Manapság már nem életszerű kizárólag papíralapú információkezelésben gondolkodni. Igaz, hogy jegyzetelni sokunknak még mindig papírra a legkézenfekvőbb, és néhány hivatalos irat is még borítékban érkezik, ám az információ nagyrésze ma már elektronikusan jön. Egy e-mail, benne egy fontos telefonszámmal; egy GPS-koordináta; egy anyag, amire szükség lehet a megbeszélésen; egy érdekes cikk linkje... Mind-mind elektronikus adat. Éppen ezért legalábbis hibrid rendszer kialakításában érdemes gondolkodni.
Mindennek az alapja a jegyzetelési lehetőség – ennél még éppen el lehet lenni csak papír alapon, egy csinos kis notesszel. De még így is nagy az esélye annak, hogy gyakran kell majd elektronikus formában is feljegyezned valamit. Az információtárolás esetében biztosan szükséged lesz még egy ideig papírtároló mappákra (lehetőség szerint felcímkézve), hiszen a hivatalos iratoknak van archiválási ideje. Emellett természetesen az elektronikus adatoknak is kell egy megbízható és rendszerezett hely. Utóbbira kézenfekvő megoldás lehet az, ha az email-fiókodban és a gépeden is kialakítasz egy-egy mapparendszert, amibe logikus módon le tudod menteni (és vissza tudod keresni) az információt.
Személyi asszisztens a felhőben
Érdemes azonban egy szinttel magasabbra emelni a dolgot: próbálj ki felhőalapú rendszereket, amelyek nagy előnye, hogy mindenhonnan el tudod érni őket, ráadásul folyamatosan és automatikusan mentve vannak. (A biztonsági mentésnek alapvetőnek kell lennie minden online információ esetében!)
Egy jó felhőalapú információkezelő eszköz olyan lesz számodra, mint egy kiválóan képzett asszisztens. Ezekben a rendszerekben nemcsak a projektjeidet, de a jegyzeteidet, pdf-jeidet, lementett linkjeidet, sőt, akár a hangfájljaidat is tárolhatod egyazon felületen. Ha az ember megleli azt az eszközt, ami igazán a kezére játszik, másra talán kis túlzással nincs is szüksége.
A legismertebb felhőalapú információkezelő alkalmazások: Google Keep, Google Drive, OneNote, Evernote – vagy az aktuális üdvöske, a Notion.
Íme néhány ok, amely remélhetőleg meggyőz téged, hogy miért érdemes felhőalapú információkezelésben gondolkodnod:
- mindenféle jegyzeteket tarthatsz benne, amelyeket mappákba pakolhatsz, címkézhetsz kedved szerint,
- teendőlistákat készíthetsz,
- időzítőket, figyelmeztetéseket állíthatsz be,
- cikkeket menthetsz el későbbi elolvasásra, felhasználásra,
- nagyon egyszerűen kereshetsz rá bármire,
- a jegyzeteket, listákat, mappákat megoszthatod azzal, akivel szeretnéd,
- a laptopodra és a telefonodra letöltött alkalmazások segítségével bárhonnan elérheted,
- jellemzően egyszerű, logikus kezelőfelületük van,
- céges környezetben és magánéletben egyaránt kiválóan használhatók,
- legtöbbször ingyenesek (néhánynak van fizetős verziója is, ami természetesen további szuper funkciókat kínál, de az alapverzió a legtöbb esetben elég).
Kezdj bele kis lépésekben. Regisztrálj, töltsd le a programot (a gépedre és a telefonodra egyaránt), és kezdd el használni. Ne törődj semmivel, csak írd bele, amit jónak látsz, pakolgasd oda, ahol számodra logikus, címkézd, ahogy neked kézenfekvő. Idővel pont azzá fog alakulni, amire szükséged van: egy kizárólag rád szabott, külön bejáratú adatbázissá, tervező-szervező felületté – egy digitális személyi asszisztenssé.
Teendőkezelés felsőfokon
David Allen GTD®-elmélete szerint az információkat szét kell válogatni aszerint, hogy van-e velük teendő vagy sem. Az előbb említett információkezelő rendszerben le tudod kezelni azokat az infókat, amelyek inkább a visszakereshetőség szempontjából lényegesek, a teendőidnek azonban valamilyen dinamikusabb formátumot érdemes keresned, lehetőleg konkrét teendőkezelő applikáció formájában.
Egy jó teendőlista app:
- egyszerű, átlátható, esztétikus felhasználói felülete van (a túlbonyolított felhasználói felület nem tesz jót a fókusznak és hatékonyságnak),
- elérhető számítógépről és telefonról egyaránt,
- gyors és jó keresője van,
- könnyedén szerkeszthető és karbantartható (egy mozdulattal lehessen bele feladatokat
felvenni, de az átütemezés, átkategorizálás és törlés se legyen túlbonyolítva), - a logikája közel áll a tiédhez (ebben a kérdésben ne köss kompromisszumot semmiképp – régen rossz, ha neked kell alkalmazkodnod a teendőlistádhoz, és nem fordítva!)
Dunát lehet rekeszteni a különféle teendőlista megoldásokkal, amelyek közül csakis úgy fogod megtalálni a számodra legjobb megoldást, ha próbálgatod őket. Előfordulhat olyan szerencsés helyzet, hogy ajánlás alapján vagy a véletlen folytán azonnal megtalálod a számodra legjobb appot, de készülj fel, hogy van rá esély, hogy időbe telik a folyamat. Fontos azonban, hogy ha nem válik be az elsőként kiválasztott app, igenis keress tovább! A teendőlista túl fontos része az időgazdálkodási rendszerednek ahhoz, hogy egy rossz appválasztás miatt elengedd az egészet.
Érdemes nyitott szemmel járni, például ismerősöket megkérdezni, milyen appot használnak, szeretik-e, miért szeretik. Vannak mindenféle elemzések és leírások az ismertebb appokról, ezekből is érdemes néhányat átböngészni, de a puding próbája az evés.
Néhány közismert és jól használható app:
- egyszerű teendőkezelők: Todoist, Things, Remember The Milk, Nozbe, Clear, Omnifocus, Any.do
- beépített teendőkezelők (a már használatban lévő rendszeredhez kapcsolódó eszközök): Google Tasks (ha Google-felhasználó vagy), Microsoft To Do (ha Microsoft-rendszerben dolgozol), Apple Reminders (Mac-re)
- projektmenedzsment eszközök: Asana, Monday, ClickUp, Trello, Basecamp.
Kéz a kézben
Praktikus, ha az információkezelő rendszered és a teendőlistád képes „beszélgetni” egymással, azaz ha a felhőbe mentett infókat és dokumentumokat bármikor meg tudod osztani, illetve hozzá tudod csatolni a teendőlistád elemeihez (pl. ma fel kell hívnom a designert, hogy átbeszéljük az árajánlatot, amit küldött; a „felhívni a designert” teendőmhöz már hozzá van csatolva az általa küldött árajánlat, így nem kell a keresgéléssel bajlódnom, amikor eljutok a telefonhívásig). Ha mindezt még meg tudod támogatni egy naptárral, ami szintén kapcsolódik mindkét eszközhöz, akkor felépítettél egy olyan felhő alapú rendszert, amely minden létező információt képes eltárolni, és egyszerűen, könnyen előhívható módon visszaadni bármely pillanatban.
