Elképesztő időket élünk, a világ villámgyorsan változik és a 2020-as évekre a digitális világegyetem több tízszeresére növekszik az előző évekhez képest. Egyre több a különféle tartalom, amelyet a túlterhelt agyunk egyre nehezebben tud feldolgozni.
Ahhoz, hogy megbirkózzunk ezzel az információáradattal, meg kell tanulni, hogyan tudjuk strukturálni helyesen.
Hogyan készítsünk hatékony prezentációt, és milyen hibákat kerüljünk el a folyamat során?
1. szabály: Vond be a közönséget
A sikeres prezentációt több komponens alkotja. Ugyanakkor minden más szempontot megelőz az, hogy a tartalom érdekes, strukturált és jól tálalt legyen. Ezek azok az előadások, ahol a hallgató egyetlen céllal nyúl a mobiltelefonjához – hogy lefotózza a diákat, nem pedig azért, hogy megnyissa a Facebookot.
De honnan lehet tudni, hogy a közönség készen áll-e, érdekli-e a hallgatóságot a téma és hajlandó-e bevonódni?
Először is törődjünk bele a következő alapigazságba: az emberek nem akarnak gondolkodni és megerőltetni magukat. Sőt, sokszor nem is érdekli őket az előadás. Azonban az, hogy hogyan prezentálsz és mit látnak, teljesen megváltoztathatja a véleményüket. Minden prezentációnál fontos, hogy élményt adjon a hallgatóságnak. Az élmény tárgya pedig lehet a megértés öröme, az esztétikai érték és a lehengerlő előadásmód is.
2. szabály: Ne olvass a diákról
Dave Paradi, PPT prezentációkkal foglalkozó neves szakember felmérést végzett a honlapján, ahol megkérdezte a látogatóit, hogy általában miért nem szeretik a prezentációkat. Több ezer válaszreakció alapján is az látszik, hogy a diák felolvasása teljesen élvezhetetlenné teszik az előadást a közönség számára.
A válaszadók 69%-a jelezte: ki nem állhatja, ha az előadó megismétli azt a szöveget, ami a diákon van elhelyezve. A feladat az lenne, hogy saját szavakkal fogalmazd meg az információt, a diák csak támpontként szolgálnak, kiemelve a kulcs információkat. Ellenkező esetben azt kockáztatod, hogy a közönség egyszerűen megunja és elalszik.
Kapcsolódó kurzusok:
3. szabály: Legyen olvasható a szöveg
A felmérésre beérkező válaszok alapján az emberek 48%-át idegesíti, ha a diákon túl apró betűket használ az előadó. Akármennyire zseniális a szöveged, ha nem jól olvasható, akkor minden erőfeszítésed értelmetlen volt, hiszen csak frusztrációt keltesz a közönségben.
4. szabály: Viccelődj, és fogalmazz egyszerűen
Will Stephen még a legfontosabb prezentációk alatt is tud nevetni saját magán. Nézd meg ezt a videót. Vond le a következtetéseket és mosolyogj egyet ?Hidd el, a közönség értékelni fogja az egyszerű szóhasználatot és a közvetlenséget.
5. szabály: Használj megfelelő betűtípusokat
2012-ben a The New York Times egy kísérletet végzett „Ön optimista vagy pesszimista?” címmel.
A résztvevőknek fel kellett olvasni egy részletet egy könyvből, majd válaszolni néhány kérdésre. A kísérlet célja a következő volt: azt akarták kideríteni, hogy van-e hatása a betűtípusnak az olvasó szöveghez fűzött bizalmára.
A kísérletben negyvenezer ember vett részt, akiknek ugyanazt a bekezdést mutatták, de más-más betűtípussal írva: Comic Sans, Computer Modern, Georgia, Trebuchet, Baskerville és Helvetica.
A következő eredmény született: az a szöveg, amelyet Comic San és Helvetica betűtípussal írtak, nem keltett bizalmat az olvasókban. A Baskerville épp ellenkezőleg: egységesen jó értékeléseket kapott. A pszichológusok szerint ez az utóbbi betűtípus formális megjelenése miatt van.
6. szabály: Vizualizálj
Mindannyian másképp fogjuk fel az információt. Ha azt mondod valakinek, hogy „kérlek csinálj egy nagyon szép prezentációt”, akkor a fejedben már ott körvonalazódik egy konkrét példa a szépre.
És nem is sejted, hogy a másik fejében a „szép prezentáció” egészen másképp néz ki.
Ezért tanácsosabb öt darab képet mutatni az elképzelésedről, mint mindent szavakkal elmagyarázni.
Minden prezentáció előtt érdemes összeállítani a legfontosabb üzenetek illusztrációit. Teljesen mindegy, hogy mit akarsz eladni a közönségnek – információt, terméket, szolgáltatást vagy életbiztosítást.
7. szabály: Egyszerűsíts
A legtöbben azt hiszik, hogy a fehér háttér használata unalmas és amatőr. Meg vannak róla győződve, hogy amint megváltoztatják a háttérszínt, valami mágia történik és az ügyfél azonnal leadja a rendelést. Ez tévedés.
A jelenlegi trendek alapján törekedni kell az egyszerűségre. Felesleges nagy mennyiségű képpel színesíteni a diákat, mert a lényeget egyetlen szóval vagy képpel át lehet adni a közönségnek.
