Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale Laba Summer Sale
smile
2 kurzus, most 1 áráért!*
LABA Tartalomgyár

A sürgőstől a fontosig: feladatok és projektek rendszerezése

Az Eisenhower mátrix alkalmazása

cov-5f16ea6fd7847400226270.jpg

Dwight David Eisenhower nem csak az Egyesült Államok 34. elnökeként vonult be a történelembe, hanem egy kényelmes időmenedzsment rendszer – az „Eisenhower mátrix” – megalkotójaként is.

Cikkünkben bemutatjuk a mátrix összeállítását és felhasználását a munkában és a magánéletében.

A mátrix kritériumai: sürgős és fontos

Az Eisenhower mátrix alapja a feladatok sürgősség és fontosság szerinti osztályozása. „Kétféle problémám van: sürgős és fontos. A sürgős feladatok nem fontosak, a fontosak viszont nem sürgősek.” – mondta az amerikai elnök, az 1953-61 között hatalmon lévő Dwight D. Eisenhower.

„A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása” című könyvében Stephen R. Covey a következőképpen állapítja meg a fontosság és a sürgősség kritériumait:

Sürgős – az, ami azonnali lépéseket igényel, a tétlenség pedig érezhető következményekhez vezet. A sürgős feladatok nem kerülhetők el, de ha túl sok időt töltünk a tűzoltással, akkor gyorsan kiéghetünk.

Fontos – az, aminek hosszú távon van értéke. Az ilyen feladatok tervezést és átgondolt lépéseket igényelnek. A fontosság szubjektív, alapvetően a céloktól és értékektől függ.

A négy negyed

A mátrix elkészítéséhez osszuk fel a lapot négy negyedre, és adjuk hozzá a következő tengelyeket: Fontosság (függőlegesen) és Sürgősség (vízszintesen). 

Ennek eredményeként 4 negyedet kapunk:

„A” negyed: fontos és sürgős ügyek

Olyan kritikus feladatok tartoznak ide, amelyeket azonnal meg kell oldanunk.

Próbáljuk meg üresen tartani ezt a negyedet - magától fog majd megtelni nem tervezett, sürgős feladatokkal.

Példák fontos és sürgős ügyekre:

„B” negyed: fontos, de nem sürgős ügyek

Itt olyan hosszú távú hatással bíró feladatok találhatóak, amelyeket jó előre meg tudunk tervezni. 

Jelenleg nincs szükség tűzoltásra, ezért általában próbáljuk kerülni ezeket a feladatokat, és „eltesszük” őket későbbre. Végeredményben a „B” negyedben található feladatok előbb vagy utóbb átkerülnek az „A” negyedbe – ezért fontos, hogy meghatározzuk azt az időt, mikor tudunk foglalkozni ezekkel a fontos, de nem sürgős ügyekkel.

Ideális esetben a feladatok nagy része a „B” negyedben kell, hogy helyet kapjon. Ez a mátrix legfontosabb eleme. Itt hozhatunk megalapozott döntéseket, kiélhetjük a kreativitásunkat és mindent mérlegelve, sietség nélkül cselekedhetünk. Az ebben a negyedben lévő ügyek segítik a fejlődésünket is.

Példák fontos, de nem sürgős ügyekre:

„C” negyed: sürgős, de nem fontos ügyek

Ebben a kategóriában vannak a kevésbé fontos feladatok, amelyeket nem szabad későbbre halasztani. Ezt a területet a feladatkiosztás vagy „delegálás” zónájának is nevezik – a feladatok egy részét másoknak is át lehet adni. Például a vezetőnek nem muszáj a csapat minden egyes megbeszélésén részt vennie.

Az ebbe a kategóriába tartozó feladatok gyakran csábítók: az elfoglaltság illúzióját keltik, de nem igényelnek magas szintű figyelmet és felelősségvállalást. Például több órán keresztül elmerülhetünk a levelezésünkben vagy válaszolhatunk telefonhívásokra ahelyett, hogy egy fontos, de nem sürgős cikket írnánk meg.

Ha nem tudjuk delegálni a „C” negyedben található feladatokat, akkor oldjuk meg őket kevésbé produktív időszakunkban (például rögtön ebéd után vagy a munkanap végén). Határozzuk meg azt a maximális időtartamot, amit a megoldásukra hajlandók vagyunk fordítani. A legfontosabb – ne kezdjük a reggelt sürgős, de nem fontos ügyekkel. Ezzel azt kockáztatjuk, hogy a mindennapi rutin átveszi a hatalmat az egész napunk felett.

