LABA Tartalomgyár

A sürgőstől a fontosig: feladatok és projektek rendszerezése

Az Eisenhower mátrix alkalmazása

cov-5f16ea6fd7847400226270.jpg

Dwight David Eisenhower nem csak az Egyesült Államok 34. elnökeként vonult be a történelembe, hanem egy kényelmes időmenedzsment rendszer – az „Eisenhower mátrix” – megalkotójaként is.

Cikkünkben bemutatjuk a mátrix összeállítását és felhasználását a munkában és a magánéletében.

A mátrix kritériumai: sürgős és fontos

Az Eisenhower mátrix alapja a feladatok sürgősség és fontosság szerinti osztályozása. „Kétféle problémám van: sürgős és fontos. A sürgős feladatok nem fontosak, a fontosak viszont nem sürgősek.” – mondta az amerikai elnök, az 1953-61 között hatalmon lévő Dwight D. Eisenhower.

„A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása” című könyvében Stephen R. Covey a következőképpen állapítja meg a fontosság és a sürgősség kritériumait:

Sürgős – az, ami azonnali lépéseket igényel, a tétlenség pedig érezhető következményekhez vezet. A sürgős feladatok nem kerülhetők el, de ha túl sok időt töltünk a tűzoltással, akkor gyorsan kiéghetünk.

Fontos – az, aminek hosszú távon van értéke. Az ilyen feladatok tervezést és átgondolt lépéseket igényelnek. A fontosság szubjektív, alapvetően a céloktól és értékektől függ.

A négy negyed

A mátrix elkészítéséhez osszuk fel a lapot négy negyedre, és adjuk hozzá a következő tengelyeket: Fontosság (függőlegesen) és Sürgősség (vízszintesen). 

Ennek eredményeként 4 negyedet kapunk:

„A” negyed: fontos és sürgős ügyek

Olyan kritikus feladatok tartoznak ide, amelyeket azonnal meg kell oldanunk.

Próbáljuk meg üresen tartani ezt a negyedet - magától fog majd megtelni nem tervezett, sürgős feladatokkal.

Példák fontos és sürgős ügyekre:

„B” negyed: fontos, de nem sürgős ügyek

Itt olyan hosszú távú hatással bíró feladatok találhatóak, amelyeket jó előre meg tudunk tervezni. 

Jelenleg nincs szükség tűzoltásra, ezért általában próbáljuk kerülni ezeket a feladatokat, és „eltesszük” őket későbbre. Végeredményben a „B” negyedben található feladatok előbb vagy utóbb átkerülnek az „A” negyedbe – ezért fontos, hogy meghatározzuk azt az időt, mikor tudunk foglalkozni ezekkel a fontos, de nem sürgős ügyekkel.

Ideális esetben a feladatok nagy része a „B” negyedben kell, hogy helyet kapjon. Ez a mátrix legfontosabb eleme. Itt hozhatunk megalapozott döntéseket, kiélhetjük a kreativitásunkat és mindent mérlegelve, sietség nélkül cselekedhetünk. Az ebben a negyedben lévő ügyek segítik a fejlődésünket is.

Példák fontos, de nem sürgős ügyekre:

„C” negyed: sürgős, de nem fontos ügyek

Ebben a kategóriában vannak a kevésbé fontos feladatok, amelyeket nem szabad későbbre halasztani. Ezt a területet a feladatkiosztás vagy „delegálás” zónájának is nevezik – a feladatok egy részét másoknak is át lehet adni. Például a vezetőnek nem muszáj a csapat minden egyes megbeszélésén részt vennie.

Az ebbe a kategóriába tartozó feladatok gyakran csábítók: az elfoglaltság illúzióját keltik, de nem igényelnek magas szintű figyelmet és felelősségvállalást. Például több órán keresztül elmerülhetünk a levelezésünkben vagy válaszolhatunk telefonhívásokra ahelyett, hogy egy fontos, de nem sürgős cikket írnánk meg.

Ha nem tudjuk delegálni a „C” negyedben található feladatokat, akkor oldjuk meg őket kevésbé produktív időszakunkban (például rögtön ebéd után vagy a munkanap végén). Határozzuk meg azt a maximális időtartamot, amit a megoldásukra hajlandók vagyunk fordítani. A legfontosabb – ne kezdjük a reggelt sürgős, de nem fontos ügyekkel. Ezzel azt kockáztatjuk, hogy a mindennapi rutin átveszi a hatalmat az egész napunk felett.

