Sok szervezetnél az üzleti elemző feladatait többféle beosztásban dolgozó kollégák látják el, és nincsen pontosan meghatározva az sem, hogy az ezzel a feladattal megbízott dolgozóknak milyen kompetenciákkal kell rendelkezniük. Ez hiba, mert egy üzleti elemzőnek számos speciális készségre szüksége van ahhoz, hogy sikeresen tudja végezni a munkáját. Egészében kell átlátnia és megértenie a problémákat ahhoz, hogy fejlesztési javaslatokat tudjon tenni. Egy projekt sem lehet sikeres, ha az adatai nincsenek rendszerezve, feldolgozva; ha nincs egy ember, aki értő módon képes következtetéseket levonni. Ilyen ember a vérbeli üzleti elemző, vagy business analyst, akinek ugyanakkor nem szabad elvesznie a részletekben.
Sokan elsőre azt gondoljuk, hogy az üzleti elemzés elsősorban technikai tudást és matematikai készségeket igényel, ugyanakkor számos ún. soft skillre is szükség van a hatékony munkához.
1. Analitikus gondolkodásmód
Thomas Alva Edison szerint: „Az emberek 5 százaléka gondolkodik, 10 százalékuk gondolja azt, hogy gondolkodik, és a maradék 85 százalék inkább meghal, mint hogy gondolkodjon.” Az idézet nyilván túlzó, de azt jól jelzi, hogy bár a gondolkodást alapvető készségnek tartjuk, az analitikus és kritikus gondolkodás mégis egy önálló skill, amivel a jó üzleti elemzőnek rendelkeznie kell.
Meg kell értenie az ügyfél igényeit és több lehetőséget is értékelnie kell, mire eljut a megoldáshoz. Az üzleti döntések támogatásához fontos, hogy az elemző pontosan megértse a problémát és képes legyen különböző megoldások összehasonlítására, a kimenetek racionális értékelésére. Szintén fontos, hogy mindig tisztán lássa, az adott feladatban kiknek és milyen szerepe és feladata van. Ennek egyik legjobb eszköze a projekt elején a RACI-mátrix készítése:
- R = responsible,
- A = accountable,
- C = consulted,
- I = nformed
Ezzel meghatározhatjuk a különféle szerepeket és felelősségeket, amelyre a projekt végrehajtása során szükség lehet.
2. Technikai tudás
Már egy kezdő üzleti elemző sem dolgozhat anélkül, hogy készségszinten használjon olyan programokat, mint a PowerPoint, a Microsoft Office, a Microsoft Visio vagy az Excel. Emellett jártasnak kell lennie az üzletiintelligencia-szoftverek terén, mint a Tableau, a QlikView vagy a Power BI annak érdekében, hogy megfelelő jelentéseket és riportokat készíthessen.
Az üzleti elemzők strukturált adatokkal dolgoznak, így a megfelelő metrikák ismerete, az adatbázis-kezelés és az SQL-tudás is elengedhetetlen az adatok eléréséhez, lekérdezéséhez, manipulálásához és elemzéséhez. A nagy mennyiségű adat feldolgozásához alaposan ismerniük kell a relációs adatbázisokat, mint a Microsoft SQL Server, a MySQL adatbázis, az Oracle DB, valamint a NoSQL adatbázisok.
3. Kommunikáció és értő hallgatás
A jó business analyst folyamatosan figyel, és hatékonyan beszél. Ahhoz, hogy eredményesen tudjon dolgozni, meg kell értenie az adatok közti kapcsolatot, azok kontextusát, ehhez pedig értő figyelem szükséges. Amikor pedig arra van szükség, a megfelelő kérdéseket kell tudnia feltenni. Nem elég azonban ismerni a megfelelő eredményeket, megoldásokat, ha nem tudja megfelelően bemutatni, egy üzleti elemző sem lehet sikeres. De nem csak a prezentációknál fontos a megfelelő kommunikáció.
Az üzleti elemzőknek a projektek minden fázisában tárgyalniuk kell, így a megfelelő tárgyalási technika elsajátítása is nagyon fontos. Legyen szó bármilyen helyzetről, bármilyen tárgyalópartnerről, az igazi erő mindig abból fakad, hogy miképpen tudnak a szereplők hatni a másik félre. Az egyik hiba, amit érdemes elkerülni, hogy a tárgyalók csak arra összpontosítanak, hogy milyen információkat kell megosztaniuk a másik féllel, csak ők beszélnek. A profi tárgyalók emellett nem kötődnek érzelmileg, sem a stratégiához, sem a végeredményhez. Az érzelmek befolyásolják az ítélőképességet, így bár lelkesen tárgyalnak, végig reálisak maradnak.
4. Időgazdálkodás
Igazán értékes üzleti elemzői készség az időgazdálkodás. A megfelelő fontossági sorrend felállítása, a priorizálás minden területen fontos, de egy üzleti elemzés esetén különösen kritikus, hogy kellő időt tudjanak fordítani a feladatokra. A business analyst sokszor ráadásul csak egy szerepkör, amit be kell tölteni. Az elemző gyakran egy személyben projektmenedzser vagy product owner is, és mellette még az ügyfélkapcsolatokért is felel. Feladatai széles körben kiterjednek az üzleti terv kialakításától a backlog sorrendiségének meghatározásán át a fejlesztési javaslatokig, ennyi feladat ellátása pedig megfelelő szervezettséget igényel.
Számos technika létezik, a megfelelő időgazdálkodási módszer megtalálása azonban személyiségfüggő. Van, akinek az aprólékos tervezés segít, másoknak a munka-szünet egyensúly felállítása, a listakészítés vagy az Eisenhower-mátrix:
Bármelyik módszer is válik be, a lényeg, hogy legyen elég idő a feladatok megoldására.
5. Íráskészség és dokumentáció
Nagyon fontos, hogy üzleti elemzőként nem csak szóban kell tudni megfelelően kommunikálni. A megfelelő jelentések és dokumentációk írásának képessége szintén fejlesztendő terület, ha valaki elemzőként szeretne érvényesülni. Tudni kell, mikor használjunk szaknyelvet, és mikor fogalmazzunk egyszerűen. Ismerni kell a célközönség gondolkodásmódját, és az alapján kell alakítani a dokumentációt – legyen szó business case, üzleti elemzési terv vagy funkcionális specifikáció (Functional Requirement Specification, FRS) készítéséről.
Az üzleti elemző közvetve vagy közvetlenül hatással van az üzleti döntésekre – ezért is fontos, hogy a problémákra adott megoldási alternatívákat úgy tudja prezentálni, hogy a vezetőség azonnal megértse. Irányítani kell a közönség figyelmét, hogy ne vesszen el az adatokban, és biztosan a legfontosabb információkra fókuszáljon.
