A projektvezetői, projektmenedzseri pálya érdekessége, hogy a szakmai fejlődéssel összhangban változik, milyen készségekre, kompetenciákra van szükség ahhoz, hogy helyt tudjunk állni. Ahogy haladunk előre a nagyobb és komplexebb projektek felé úgy kerül át a hangsúly a tervezési, koordinációs feladatokról az irányítói, vezetői kvalitások felé. A jó hír az, hogy ezek a készségek fejleszthetők, cikkünkben azt gyűjtöttük össze, milyen területekre kell odafigyelni a projektvezetői munka során, illetve milyen vezetői stílusok válnak be leginkább a különböző csapatoknál.
A hazai és nemzetközi forrásokat böngészve arra juthatunk, hogy alapvetően három kategóriába sorolhatók a sikeres projektvezetők jellemzői:
#1. Kommunikációs és interperszonális kompetenciák
Egy jó projektvezetőnek kiválóan kell tudnia kommunikálni szóban és írásban egyaránt, valamint szemtől szemben és a nagyközönség előtt is meg kell állnia a helyét. Szót kell értenie a csapattagokkal, tudnia kell bánni az ügyfelekkel és a megfelelő módon kell beszámolnia a vezetőségnek. Ezek a helyzetek mind más és más kommunikációs technikákat igényelnek.
Az interperszonális, vagy szociális kapcsolatokat is nagyban befolyásolja, hogyan kommunikálunk. Ha vezetőként nem vagyunk biztosak benne, hogy ezen a téren megfelelően teljesítünk, tegyük fel magunknak az alábbi kérdéseket:
- A kollégáim tudják, mit szeretnék tőlük? Ismerik a célokat, megértik, mit és miért kérek vagy a feladatok ellenállásba ütköznek?
- Hozzám fordulnak, ha problémával szembesülnek? Megkeresnek engem (vagy engem is) ha tanácsra van szükségük?
- Alapvetően jó a kapcsolatunk? Kedvelnek a kollégák?
- A krízishelyzetek során képes vagyok támogatni őket? Meghallgatom és megértem a problémájukat?
- Csapatjátékosnak tartom magam?
Egy sikeres projektvezető a fenti kérdésekre igennel válaszol, azonban akkor sincs nagy baj, ha magunkat nem így látjuk. A megfelelő képzésekkel ezek a kompetenciák fejleszthetők.
#2. Tárgyalási és konfliktuskezelési képesség
Projektmenedzserként néha hátvédnek, máskor kapitánynak megint máskor túsztárgyalónak kell lennünk. A céljaink ismerete mellett tudnunk kell, mi a leghatékonyabb mód azok elérésére. Meg kell tudnunk győzni a vezetőket és egy új csapattag vagy új erőforrás szükségességéről, a megfelelő stílusban kell tárgyalnunk az ügyfelekkel és a felmerülő külső vagy belső konfliktusokat időben és a helyén kell tudnunk kezelni.
#3. Lojalitás és motivációs készség
Minden csapatmunka alapja az egyértelmű célok és elvárások. Akkor tudunk hatékonyan együtt dolgozni, ha mindenkinek megvan a saját szerepe és felelősségi köre. A csapat sikere az egyének sikere is, ha pedig valahol, hasznosnak, értékesnek érezzük magunkat, ott szívesen dolgozunk. Vezetőként ne csak arra koncentráljunk, hogy a feladatok időre készen legyenek, figyeljünk a folyamatokra is, hol és hogyan tudjuk támogatni, motiválni a kollégákat.
Egy jó projektvezetőnek tehát számos szerepkört kell betöltenie egyszerre. Tervez, koordinál, motivál és támogat – minden egyes feladat más és más „személyiséget” kíván:
#Látnok
A projektvezető felelőssége, hogy határidőn és költségvetésen belül tartsa a projektet, ehhez pedig elengedhetetlen, hogy mindig jó pár lépéssel előre lásson, előre tudja mi fog történni, felkészüljön a nehézségekre és már azelőtt készen álljon a megoldásra, hogy a probléma egyáltalán felmerülne.
#Kompetens
Ahhoz, hogy egy projektcsapat megfelelően tudjon működni bízniuk kell a vezetőjük rátermettségében. Az piaci folyamatok és a jógyakorlatok ismeretével, a megalapozott döntésekkel, az érthető célokkal tudja egy vezető leginkább megmutatni, hogy okkal van a helyén.
