Akár kommunikációs szakember vagy, akár projektmenedzser, akár vezető, egy problémával biztosan szembe kell nézned: túl sok meeting van az életedben. Márpedig a meetingeket mindenkit utálja. Az egyszerű dolgozó utálja, mert a sok meeting szétszabdalja a napját, nem marad ideje a tényleges munkáját elvégezni – de legalább a nap végi hajszoltságérzést is fokozza. A vezető utálja, mert túl sok emberóra megy el vele, s mégsincs látható eredmény – ráadásul ő maga is a saját bőrén érzi a túltolt meetingkultúra negatív hatásait. Az is utálja, aki szervezi – leggyakrabban azért, mert nem is tudja, hogyan lenne érdemes jól és hatékonyan csinálni, egyáltalán kell-e csinálni... Utóbbiban kíván segíteni ez a cikk.
SZÜKSÉG VAN-E ERRE A MEETINGRE?
Íme egy kérdés: volt-e az elmúlt néhány hétben olyan meetinged, ami tökéletes időpazarlásnak bizonyult? Az emberek túlnyomó többsége erre a kérdésre heves bólogatással válaszol. Nem csoda: abszolút nem vagyunk tudatosak a meetingekkel kapcsolatban sem szervezői, sem meghívotti oldalról – egyszerűen csak szervezzük, és megyünk, ha hívnak. Egyértelműnek vesszük, hogy márpedig meeting kell – holott sok esetben már eleve a meeting léte is megkérdőjelezhető.
Kétségtelen, hogy vannak esetek, amikor egy jól átgondolt(!), jól előkészített(!), jól megszervezett(!) meeting hatékonyabbá teszi a munkát – ám a meetingek többsége nem ilyen. A meetingek ráadásul hatványozottan rabolják az időt mint céges erőforrást: ha a 10 fős csapat minden tagja hetente csak 1 órát tölt fölöslegesen meetingen, az éves szinten 500 értelmetlen munkaórát jelent – ez olyan, mintha egy ember 3 hónapon át fölöslegesen dolgozna. Nem beszélve arról, hogy a dolgozói megélést milyen mértékben rontja a rossz meetingkultúra...
Érdemes tehát elengedni az automatizmusokat, és megkérdőjelezni minden egyes meetinget, beleértve a rendszeres megbeszéléseket is. Sokszor előfordul, hogy jellemzően ugyanazt az ismétlődő meetinget mondják le újra és újra – akkor miért foglalja az időt a naptárban? Kiváltható továbbá minden olyan megbeszélés, ahol a kommunikáció egyirányú: tájékoztatás esetén lehet küldeni egy köremailt vagy készíteni egy videóüzenetet; közvéleménykutatásra, szavazásra léteznek online megoldások, és így tovább.
MI A CÉLJA ENNEK A MEETINGNEK?
Egy közismert elmélet szerint a sikeres meeting kulcsa a 3P, azaz a cél (purpose), a résztvevők (people) és a meeting folyamata (process). Kezdjük a céllal – azaz mi a téma, miért gyűltünk ma itt össze?
Egy jól szervezett meetingnek mindig célja van, méghozzá pontosan egy.
A cél lehetőleg egy kérdés megválaszolása (pl. ügyfél-elégedettség helyett: miért csökkent tavaly az ügyfél-elégedettség?). Ha ezt a kérdést nem tudjuk megfogalmazni, akkor egyelőre nem érdemes összehívni rá egy meetinget. Bizonyos esetekben el lehet tekinteni az egyetlen céltól, és több témát is terítékre venni, de ez csak akkor jöhet szóba, ha pontosan ugyanazok az emberek érintettek mindegyik témában, és a több téma együttvéve sem lesz időben túl terjedelmes – utóbbi még nehezebb kitétel, ahogy a következő pontban látni fogjuk.
AZ IDEÁLIS LÉTSZÁM ÉS A MEGFELELŐ RÉSZTVEVŐK
A 3P következő elemét (people) a meeting résztvevői jelentik. Bevett gyakorlat, hogy mindenkit meghívunk, aki él és mozog, de legalábbis érintőlegesen valami köze van a témához, és így máris (több) tucatnyi embernek röppen ki a meghívó, aztán az emberek fele úgy üli végig a megbeszélést, hogy fogalma sincs, mit keres ott.
Az ökölszabály: a kevesebb több. Bizonyos vélemények szerint ötnél több emberrel nem lehet hatékony meetinget tartani; más elmélet szerint hét személyben kell maximalizálni a csapatot, ha interakciót szeretnénk minden résztvevőtől. Ha egy témához ennél több ember kell, akkor a témát fel kell darabolni, és kisebb etapokban kell átbeszélni. A konkrét számnál talán nem érdemes leragadni, inkább az alapelv a fontos: csak a legszükségesebb embereknek menjen ki a meghívó, hiszen minél több ember vesz részt a megbeszélésen, annál nagyobb a zaj, a témától való eltérés veszélye, és természetesen az üresjárat emberórában kifejezve.
MIKOR ÉS MENNYIT?