Példák sürgős, de nem fontos ügyekre:

„D” negyed: nem sürgős és nem fontos ügyek

Ezek az igazán időrabló feladatok. A közösségi oldalakon lévő hírfolyam végtelen görgetése és értelmetlen komment-viták, amelyek se nem fontosak, se nem sürgősek. 

Sokak számára ez egy módszer arra, hogy kifújják a levegőt, és pihenjenek egyet. Ezzel nincs is semmi gond, ha nem látja kárát tőle a hatékonyságunk és nem csökken az energiaszintünk. Azonban lehet, hogy érdemes más pihenési formára váltani.

A „Journal of Applied Psychology” magazinban közzétett tanulmány szerint a szabadidőnkben végzett tevékenységek nagymértékben befolyásolják a motivációnkat és az elégedettségünket. Például azok, akik sportoltak, másnap motiváltabbak voltak, azok pedig, akik jógáztak – kiegyensúlyozottabbak.

A tévénézéssel viszont már más a helyzet. Ha valaki egy estét töltött el a tv előtt, másnap energikusnak érezte magát. Viszont, ha minden estét a képernyő előtt töltött, a hét végére már kimerültnek érezte magát.

Példák nem sürgős és nem fontos ügyekre:

Hogyan használjuk az Eisenhower mátrixot a projektmenedzsmentben

#1. Projektek kiválasztása. Ahelyett, hogy mindent egyszerre próbálnánk bevállalni, döntsük el, mely projektek a leghasznosabbak a vállalkozásunk számára.

Például egy új CRM-rendszer bevezetése fontos és sürgős lehet, ha változások történtek a piacon és az ügyfelek száma hirtelen megugrott. Az automatizálás leveszi a terhet a menedzserek válláról az egyszerű feladatok esetében, és lesz idejük a magasabb haszonnal járó, bonyolultabb lehetőségek kidolgozására.

Abban az esetben viszont, ha az ügyfelek számának növekedése csak tervezett (például a vállalkozás félévvel később szeretne új piacra nyitni), akkor az automatizálási projekt fontos lesz, de nem lesz sürgős.

#2. Prioritások meghatározása a projekt feladatoknál. Állítsunk össze egy listát a projektnél fennálló feladatokról, majd értékeljük őket a fontossági és sürgősségi kritériumok szerint.

Az a legjobb, ha a tervezés során üresen hagyjuk az „A” negyedet (sürgős és fontos), mert a projekt során így is úgy is meg fog telni égető feladatokkal. Ide kerülnek majd a hirtelen jött problémák: szerverek leállása, sürgős kifizetések, új fotós keresése egy nappal a rendezvény előtt. Mindez a vállalkozás számára potenciálisan kritikus probléma, magas kockázati faktorral.

„B” negyed (fontos, de nem sürgős) – a projekttel kapcsolatos tervek. Az itt szereplő feladatoknak hosszútávú hatása lesz és a legtöbb esetben a feladatlista nagy része ide kerül – elemzés, a stratégia kidolgozása, munkatársak oktatása stb.

„C” negyed (nem fontos, de sürgős) – feladatok, amelyeket nem lehet későbbre halasztani, de nincs hosszútávú értéke. Például olyan átmeneti döntések, amelyek ebben az adott pillanatban kellenek a működéshez, de később át kell őket alakítani.

„D” negyed (nem fontos és nem sürgős) – értelmetlen levélváltások és megbeszélések, amelyeken semmilyen érdemi döntés nem születik. Lehetőség szerint kerüljük ezeket, mert sok időt és energiát emésztenek fel, gyakran teljesen értéktelenek.

Általános tanácsok a mátrix alkalmazásához

Bónusz. Az Eisenhower mátrixot nem csak a tervezéshez tudjuk használni, hanem a hatékonyan eltöltött idő elemzéséhez is. Írjuk fel, hogy mit, mennyi ideig végeztünk a hét során, és soroljuk be ezeket a tevékenységeket a negyedek szerint, így olyan „fekete lyukakat” fedezhetünk fel, amelyek felemésztik az időnket és energiánkat. Ezeket felismerve pedig fokozatosan optimalizálhatjuk a napirendünket.

Oldalunk sütiket (cookie-kat) használ a weboldal megfelelő működtetése, elemzése és használatának megkönnyítése érdekében. Az oldal használatával Ön beleegyezik a cookie-k használatába. További információért kérjük, olvassa el az Adatkezelési szabályzatunkat és Adatkezelési tájékoztatónkat.