Példák sürgős, de nem fontos ügyekre:

„D” negyed: nem sürgős és nem fontos ügyek

Ezek az igazán időrabló feladatok. A közösségi oldalakon lévő hírfolyam végtelen görgetése és értelmetlen komment-viták, amelyek se nem fontosak, se nem sürgősek. 

Sokak számára ez egy módszer arra, hogy kifújják a levegőt, és pihenjenek egyet. Ezzel nincs is semmi gond, ha nem látja kárát tőle a hatékonyságunk és nem csökken az energiaszintünk. Azonban lehet, hogy érdemes más pihenési formára váltani.

A „Journal of Applied Psychology” magazinban közzétett tanulmány szerint a szabadidőnkben végzett tevékenységek nagymértékben befolyásolják a motivációnkat és az elégedettségünket. Például azok, akik sportoltak, másnap motiváltabbak voltak, azok pedig, akik jógáztak – kiegyensúlyozottabbak.

A tévénézéssel viszont már más a helyzet. Ha valaki egy estét töltött el a tv előtt, másnap energikusnak érezte magát. Viszont, ha minden estét a képernyő előtt töltött, a hét végére már kimerültnek érezte magát.

Példák nem sürgős és nem fontos ügyekre:

Hogyan használjuk az Eisenhower mátrixot a projektmenedzsmentben

#1. Projektek kiválasztása. Ahelyett, hogy mindent egyszerre próbálnánk bevállalni, döntsük el, mely projektek a leghasznosabbak a vállalkozásunk számára.

Például egy új CRM-rendszer bevezetése fontos és sürgős lehet, ha változások történtek a piacon és az ügyfelek száma hirtelen megugrott. Az automatizálás leveszi a terhet a menedzserek válláról az egyszerű feladatok esetében, és lesz idejük a magasabb haszonnal járó, bonyolultabb lehetőségek kidolgozására.

Abban az esetben viszont, ha az ügyfelek számának növekedése csak tervezett (például a vállalkozás félévvel később szeretne új piacra nyitni), akkor az automatizálási projekt fontos lesz, de nem lesz sürgős.

#2. Prioritások meghatározása a projekt feladatoknál. Állítsunk össze egy listát a projektnél fennálló feladatokról, majd értékeljük őket a fontossági és sürgősségi kritériumok szerint.

Az a legjobb, ha a tervezés során üresen hagyjuk az „A” negyedet (sürgős és fontos), mert a projekt során így is úgy is meg fog telni égető feladatokkal. Ide kerülnek majd a hirtelen jött problémák: szerverek leállása, sürgős kifizetések, új fotós keresése egy nappal a rendezvény előtt. Mindez a vállalkozás számára potenciálisan kritikus probléma, magas kockázati faktorral.

„B” negyed (fontos, de nem sürgős) – a projekttel kapcsolatos tervek. Az itt szereplő feladatoknak hosszútávú hatása lesz és a legtöbb esetben a feladatlista nagy része ide kerül – elemzés, a stratégia kidolgozása, munkatársak oktatása stb.

„C” negyed (nem fontos, de sürgős) – feladatok, amelyeket nem lehet későbbre halasztani, de nincs hosszútávú értéke. Például olyan átmeneti döntések, amelyek ebben az adott pillanatban kellenek a működéshez, de később át kell őket alakítani.

„D” negyed (nem fontos és nem sürgős) – értelmetlen levélváltások és megbeszélések, amelyeken semmilyen érdemi döntés nem születik. Lehetőség szerint kerüljük ezeket, mert sok időt és energiát emésztenek fel, gyakran teljesen értéktelenek.

Általános tanácsok a mátrix alkalmazásához

Bónusz. Az Eisenhower mátrixot nem csak a tervezéshez tudjuk használni, hanem a hatékonyan eltöltött idő elemzéséhez is. Írjuk fel, hogy mit, mennyi ideig végeztünk a hét során, és soroljuk be ezeket a tevékenységeket a negyedek szerint, így olyan „fekete lyukakat” fedezhetünk fel, amelyek felemésztik az időnket és energiánkat. Ezeket felismerve pedig fokozatosan optimalizálhatjuk a napirendünket.