A létszám mellett kulcskérdés az is, hogy mikor, milyen gyakran és milyen időtartamban érdemes meetingeket szervezni. Jellemzően 30-60 perces meetingeket szokás meghirdetni, azonban manapság egyre inkább terjednek a 15-25 perces megbeszélések is. A meetingek egyik rákfenéje, hogy nincs arányban a rájuk szánt idő az eredménnyel, így mindenképp van értelme rövidíteni a hosszukon. Ráadásul az időnyomás miatt hatékonyabb lesz a meeting, kreatívabb ötletek születhetnek, könnyebben hoznak az emberek döntéseket.
Az időzítés szintén fontos kérdés. Tartsuk reggel, amikor még mindenki friss? Igen ám, de akkor elvész a fókuszálásra legalkalmasabb pár óra... Legyen akkor délután – igaz, akkor már mindenki fáradt, fásult, oda a kreativitás. Napközben pedig egymást érik a meetingek, épp csak arra van idő, hogy átszaladjunk a másik szobába (vagy átkapcsoljunk egy másik meeting roomba). Jó válasz talán nincs is erre, azonban szervezőként mindig jó nézőpont lehet az, ha megpróbálunk a meghívottjaink helyzetébe belegondolni, esetleg velük egyeztetni, és a legkevésbé kényelmetlen megoldást megtalálni.
A „mikor” vagy inkább a „mikor nem” kérdésre szervezeti vagy csapatszinten lehet jó választ adni olyan szokásokkal, miszerint kedden és csütörtökön, vagy éppen délelőttönként nem tartunk meetingeket. Ha ez túl drasztikus, akkor először próbálkozzatok havi egy nappal. A siker kulcsa a következetesség: a szabály mindenkire vonatkozik! Az ilyen irányelvek nemcsak ritkábbá és rövidebbé teszik a meetingeket, de kiszámíthatóbbá válnak a napok, hetek, ezáltal a dolgozók ügyesebben tudják beosztani a feladataikat, és lehetőségük nyílik a fókuszált munkára.
AMI A SAJÁT IDŐDET ILLETI
Egyénileg is sokat tehetsz azért, hogy ne pazarold az idődet olyan meetingeken, amelyeken nincs sok keresnivalód. Komolyan fontold meg, hogy mely meghívókat fogadod el. Gondosan mérlegeld, mit nyerhetsz vagy nyerhet a projekt a jelenléteddel, és mi az ára annak, hogy megjelensz. Nyugodtan vissza lehet utasítani a meghívókat abban az esetben, ha úgy érzed, nem tudsz hozzátenni a témához, illetve ha nincs számodra hozzáadott értéke a meetingen való részvételnek.
Sokan tartanak attól, hogy ha rendre nemet mondanak a haszontalan meetingekre, akkor megszólják őket a kollégák, esetleg lustának tűnnek – sajnos még mindig berögződés, hogy a jelenlétet tartjuk a hatékonyság és a szorgalom fokmérőjének. Ezen káros berögződések átírása a menedzsment feladata, így ha ezt tapasztalod, feltétlenül érdemes átbeszélni a vezetőddel – vagy ha te magad vagy a vezető, konkrét lépéseket tenni a megoldás érdekében. Vezetőként ezenkívül a példamutatásoddal tudod leginkább elősegíteni a meetingkultúra fejlődését.
A HATÉKONY MEETING ÖSSZETEVŐI
A harmadik P a folyamatot jelzi, azaz annak a menetét, ahogy a meeting lezajlik. A folyamat legelejét a tervezés jelenti, ami a szervező egyik legfontosabb feladata: a témán, résztvevőkön és időponton kívül a megbeszélés konkrét forgatókönyvét is érdemes felvázolni. Ha interakciót, valódi hozzáadott értéket várunk el a résztvevőktől (márpedig ezért hívjuk meg őket...), akkor a napirendi pontokat (agenda) még a megbeszélés előtt érdemes kiküldeni mindenkinek, hogy legyen idejük felkészülni – akár csak gondolatban is.
A megbeszélésekkel kapcsolatos egyik legfontosabb kulcsszó a következetesség. Szervezőként, facilitátorként ragaszkodni illik a pontos kezdéshez, a menetrendhez, az érintendő témákhoz és a pontos záráshoz is. A megbeszélés elején érdemes hangsúlyozni, hogy mikor fog véget érni a mai megbeszélés – akár egy visszaszámlálót is el lehet indítani, hogy mindenki a bőrén érezze a percek múlását.
Ezen felül pedig az aktív részvétel támogatása is kiemelten fontos cél: egy jó facilitátor betartatja a közösségi normákat (nem telefonozunk, laptopozunk, csevegünk megbeszélés közben), ezáltal elősegítve a fókuszált munkát. Sokszor egyébként nem feltétlenül a szervező a legalkalmasabb facilitátor: olyan embernek érdemes vezetnie a megbeszélést, aki ügyesen tudja bevonni az embereket, mozgósítani a kreativitásukat, előhozni problémamegoldó énjüket.
A megbeszélés utolsó lépése az összefoglalás és a következő lépések, felelősök meghatározása. Bár jellemzően elmarad, nagyon fontos eleme a meetingnek a jegyzőkönyv (memo), amely mindezeket tartalmazza, és minden résztvevő kézhez kapja, nem sokkal a meeting után.
A folyamatnak még mindig nincs vége: érdemes figyelmet fordítani a folyamatos fejlődésre, és ennek érdekében visszajelzést kérni a résztvevőktől, észrevételeiket pedig beépíteni a későbbi megbeszélésekbe is.
