abban, hogy pontosabban lássuk, mire megy el az időnk – az alábbiakban egy megkerülhetetlen weboldalról/appról olvashatsz. (Megjegyzés: Az alkalmazásnak van ingyenes és fizetős verziója is; utóbbi természetesen többet tud, de az átlagos felhasználó számára elegendő az alapverzió).
RescueTime, az automatizált önismeret
A RescueTime nevű alkalmazás egy úgynevezett tracker, vagyis egy olyan program, amely a gépeden fut, és folyamatosan méri és rögzíti az adott eszközre vonatkozó szokásaidat. Mikor és mennyi ideig használod? Mire? A RescueTime segítségével rengeteg hasznos információt lehet leszűrni, amelyet később a hasznodra fordíthatsz. Megtudhatod például, hogy mikor dolgozol a legkeményebben, mikor vagy hajlamos leginkább az online halogatásra, és arról is tételes listát kapsz, mely weboldalakon, illetve alkalmazásokkal töltöd el a legtöbb időt. A háttérben futó program ugyan önmagában nem fog különösebb tudatosságra nevelni (nem szól rád, hogy ezt ne csináld, azt ne csináld), de az eredmények kijózanítóak lesznek, és alapját képezhetik a szokásaid megváltoztatásának.
Mérés előtt
Mielőtt belekezdenél a digitális tevékenységeid mérésébe, íme egy kis játék. Becsüld meg az alábbiakat:
- Heti hány órát töltesz online?
- Mikor vagy a leghatékonyabb? (mely napokon, mely napszakban)
- Melyik az a 3 weboldal/alkalmazás, amelyen a legtöbb időt töltöd?
Ennek a becslésnek komolyabb következménye nem lesz, hiszen a mérésnek köszönhetően lesznek valós adataid is, ám arra mindenképp jó egy ilyen becslés, hogy megtudd, mennyire működik az idő- és valóságérzékelésed, ha a digitális világról van szó.
Nézetek
A RescueTime működésének alapját az adja, hogy a különböző weboldalak és alkalmazások, amelyeket látogatsz és használsz, más-más jelentőségűek. Az alkalmazás automatikusan bekategorizál mindent, amit használsz a gépeden, de természetesen átszerkesztheted a saját munkádnak megfelelően. A YouTube például a legtöbbünk számára a kikapcsolódást jelenti, így a nagyon nem produktív kategóriába sorolja a RescueTime; ha azonban neked a munkád részét képezi, akkor természetesen esetedben hasznos tevékenységként kell megjelennie, amit át tudsz állítani.
Forrás: rescuetime.com
A RescueTime különböző nézeteket (napi, heti, havi, éves) generál, amelyeknek az adattartalma nagyon hasonló, csak más időtávra vonatkoznak. Ezekben a nézetekben megtudhatod, hogy összesen mennyi időt töltöttél a géped előtt, ez időben hogy oszlik meg, ebből mennyi a produktív és a nem produktív idők aránya, valamint mely fő kategóriákban mennyi időt töltöttél el.
Emellett lehetőséged van lekérdezni azt is, hogy mennyi időt töltöttél napi, heti, havi, éves szinten az egyes alkalmazásokban, weboldalakon, mennyi időt szántál egy-egy kategóriára, és milyenek a hatékonyságmutatóid ezen az időtávon.
Szokások megváltoztatása
Ha próbát teszel a RescueTime-mal, legalább egy hétig használd a programot – a hét leteltével valószínűleg megdöbbentőek lesznek az adatok.
Természetesen az adatokat ki is kell elemezni, az öncélú mérésnek nem sok értelme van. Kemény dolog feketén-fehéren látni, hogy hová is folyik el az értékes időd – ám ez a tudás egy nagyon fontos kiindulópont ahhoz, hogy hatékonyan változtathass a digitális szokásaidon. A különböző (megint csak napi, heti, havi, éves) riportokból le tudod vonni a tanulságaidat, továbbá célokat tudsz megfogalmazni. Sőt, ezeket a célokat meg is adhatod a RescueTime-nak, ami minden egyes nap kijelzi neked, sikerült-e elérned a célod, és heti, havi, éves szinten nyomon tudod követni a haladást. Például meghatározhatod, hogy naponta maximum hány órát szeretnél a géped előtt tölteni, legfeljebb mennyi időt akarsz a közösségi médiában tölteni, legalább mennyi produktív időt szeretnél beiktatni a napodba. Nagyon motiváló tud lenni, ha az ember látja, ahogy gyűlnek a pipák, és szép lassan alakul a statisztika...
Így használd
Adatok, adatok, de tényleg, hogyan is lesz valódi hasznod ebből az alkalmazásból? Miután lezárult a hónap, megnézed az összes online órád számát, és elszörnyedsz – majd eldöntöd, hogy változtatni akarsz.
Megvizsgálod, hogy melyek voltak a legfajsúlyosabb tevékenységeid a hónap során, és leellenőrzöd, hogy jól vannak-e besorolva kategóriákba, illetve hatékonyság szempontjából. Egy hónap alatt több ezer különböző oldalon jársz, természetesen nem kell mindent végignézned, csak a legfontosabbakat – azokat viszont mindenképp.
Forrás: rescuetime.com
A heti nézet nagy segítséget nyújthat a munkanapod, munkaheted megtervezésében. Ha például azt látod, hogy a hét közepe felé csökken a hatékonyságod (romlik a kék-piros arány), akkor elgondolkodhatsz a munkarended megváltoztatásán, esetleg azon, hogy a hét közepén beiktatsz egy kis pihenőt. Vagy: abba a hitbe ringatod magad, hogy hétvégente nem dolgozol, majd kiderül a mérés alapján, hogy azért csak összejött pár óra minden igyekezeted ellenére – hogyan tudnál ezen változtatni?
A napi nézetben szintén arról tudsz tájékozódni, hol kezded elveszíteni a fókuszt. Az aktív óráinkban ugyanis képesek vagyunk a feladatban maradni, hatékonyan dolgozni, ez az ábrán látszani is fog; ám lesznek olyan órák, amikor az időrabló tevékenységek szemmel láthatóan átveszik a vezetést – biztos, hogy ezekben az órákban érdemes a gép előtt ülnöd? Esetleg megpróbálhatsz szünetet tartani ezen szakaszok előtt, és újra felturbózni a fókuszod.
A riportok átböngészése után már sejteni fogod, min lenne érdemes változtatni. Fogalmazz meg egy célt, amin a következő héten változtatni szeretnél, vedd fel célként a RescueTime-ba, majd a hét leteltével nézd meg, történt-e változás – fókuszáltabb lett-e a heted, csökkent-e a közösségimédia-használat mértéke stb. Bőven elég egyszerre egy célra koncentrálni, és apró lépésekben, hetente utánaigazítva változtatni a szokásaidon.
Mérés hosszú távon?
Mivel különösebb időbefektetést nem igényel ezen appok használata, így nyugodtan használhatod őket hosszú távon is: a különböző riportok formájában láthatod, hogy jó úton haladsz-e a digitális szokásaidat illetően. Fontos azonban, hogy nem szabad a RescueTime (vagy bármilyen más tracker) rabszolgájává válni. Aki hajlamos a perfekcionizmusra, vagy az adatok túlzott elemezgetésére, annak résen kell lennie: a RescueTime-ban minden tevékenységet be lehet kategorizálni, méghozzá nagyon precízen – ám a top 10 (maximum top 20) alkalmazásnál, weboldalnál nem érdemes mélyebbre ásni – jellemzően a kulcs ezekben rejlik majd.