#Kivételes szervező
A jó koordinációs és szervezőkészség elengedhetetlen ahhoz, hogy egy projektet sikerre vigyünk. A számos különböző elvárás és határidő közt fontos, hogy a végcélt szem előtt tartva priorizáljunk a feladatok közt.
#Csapatépítő
A jó projektvezető tudja, hogyan alkosson az egyénekből hatékony közösséget, tudja hogyan használja fel legjobban a kapacitásokat. Kihívásokat teremt és motivál, tudja, ki milyen szerepkörben tud kiteljesedni. Ha a csapattagok elégedettek, a projekt is jól fog haladni.
#Irányító
A hatékony működéshez ismerni kell a csapattagok képességeit és a megfelelő feladatokat, a megfelelő módon kell delegálni. Tudnunk kell, ki és milyen környezetben tud legjobban teljesíteni, mikor kell segíteni, illetve mikor kell hátra lépni és hagyni, hogy a csapat önállóan dolgozzon. Az egyéni sikerek a projekt sikerét hozzák majd magukkal.
#Kiváló problémamegoldó
A jó vezető a problémákat időben kezeli. Egyetlen vezetőnek sem kell mindenhez értenie, de minden helyzetre kell legyen megoldási javaslata. Lehet a megoldás csapaton belül, vagy szükség lehet külső erőforrás bevonására – a lényeg, hogy mindig legyen terv a problémák elsimítására.
#Nagyszerű szónok
Nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy a tiszta és egyértelmű kommunikáció minden sikeres projekt alapja. Meg kell találni a megfelelő hangot a csapatunkhoz, ismerni kell a leghatékonyabb kommunikációs csatornákat a vezetőséggel való kapcsolattartáshoz, és ki kell dolgozni a megfelelő tárgyalási technikákat a különböző ügyfelek felé.
Különböző csapatdinamika – különböző vezetői stílusok
A fentiek ismeretében képbe kerültünk, milyen kompetenciákra van szükség ahhoz, hogy hatékony projektvezetők legyünk. Azonban itt még nincs vége a feladatnak, a csapatösszetétel, a projekt résztvevőinek személyisége és a köztük lévő dinamika meghatározza, hogyan tudunk majd irányítani.
A különböző források többfajta vezetési stílust különböztetnek meg. A vezető típusokat a Management of Organizational Behavior kötetükben a szerzők – Paul H. Hersey, Kenneth H. Blanchard és Dewey E. Johnson – az alábbi felosztásban fogalmazták meg:
#1. Diktáló
A projekt vezetője határozza meg, hogy ki, mikor és mit csinál egészen az apró feladatok szintjéig. Egyértelmű és részletes utasításokat ad, a csapattagok tisztában vannak vele, hogy mit várnak el tőlük. Olyan esetben alkalmazható, ha a csapatunk leginkább reaktív személyiségekből áll, akik hatékonyabbak és jobban teljesítenek kisebb felelősség mellett.
#2. Meggyőző
Ilyen esetben a vezető nem csak feladatokat ad, de arra is figyel, hogy a csapattagok értsék és megértsék a célt, amiért erre szükség van. A kommunikáció kétirányú, lehetőséget teremtünk a párbeszédre, hogy biztosan mindenki értse és elfogadja azt, hogy mit miért csinálunk. A döntési és ellenőrzési jogkör a vezetőnél marad, azonban a kollégák önállóan dolgoznak a megvalósításon. Abban az esetben lehet erre szükség, ha a csapatunk tapasztalt tagokból áll, akik képesek az önálló munkára, viszont valamiért szkeptikusak a céljainkkal szemben.
#3. Együttműködő
Ennél a vezetői stílusnál nem csupán párbeszédet alakítunk ki, de bevonjuk a csapatot a döntési folyamatba. Egy magabiztos, proaktív csapatot motiválhat az, hogy magunkon is érzik a döntések felelősségét. Ahogyan a csapattagokat bevonjuk a döntésekbe, úgy veszünk részt vezetőként a végrehajtásban is.
#4. Delegáló
Ha a projektcsapat tapasztalt kollégákból áll, akik tudnak és képesek önállóan dönteni, annak minden felelősségével és következményével, akkor alkalmazható a delegáló stílus. Ilyenkor a vezető csupán a problémát vázolja fel, a megoldást már a projekttagok önállóan dolgozzák ki. A vezető csak a végeredmény ellenőrzésében vesz részt.
Alapvetően elmondható, hogy a fenti stílusok közt nincs jobb vagy rosszabb, a titok abban rejlik, hogy a megfelelő módszert alkalmazzuk a megfelelő csapatra.