“Nem az a cél, hogy elérd Rembrandt szintjét: a túlságosan kidolgozott és részletekbe menő kép csak elvonja a közönség figyelmét arról az üzenetről, amit mondani szeretnél nekik.”
Dan Roam, a Visual Thinking könyv szerzője
Megfelelő illusztrációk és minimális szövegmennyiség használatával átadhatjuk a gondolatainkat a közönségnek és magunkra vonhatjuk a figyelmüket. A kevesebb nem feltétlenül egyenlő az unalmassal. Jó példa az egydolláros bankjegy, ami már több mint 150 éves, de évről évre csak egyre jobb lesz. Állandóan változtatnak rajta vizuálisan, meghagyva a legfontosabb elemeit. A bankjegy ma is éppen az egyszerűsége miatt gyönyörű.
8. szabály: Gyakorold el az előadásodat
Ha neked nincs arra időd, hogy begyakorold a saját prezentációdat, akkor miért gondolod, hogy a hallgatóknak lesz ideje és türelme kibogarászni a mondanivalódat? Hálás feladat végiggondolni az előadás dramaturgiáját. Hogyan vonulsz majd be a terembe? Mit mondasz majd először a közönségnek? Ha csak 10% töltöttség marad a laptopodon, mihez fogsz kezdeni? Lesz B opciód, ha bármi történik?
Ezekre a kérdésekre egyetlen egy válasz van: a fontos prezentációkra készülni kell. Nem elég, ha egy zseniális prezentációt csinálsz, profi tartalommal és képekkel, de azt elő is kell adni.
Képzeld el a következő szituációt: berohan egy ember a terembe és elkezd kapkodni – elkezdi az 1. diával, majd átugrik a 7.-re, majd vissza a 3.-ra. Feszült, aggódik, elfelejt dolgokat. Megértesz majd ebből az előadásból bármit? Aligha…
Az emberek megérzik más emberek érzelmi állapotát. Ha bizonytalan vagy, nem érzed magad felkészülve, akkor ezt mások is látni fogják rajtad már messziről. Örök tanács, hogy a fontos előadásokat legalább háromszor kell gyakorolni a tükör előtt.
Az online prezentációkról
Íme néhány tipp, hogyan is prezentáljunk Zoomon, Teamsen, Meetsen, Skype-on, vagy amilyen linket kapunk:
- A testbeszéd most is fontos! Látszódjon a kezünk, így megnyerőbbek leszünk. Fontos: a szemkontaktus + mimika + gesztikuláció.
- Gondoskodjunk a megfelelő háttérről és olyan öltözékről, melyben magabiztosnak érezzük magunkat és illik is az alkalomhoz.
- Az online előadás is a közönségről szól! Az interneten lévő prezentációkat is azzal a szándékkal hallgatja a közönséged, hogy valamit nyerjen belőle, ezért legyen kiemelt célod, hogy inspirálj!
- Sztorizgass! Előadásodat bátran fogd fel úgy, hogy témádat el akarod mesélni, meg akarod azt értetni, méghozzá sziporkázó történeteken keresztül!
Prezentáció levélben: 5 tipp, mielőtt elküldenéd
A közönség előtt tartott előadás jelentősen eltér attól, amelyet levélben küldünk ki. Érdemes a következőkre figyelni, mielőtt elküldjük a prezentációt az ügyfélnek:
#1. Változtasd meg a címdiát! A prezentáció legelső diájának provokatívnak és szokatlannak kell lennie. Ha ránéz valaki, azonnal többet akarjon tudni.
#2. Vedd minimumra a szövegmennyiséget! A legtöbb ember átlósan olvassa a prezentációkat. Ne vedd el a kedvüket azzal, hogy nagy szövegeket helyezel el a prezentációban.
#3. Ne legyen több 10-30 diánál! A SlideShare statisztikái szerint ennél többet az emberek egyszerűen nem néznek meg.
#4. Olyan képeket válassz hozzá, amelyek megmutatják a diák lényegét! Írd le a mondatot, majd próbáld megmutatni egy kép segítségével – mintha Activity-t játszanál.
#5. Ösztönözz cselekvésre! Tisztázd le, hogy mit kell tennie a prezentáció címzettjének annak átnézése után. Telefonáljon, regisztráljon, válaszoljon – írd bele a prezentációba, majd várd meg az eredményt.
Minden technika, amit a cikkben leírtam, működik. Használd őket, valósítsd meg előadásokban, légy jobb, mint tegnap.
„A kreativitás csupán a dolgok összekapcsolását jelenti. Ha megkérdezed a kreatív embereket, hogyan értek el valamit, egy kicsit bűntudatuk lesz, mert valójában nem csináltak semmit. Csak megláttak valamit, ami egy idő után nyilvánvalóvá vált számukra. Össze tudták kapcsolni a tapasztalataik különböző darabjait és valami újat szintetizáltak belőle. Ez azért van, mert többet tapasztaltak és láttak, mint mások, vagy azért, mert többet gondolkodnak rajta.”
Steve Jobs
Néhány könyv azoknak, akik hatásos prezentációkat szeretnének készíteni:
- Nanci Duarte: Slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations
- Gene Zelazny: Say it with presentations
- Carmine Gallo: The Presentation Secrets of Steve Jobs
- Robin Williams: The Non-Designer's Design Book
